E-procurement : tout savoir sur la gestion électronique des approvisionnement

Mis à jour le 26 juin 2023

Avec le temps et l’avancée de la technologie, les solutions d’e-procurement ou d’approvisionnement en ligne se développent et sont de plus en plus connues parmi les entreprises, quel que soit leur domaine. Elles s’appuient maintenant sur des logiciels de gestion électronique pour rendre certains processus d’achat et de vente plus faciles et plus efficaces. Ces outils permettent aux entreprises d’automatiser le processus d’approvisionnement et les transactions commerciales grâce à internet. Comprendre le fonctionnement de l’e-procurement, sa mise en œuvre ainsi que ses avantages est donc un atout considérable pour toute entreprise qui se veut compétitive.

E-procurement : Définition

L’e-procurement est un ensemble de solutions digitales visant à dématérialiser les achats dans le milieu du B2B. Ces divers processus ont recours à une digitalisation des transactions commerciales entre les entreprises et les fournisseurs dans le but d’améliorer et de faciliter le processus d’achat. Pour cela, un logiciel e-procurement est souvent utilisé pour aider à la gestion et à l’automatisation de ces processus. Notons bien que l’e-procurement est uniquement réservé au secteur Business To Business et non aux particuliers.

Le mot e-procurement vient de l’anglais et est composé du préfixe « e » qui désigne l’utilisation de la méthode électronique, c’est-à-dire internet et ses composants et non pas les méthodes électriques traditionnelles, et du mot « procurement » qui signifie approvisionnement. Donc, on peut traduire directement le mot e-procurement par approvisionnement électronique ou approvisionnement en ligne.

Il faut quand même garder en tête que l’e-procurement est uniquement dédié au secteur du B2B et ne peut pas être utilisé à des fins privées. C’est un processus totalement différent d’un achat en ligne classique utilisé par n’importe quelle personne, entité ou entreprise avec un accès à internet. La différence est qu’il s’agit d’une solution logicielle capable de centraliser la gestion des approvisionnements d’une entreprise dans le but de simplifier et d’automatiser le processus d’achat.

Même si ce genre d’automatisation est aujourd’hui visible dans le secteur B2C, l’e-procurement reste réservé aux entreprises voulant faciliter la gestion de leur approvisionnement. Elles peuvent accéder à tout moment au catalogue de produits ou de services disponibles grâce à une interface logicielle créée généralement par le fournisseur lui-même ou par un groupe qui en réunit plusieurs. Les entreprises peuvent alors choisir différentes prestations venant de plusieurs fournisseurs. La gestion des appels d’offres et des factures dépendra de ce choix.

Ce choix de fournisseur sur une plateforme digitale peut être associé à l’e-sourcing. En effet, l’e-procurement consiste à choisir un produit venant d’un ou plusieurs fournisseurs en particulier à travers la même plateforme. 

Les origines de l’e-procurement

La digitalisation du marché public est apparue dans les années 1980 avec le développement de l’échange de données informatisées. L’EDI permettait aux fournisseurs et aux entreprises d’envoyer et de recevoir les bons de commande et les factures plus rapidement. À l’époque, on utilisait les appels, c’est-à-dire le réseau de transfert d’appels et les courriers électroniques.

Quelques années plus tard, quand les logiciels se sont démocratisés chez les entreprises spécialisées dans leur développement, celles-ci ont commencé à proposer des solutions pour faciliter la tâche des entreprises et des fournisseurs. Le secteur B2C a aussi profité de ces innovations. 

À partir des années 1990, l’utilisation de plateformes d’achat électroniques était nécessaire des deux côtés. Les bons de commande, les factures, les catalogues de choix et même les modes de paiement sont désormais facilement accessibles d’une part pour les entreprises cibles et d’autre part pour les fournisseurs en recherche d’un marché pour leurs produits.

Les entreprises et les fournisseurs peuvent maintenant se rassembler sur une même plateforme facilement, grâce à internet, en vue de dégager un contrat de vente de produit rapidement. La crise actuelle impose plus d’efficacité et de réactivité dans le secteur de l’achat. L’e-procurement est donc devenu un outil incontournable pour les deux parties.

La gestion électronique des approvisionnements peut enfin porter au-delà des achats et des ventes. Elle permet aux entreprises de faire de la publicité et de commercialiser leurs produits plus facilement et à moindre coût qu’auparavant.

Les acteurs principaux de l’approvisionnement en ligne

De leur côté, les entreprises ont accès rapidement à toute une catégorie de produits indispensables dans leur société. Grâce à une interface logicielle ou un site internet, elles peuvent également gérer leur commande et accéder à toutes les informations nécessaires. Les informations sur le produit, les modes de paiement et de livraison sont également à leur disposition. Les entreprises ont une panoplie de choix sur une plateforme dédiée.

