Comment gérer les achats dans une entreprise ?
Mis à jour le 29 juin 2023
À travers la gestion des achats, l’entreprise peut acquérir des biens, des produits et des services nécessaires à son bon fonctionnement. De nombreuses missions incombent à ce service qui doit comporter impérativement une vision stratégique. Pour que la gestion des achats soit efficace, il est nécessaire de définir précisément et correctement les produits dont l’entreprise a réellement besoin. Que faire pour accroître la performance du service de gestion des achats ?
Sommaire
Miser sur une approche globale et stratégique
Quelle que soit la taille de l’entreprise, une gestion des achats efficace doit être abordée de manière globale. C’est valable pour tous les secteurs d’activité. Dans cette optique, la société doit avoir la visibilité sur l’ensemble de ses dépenses. Certaines entreprises ont choisi de contrôler les achats directs, mais elles n’ont pas forcément connaissance des autres achats effectués par leurs divers services (achats indirects comme les frais généraux). En matière de politique d’achats, réaliser des économies peut avoir des répercussions conséquentes sur le résultat de l’entreprise. Pour beaucoup, les achats représentent plus de la moitié du chiffre d’affaires.
Certaines entreprises considèrent uniquement les achats relatifs à la production. Toutefois, la gestion des dépenses doit être menée dans son ensemble pour qu’elle soit efficiente. Certains éléments comme le logiciel utilisé pour les fiches de paie ou le prestataire chargé de les établir doivent être assimilés aux achats et non comme des charges exceptionnelles. Quels que soient les frais engagés (frais bancaires, achats de prestation, etc.), ils doivent être tracés.
Pour tous les achats effectués, il faut procéder à une analyse des coûts. Dans l’approche stratégique, il faut connaître les frais générés par l’acte d’achat. Dans la visualisation du coût global, il est nécessaire de prendre en compte les frais d’approvisionnement, les coûts de gestion des stocks et les frais de traitement. Après une évaluation de tous ces paramètres, vous pourrez voir qu’une facture de 30 euros peut « coûter » à l’entreprise le même montant qu’une facture de 30 000 euros.
Disposer des bons outils
Une fois que les dépenses sont ciblées et que les parties prenantes sont identifiées, il est pratique de les cartographier. Grâce à cette cartographie des achats, il est plus simple d’avoir une visibilité des volumes d’achats et des acheteurs de l’entreprise. L’objectif principal est de trouver un outil pour simplifier cette procédure qui puisse garantir un gain d’efficacité. Un logiciel de gestion par exemple est un bon moyen de mise en œuvre pour assurer un bon approvisionnement.
Avec une bonne analyse des coûts, il sera plus facile de voir si les achats doivent être globalisés ou regroupés. En appliquant une méthode ABC par exemple, il est aisé d’identifier les achats d’un montant faible, de classe C. Il faudra en plus se questionner sur la meilleure méthode à adopter pour les prendre en charge. Ce sera l’occasion de déterminer si vous envisagez de vous servir d’une plateforme spécifique ou si vous souhaitez mutualiser des achats avec d’autres entreprises. Par contre, pour les achats d’un montant assez conséquent, il faut bien choisir le fournisseur. Il est aussi nécessaire de prendre en compte leurs exigences et de voir s’il est possible de développer des relations fructueuses avec eux.
Établir une bonne organisation
Lorsque la cartographie est terminée, il est essentiel de mettre en place une bonne politique d’achat. Elle doit être déterminée en fonction :
- De la taille de l’entreprise,
- Du contexte de l’organisation,
- Des besoins en matières premières, ressources humaines et autres charges,
- De ses ambitions.
Après l’analyse, il se peut que certains achats soient centralisés auprès d’une personne. Cette dernière se chargera ensuite de négocier avec un seul prestataire. Une fois que l’entreprise dispose d’une organisation adaptée, elle pourra gagner en fluidité. Ce sera également un moyen de faire des économies puisqu’une commande ayant un gros volume permet d’optimiser les coûts. Ou encore de mettre en place des contrats fournisseurs ou accords cadres sur lesquels capitaliser pour le processus d’achats.
Revoir les relations avec les fournisseurs
Grâce à la cartographie des dépenses, les achats qui dépassent un certain montant pourront être associés aux fournisseurs stratégiques de l’entreprise. C’est un moyen de générer des économies et de générer des résultats rapides, car l’approche est différente. Avec la cartographie, il est plus aisé de déterminer les prestataires les plus importants. Il faudra se questionner sur la qualité des fournisseurs. Il sera plus facile de distinguer les fournisseurs conformes aux engagements des entreprises de ceux qui leur font prendre des risques.
