Tout ce que vous devez savoir sur la gestion des factures fournisseurs

La gestion des factures fournisseurs est un procédé important dans une entreprise. Elle a longtemps été traitée en survol, mais aujourd’hui, il est important d’avoir un suivi constant et précis de ces factures. Ce suivi commence dès l’envoi et se poursuit jusqu’au paiement final. Cette gestion des factures ne doit pas être confondue avec la facturation qui est un procédé totalement différent.

Mais comment gérer les factures fournisseurs ? Comment les traiter et les archiver? Qu’elle est l’importance d’une bonne gestion ?

Comment gérer ses factures fournisseurs ?

Pour éviter la détérioration de la relation entre le fournisseur et l’entreprise, il faut régler ses factures à temps. Voici quelques étapes de gestion et de traitement des factures fournisseurs.

Récupérer les factures fournisseurs

Bien souvent, les factures sont émises par différents canaux qui causent par la suite une recherche chronophage en interne dans :

• La boîte mail ;
• Les courriers ;
• Les espaces clients sur le site du fournisseur.

Il existe aujourd’hui des outils de gestion des achats pour payer ses factures fournisseurs et qui permettent également de centraliser toutes les factures en un seul endroit. Le traitement des factures peut être également automatisé. Cette étape, en plus d’être couteuse, prend énormément de temps à être exécutée et peut être source d’erreurs de saisie. Il est donc préférable de simplifier les tâches du service comptabilité pour de meilleurs rendements.

L’idéal ensuite est de convier les fournisseurs à intervenir sur l’outil et qu’ils génèrent par eux-mêmes des factures électroniques.

Valider les factures et payer les fournisseurs

Le processus de validation est généralement assuré par le dirigeant de l’entreprise. Un des facteurs qui peut causer le retard dans les validations de paiement des fournisseurs est le nombre de factures que reçoit l’entreprise, et une mauvaise organisation dans le traitement de celles-ci. L’entreprise ne pourra pas respecter le délai de paiement des fournisseurs sans signature des responsables.

Une fois la validation effectuée, l’entreprise dispose d’une trentaine de jours depuis la date de livraison pour payer ses fournisseurs. En absence d’accord entre les deux, le délai pour rémunérer le fournisseur sera de 45 jours maximum. Il ne peut être dépassé que dans le cas des facteurs périodiques. Des pénalités sont à envisager lorsqu’il y a non respect des délais de paiement.

Archiver ses documents

Toute entreprise est contrainte à conserver des archives de ses documents pendant au moins 10 ans. Cette obligation permet de pouvoir les présenter lors d’un contrôle fiscal.

Le problème avec les traitements manuels des factures

La saisie manuelle des factures continue toujours d’être employée par certains établissements malgré les multiples risques qu’elle présente. Cela peut être à l’origine d’une mauvaise gestion des factures fournisseurs.

Un traitement manuel des factures entraîne une :

• perte du courrier et délais d’envoi relativement long,
• illisibilité du document en cas d’impression,
• erreur lors de la saisie de données comptables à la main,
• surcharge et mauvaise organisation des archives.

D’un autre côté, la dématérialisation des factures fournisseurs connaît un essor conséquent. De plus en plus d’entreprises passent du papier au format électronique. Ce changement implique également la révision de la totalité des processus de validation et de paiement. Comme la facturation électronique devient obligatoire dès le 1er juillet 2024, il est préférable de s’y adapter le plus rapidement possible.

Avec la dématérialisation, beaucoup de tâches manuelles sont supprimées. En contrepartie, les avantages sont énormes :

• Un gain de temps : le processus de traitement est plus optimisé et productif. Ajoutez à cela la validation des factures qui se fait plus rapidement avec le moins de papier possible.
• Une réduction des coûts : la dématérialisation agit sur le processus de traitement qui diminue les dépenses, ce qui permet à l’entreprise d’économiser une certaine somme comparé à la méthode traditionnelle.
• Plus de fiabilité : les risques d’erreur humaine, de doublons et de perte de documents pendant les traitements sont également réduits.
• Un meilleur paiement des fournisseurs : avec une solution de gestion des paiements fournisseurs comme Weproc, les retards de paiement à cause du nombre conséquent de factures à valider va diminuer, ce qui permettra au dirigeant une validation plus rapide des factures fournisseurs.