Au sein de l’entreprise même, plusieurs acteurs peuvent entrer en jeu. Les utilisateurs du produit passent la commande auprès d’un responsable dans les services d’achats qui définit et choisit une stratégie achat optimisée. Il y aura bien sûr un approbateur qui valide les commandes après concertation avec les services finance et comptabilité pour le traitement de la commande, de la facture et du paiement.

D’un autre côté, les fournisseurs doivent être présents dans toutes les plateformes disponibles, bien que les plateformes puissent être spécialisées dans un domaine en particulier. Le fournisseur doit afficher les détails de ses offres sur la plateforme, comme les détails du produit, son prix, les moyens de livraison et de paiement et les conditions de vente. Il doit inscrire dans la plateforme tout ce que le client entreprise doit savoir pour plus de transparence. 

Toutefois, la plateforme utilisée elle-même, ou plus précisément la société à l’origine du logiciel est un acteur principal de l’e-procurement. La plateforme, ou le logiciel, est un élément clé de l’approvisionnement en ligne des entreprises puisque c’en est l’outil principal. Elle doit garantir le bon fonctionnement du processus et faciliter la tâche des deux parties grâce à un lien permanent entre les services du fournisseur et la demande des entreprises. 

Ce logiciel a nécessairement été conçu par des techniciens spécialisés en développement de logiciel. La plateforme peut être créée par un fournisseur disposant d’un personnel qualifié, mais elle peut aussi être proposée par une société experte en création de logiciels. Pour plus de mobilité, elle peut se présenter sous la forme d’une application.

D’autres acteurs entrent aussi en jeu dans le processus d’approvisionnement en ligne, comme les professionnels du secteur bancaire en ligne pour les paiements ou ceux de la livraison pour acheminer les produits aux entreprises. Il existe également des hébergeurs de sites internet accueillant la plateforme. Tous ces acteurs participent à la mise en place du processus d’approvisionnement électronique.

L’e-procurement : Comment ça marche ?

L’objectif de l’e-procurement est d’accompagner les entreprises tout au long de leur processus d’achat en ligne. Cela implique la facilitation du sourcing, de la gestion des factures, des bons de commande et des paiements en ligne à l’aide d’une plateforme dédiée aux entreprises et aux fournisseurs concernés. Cette plateforme peut se présenter à travers différents systèmes.

Le système de la plateforme peut être fermé dans le cas où le client et le fournisseur ont une relation privilégiée. Un partenariat permanent est conclu entre les deux acteurs d’approvisionnement en ligne. Pour ce faire, un même logiciel est utilisé par les deux parties. Chacune a une interface adaptée pour faciliter l’utilisation du logiciel. Celui-ci associe une partie commande et paiement et une partie facturation. Cette solution est souvent utilisée après un long partenariat et quand une relation de confiance est établie entre les partenaires. Ce type de logiciel peut faire partie de l’ERP de l’entreprise en question.

La même plateforme peut aussi être partagée à plusieurs clients partenaires. Le fournisseur a sa propre interface et les entreprises ont quant à elle la même interface destinée au client. De cette manière, le fournisseur propose une plateforme sur internet qui permet aux différents acheteurs de choisir et de commander directement. Ces derniers peuvent également adapter leurs outils à l’interface du fournisseur. C’est un système semi-ouvert. Les acheteurs n’ont accès qu’aux produits d’un seul fournisseur, c’est-à-dire à un seul catalogue de produits. 

Le dernier système de plateforme est dit ouvert en raison de la pluralité des fournisseurs. Toute entreprise y a accès puisque celui-ci est généralement en ligne et mis en place par un regroupement de fournisseurs.  Ce genre de services est proposé par des professionnels des relations fournisseurs-acheteurs ou directement par la société conceptrice de la plateforme. Chaque entreprise a alors un catalogue de choix venant de plusieurs fournisseurs en même temps. Un comparatif de tarifs est alors vite établi. Ainsi l’entreprise peut toujours se procurer les articles nécessaires si jamais un fournisseur est en rupture de stock. 

Les différentes étapes de l’e-procurement

Quand une entreprise veut améliorer ses décisions d’achat, elle doit se poser des questions avant de se lancer dans l’approvisionnement en ligne. Il faut dans un premier temps définir les besoins et les objectifs de l’entreprise avec tous les responsables impliqués. Il faut ensuite déterminer des moyens de les obtenir, comme par exemple l’e-procurement, et vérifier les systèmes informatiques et les applications utilisés au sein de l’entreprise. Il faut enfin étudier les questions de sécurité avant d’utiliser une plateforme d’e-procurement. Toutes ces vérifications doivent être adaptées aux besoins de l’entreprise. 

La sélection des produits ou des services est la première étape de l’e-procurement. En effet, les entreprises peuvent se rendre sur une plateforme ouverte à tous les fournisseurs  caractérisée par une pluralité de catalogues de produits en ligne, directement présents sur les sites B2B des fournisseurs mais aussi sur cette plateforme. Toutes les conditions de vente correspondantes à chaque offre y figurent. 

