Les solutions e-procurement : quelles économies pour l’entreprise ?
À l’heure actuelle, tout peut se faire à distance. Les nouvelles solutions fleurissent sur le marché avec en ligne de mire la productivité des entreprises. L’approvisionnement électronique vient digitaliser le processus achats d’une entreprise. En effet, avec des outils de gestion comme l’e-procurement, il est maintenant plus facile pour chaque entreprise de dématérialiser les transactions, ce qui permet de réaliser des économies considérables. Nous avons voulu dans cet article vous livrer les quelques astuces pour réussir l’implémentation d’un projet informatique de type e-procurement avec succès afin de générer de la valeur dans votre structure.
Sommaire
Bien comprendre le concept e-procurement
Avant d’entrer dans les détails de l’utilisation d’E-procurement, il convient de bien comprendre ce concept. Comme pour toute autre chose, la maîtrise des points-clé est primordiale. Pour réaliser des économies grâce à l’e-procurement, vous devez d’abord prendre le temps de bien saisir son fonctionnement. Par la suite, il vous sera plus facile d’adapter les conseils en fonction de la situation de votre entreprise.
Le E-procurement est un module de gestion des approvisionnements développé parmi les nouvelles technologies accessibles pour les services de l’entreprise. En pratique, il se traduit par le fait de s’approvisionner en ligne, mais dans les faits il propose une expérience d’achat innovante qui contribue à la performance d’une organisation. Il est constitué de quelques étapes, dont :
- La sélection des produits : cette opération se fait sur l’interface d’une plateforme qui se présente souvent sous la forme d’un catalogue. Par son utilisation de la plateforme, l’entreprise définit automatiquement les principaux fournisseurs de son processus d’approvisionnement. Il est également possible que l’outil regroupe plusieurs fournisseurs à la fois. En un seul clic, la commande est directement envoyée au fournisseur concerné.
- L’envoi de la commande : le workflow de validation de l’achat aboutit directement à un envoi de la commande à laquelle le fournisseur doit répondre dans un certain délai. Elle met ici les bases pour les transactions commerciales à venir.
- Réception de la facture : suite à toutes ces opérations, vous recevez automatiquement vos factures électroniques afin de payer vos partenaires une fois la commande traitée. Tout ce processus se réalise en ligne. La facture est, elle aussi, dématérialisée, ce qui vous fait gagner du temps et de l’argent sur son traitement.
Optimisation de la gestion des achats
Pour que l’entreprise puisse réellement faire des économies, il faut adopter une politique d’achat pour limiter les achats sauvages et définir des seuils de validations conformes aux intérêts de l’organisation. Certes, dans chaque branche de l’entreprise, les besoins peuvent être différents, mais cela ne signifie pas pour autant que les achats doivent être faits par n’importe qui. Il faut donc définir un processus d’achat efficace.
Le moyen le plus pratique et le plus avantageux pour optimiser la gestion des achats dans l’entreprise est d’avoir recours à un logiciel e-achat. Comme cela a été expliqué, tout est tracé ce qui facilite le contrôle des opérations et des dépenses par une poignée d’acteurs. Cette centralisation permet d’avoir le contrôle de tous les achats effectués. De ce fait, il sera beaucoup plus facile de limiter les dépenses et de faire valoir des remises de fin d’année grâce à une bonne utilisation des contrats fournisseurs. En effet, le grand avantage de l’e-procurement est que les fournisseurs font souvent la promotion de leurs produits. Ainsi, les consommateurs, notamment les entreprises, bénéficient d’avantages intrinsèques grâce à ce type de logiciel.
Centraliser la gestion des achats et les comptes fournisseurs
Encore une fois, la centralisation des achats est mentionnée parce qu’elle vise l’optimisation de la gestion des achats. Déjà, cela offre un grand nombre d’avantages par rapport à la gestion de l’approvisionnement. Mais grâce à la digitalisation de la gestion des fournisseurs, il est beaucoup plus facile de connaître et exploiter ses indicateurs de performance. Coût moyen par commande, couverture des achats sous contrat, délais de paiement fournisseurs… la stratégie achats est améliorée.
En outre, avec la digitalisation des achats, toutes les parties concernées dans l’entreprise pourront avoir un œil sur la situation financière. De cette manière, la relation avec les fournisseurs est également optimisée parce que les factures sont toujours payées à temps. Les engagements de dépenses fiabilisés avec la visibilité en temps réel sur les budgets et les provisions bien constituées, des gains financiers sont à la portée de votre entreprise.
Une maîtrise des dépenses
L’e-procurement permet de maîtriser correctement les dépenses réalisées dans l’entreprise. Mais pour cela, il convient d’abord d’adopter les bonnes techniques, comme réduire le plus possible la gestion administrative et les tâches manuelles qui présentent des coûts non négligeables. Ensuite, il faut définir le périmètre des achats concernés par le e-procurement. Les achats en entreprises concernés par le e-procurement sont souvent des achats indirects. Dès lors, vous serez en mesure de vérifier les dépenses en temps réel à travers le logiciel de e-procurement.
La mise en œuvre d’un processus d’approvisionnement électronique offre à l’entreprise des opportunités d’économies importantes. La maîtrise de l’outil est un plus pour pouvoir tirer son épingle du jeu et chercher des leviers de performance. Une fois déployé, il devient un élément de la croissance de l’entreprise. C’est pourquoi vous devez connaître le marché des solutions proposées et trouver celle qui correspond le mieux à vos attentes.
Pour une entreprise, le profit et la rentabilité sont majoritairement priorisés dans chaque opération. En ce qui concerne les achats, l’e-procurement est l’un des moyens les plus efficaces de bénéficier de tous les avantages. C’est pourquoi Weproc a été créé, afin de proposer un logiciel e-procurement complet pour les PME avec une interface simple d’utilisation et des fonctionnalités performantes.
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Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.