La gestion des relations avec les fournisseurs va au-delà de la simple transaction d’achat pour se concentrer sur la construction de relations stratégiques à long terme avec les fournisseurs clés. Le but est de créer des relations mutuellement bénéfiques qui peuvent conduire à une meilleure performance de la chaîne d’approvisionnement.
Adopter une gestion des risques
Un aspect crucial de la gestion des achats, pourtant souvent négligé, est la gestion des risques liés au processus d’achats. Dans le contexte des achats, ces risques peuvent provenir de diverses sources, notamment des fluctuations des prix, des problèmes de qualité, des retards de livraison, des problèmes de conformité ou encore des problèmes liés aux fournisseurs.
Pour gérer efficacement ces risques, il est essentiel d’identifier et d’évaluer les risques potentiels, de mettre en place des stratégies pour les atténuer et de surveiller en permanence ces risques. Par exemple, pour gérer le risque de fluctuation des prix, une entreprise peut utiliser des contrats à terme ou des options pour fixer les prix à l’avance. Pour gérer les risques liés aux fournisseurs, elle peut diversifier ses sources d’approvisionnement pour ne pas dépendre d’un seul fournisseur. Enfin, elle peut mettre en place des contrôles de qualité rigoureux pour éviter les problèmes de qualité.
En définitive, une gestion efficace des risques peut aider une entreprise à éviter les mauvaises surprises et à assurer la continuité de ses opérations.
Former les équipes
Dispenser des formations pour éviter l’improvisation
Afin de d’assurer une organisation achats, il ne faut pas laisser de place à l’improvisation. Il faut savoir qu’« acheter » est un « métier » : le métier d’acheteur. Une organisation adaptée pour une entreprise ne sera pas forcément adaptée pour une autre. Il faut que les achats soient organisés en fonction du contexte, de la nature des achats, du secteur d’activité, etc. Grâce à la formation, les équipes de la gestion d’achat disposent des clés nécessaires pour réussir l’optimisation de leurs départements.
Apprendre à utiliser les nouveaux outils de gestion d’achats
Des outils tels que les systèmes de gestion des achats, les plateformes d’e-procurement et les logiciels d’analyse de données peuvent aider à automatiser les processus achats et à fournir des informations précieuses pour la prise de décision.
Apprendre à manier ces outils permet aux équipes de réduire le temps et les efforts nécessaires pour gérer les achats de l’entreprise, de minimiser les erreurs et d’améliorer la traçabilité et le contrôle.
Qui former ?
La direction générale doit se questionner sur la nature de ses achats. En effet, il ne peut exister un spécialiste de l’ensemble des achats. Chaque entreprise peut choisir l’option qui lui convient. Certaines apprécieront de former une personne chargée de diffuser la culture d’achat, d’informer et de communiquer la démarche dans l’entreprise. Elle se chargera de négocier, d’établir la sélection des fournisseurs, etc. D’autres au contraire vont former un ensemble d’acheteurs, car les achats ont une position particulièrement stratégique dans le schéma organisationnel. Enfin certaines lissent la fonction achats sur la polyvalence des collaborateurs ce qui impose une gestion des risques supplémentaire.
Mettre en place une politique RSE
De plus en plus d’entreprises reconnaissent l’importance de l’éthique et de la durabilité dans leurs pratiques d’achat. Cela signifie qu’elles s’efforcent d’acheter des produits qui sont non seulement de bonne qualité et à un bon prix, mais qui sont également produits de manière éthique et durable. Par exemple, elles peuvent chercher à travailler avec des fournisseurs qui traitent équitablement leurs employés, qui minimisent leur impact sur l’environnement, ou qui contribuent positivement à leur communauté.
Pour adopter une politique achats responsables, une entreprise peut avoir besoin d’instaurer de nouveaux critères RSE dans son processus de sélection des fournisseurs, de former ses employés à ces questions, et de surveiller et d’évaluer régulièrement la performance de ses fournisseurs sur ces aspects. Bien que cela puisse nécessiter un investissement initial, il est de plus en plus reconnu que les achats éthiques et durables peuvent apporter des avantages à long terme.
Quoi qu’il en soit, il revient à chaque entreprise de penser à une démarche adaptée à son bon fonctionnement. Une fois que la bonne formule est établie, le service de gestion des achats disposera des clés essentielles pour garantir sa performance. Pour accéder aux données essentielles relatives aux achats et pour automatiser certains processus, les entreprises peuvent choisir un logiciel de gestion d’achats comme Weproc. Cet outil en SaaS se calque sur l’organisation d’une entreprise et vient parfaire son processus achat.
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Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.