L’ordre d’achat est obligatoirement validé à la fin du choix. Cette validation dépend souvent d’un service spécifique dans l’entreprise. Après cela, la commande alors transmise est effectuée automatiquement et instantanément. En parallèle, vous pouvez à tout moment connaître les détails de la commande et le délai de livraison. 

Après avoir passé la commande, le fournisseur vous envoie une facture électronique dans les plus brefs délais, voire instantanément selon les méthodes du fournisseur. Le paiement peut aussi se faire à distance en fonction des modes de paiement proposés par le fournisseur.  Ce dernier peut vous faire parvenir un reporting des données de l’achat. Cliquez ici pour comprendre les enjeux de l’e-procurement dans la gestion électronique des approvisionnements : gestion des devis, approbation et recrutement.

L’e-procurement : une solution avantageuse pour les entreprises

La centralisation de la gestion des approvisionnements en ligne est le principal rôle du e-procurement. L’e-procurement ne peut être qu’avantageux pour les entreprises qui l’adoptent.

Un coût réduit

Le principal avantage est la connexion entre les systèmes financiers et la chaîne d’approvisionnement externe. Les informations y sont échangées en temps réel. Cela offre une vision plus globale des informations des fournisseurs et des transactions avec eux. Il permet aux utilisateurs finaux de se servir eux-mêmes, ce qui rationalise les flux d’approvisionnement et permet une meilleure décentralisation. Cependant, le contrôle s’effectue par des catalogues électroniques approuvés par l’entreprise, ce qui facilite le paiement des fournisseurs. Enfin les achats sauvages et autres achats personnels sont de fait limités, car désormais soumis à un circuit de validation digital.

Enfin, la réduction de la main-d’œuvre dédiée aux opérations traditionnelles entraîne une baisse des prix et un accès facile et rapide au produit. La réduction des coûts devient significative lors des achats de produits en grande quantité. De plus, le paiement en ligne arrange les deux parties.

Un processus automatisé

Les tâches administratives et manuelles qui nécessitent des efforts personnels disparaissent. La plateforme remplace toutes les manipulations externes pour gagner en rapidité et en efficacité. Du choix à la facturation en passant par les bons de commande et les moyens de paiement, tout est automatisé. Les employés anciennement destinés aux processus traditionnels peuvent ainsi traiter des tâches plus importantes.

La transparence et l’accessibilité du comportement d’achat de l’entreprise permet de mieux comprendre comment et où l’entreprise dépense son argent et de repérer les domaines où il faut accroître la gestion des fournisseurs.

Un gain de temps précieux

L’automatisation supprime les validations manuelles et les tâches administratives, ce qui veut dire que les personnes impliquées dans l’achat d’un produit gagnent un temps précieux utilisable pour d’autres missions. De plus, le délai de validation, de facturation et de livraison est plus rapide qu’avant.

En outre, l’e-procurement automatise des tâches longues et fastidieuses que l’on retrouve dans toutes les entreprises. Les centres de coûts sont ainsi optimisés, car traités bien plus rapidement

Les principaux outils d’e-procurement

Il existe toute une série de processus et d’outils utiles et complémentaires dans le domaine de l’e-procurement pour fournir une palette de services complète afin d’appréhender la meilleure gestion des achats en entreprises. Les systèmes d’échange de données électroniques permettent de partager et d’échanger des informations et des données entre différents appareils en temps réel. Les informations et les messages qui proviennent des clients internes, des partenaires, fournisseurs et autres parties prenantes y sont échangés et stockés. Cela permet de rationaliser les processus de commande et de garder une hauteur de vue sur l’ensemble des flux.

Les entreprises utilisent par exemple des outils d’e-procurement et des plateformes numériques dans le but de faciliter leurs opérations quotidiennes directement en ligne. Sont notamment couverts les appels d’offres, les enchères inversées, l’approvisionnement et les commandes. Les achats indirects sont pour la plupart concernés grâce à la dématérialisation des catalogues que l’on retrouve en punch out au sein des solutions. Le courrier électronique est aussi très utilisé, de même que les échanges de données sur CSV ou intégrée à un système ERP.

Les outils de commande en ligne améliorent la tenue du processus d’achat d’une entreprise. Les mécanismes numériques au moyen d’applications de gestion ou de solution digitale sont une stratégie achats efficace qui répond aux enjeux de modernisation des entreprises. Ils fournissent aux équipes achats une vision plus claire des flux de commandes sur les différents appareils et participent à l’amélioration des processus internes. Ils permettent enfin de réaliser d’importantes économies tout au long de la chaîne d’approvisionnement.

L’e-procurement est indispensable dans la vie de l’entreprise, qu’elle soit petite ou grande. C’est la solution idéale pour centraliser les activités liées aux achats dans un seul et même outil. Utiliser un logiciel de gestion d’approvisionnement accessible, fluide et automatisé comme Weproc ne peut qu’être bénéfique dans la gestion des achats de votre entreprise.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.