Avec de tels avantages, vous avez tout à gagner à adopter la numérisation de vos factures fournisseurs.

Les types de dématérialisation

On distingue plusieurs types de dématérialisation : la numérisation simple, le traitement par reconnaissance optique et la dématérialisation générale.

La numérisation simple : ce procédé de dématérialisation utilise le traitement manuel des factures. Celles-ci sont ensuite scannées.

Le traitement par reconnaissance optique : l’OCR (Optical Character Recognition) est un procédé de logiciel comptable qui détecte les informations sur le document pour ensuite les retranscrire numériquement.

La dématérialisation de tout le processus : l’ensemble de la chaîne des factures fournisseurs est dématérialisé. De l’achat jusqu’à la facture, tout le cycle fournisseur est pris en charge avec ce type de dématérialisation.

Réussir sa dématérialisation des factures fournisseurs

Utiliser un logiciel de factures électroniques spécialisé : il existe plusieurs logiciels SRM (Supplier Relationship Management) qui disposent des processus et modèles préparés que l’entreprise peut tout simplement suivre. Cela ne fera que participer davantage à la bonne gestion et au traitement des factures fournisseurs électroniques.

Faire respecter les normes : chaque SRM possède ses normes. En tant qu’entreprise, il vous revient de contrôler si elles sont bien respectées. C’est d’une importance capitale car il faut que les copies numériques à archiver soient conformes et fiables en cas de litige.

Exemple de facture dématérialisée sur le logiciel Weproc.

Quelques pratiques pour bien gérer ses factures fournisseurs

Plusieurs astuces vous permettent de mieux gérer vos factures fournisseurs.

Sécuriser les accès aux factures

Même si la dématérialisation est une excellente pratique, elle l’est encore plus lorsque les accès sont bien sécurisés afin d’éviter toute fraude ou piratage. Comme dit précédemment, l’idéal serait de mettre en place un système centralisé qui rassemble toutes les factures fournisseurs classées par période. Cela est rendu possible avec un logiciel de gestion des achats qui permet d’avoir un accès sur toutes les informations et qui offre une sécurité supplémentaire.

Le paramétrage des accès aux dossiers des factures fournisseurs doit être configuré de manière à savoir exactement qui y a eu accès et à quel moment.

Souscrire à une assurance

Un peu comme les assurances auto, l’assurance à la facture permet de s’en sortir en cas d’impayés. Lorsque le client n’arrive pas à payer ses factures (ou est dans le non-respect des délais), il peut faire appel à son assurance pour prendre le reste en charge. Cette dernière s’occupe des créances et peut vous indemniser jusqu’à 90% du montant hors taxes.

Avoir un service de relance

Les factures impayées amènent bien souvent à envoyer des mails non professionnels voire même offensants. Pour éviter cette situation, il vous est recommandé de passer par des intermédiaires. Il s’agit de plateformes spécialisées dans le recouvrement des factures impayées. Ces dernières sont chargées de mettre à votre disposition un personnel qualifié pour gérer des factures impayées.

Une fois que les procédures sont entamées, plus besoin de relances manuelles. Le processus est directement automatisé et vous pourrez alors gagner du temps. De plus, cela vous évitera de fragiliser la relation client – fournisseur qui est essentiel dans votre processus achats.

Disposer d’une trésorerie

Il existe des fois où les entreprises sont elles-mêmes contraintes de retarder énormément les paiements de leurs fournisseurs. Cela peut être causé par le retard de paiement de ses propres clients. Du coup, pour réduire les charges financières, elles n’hésitent pas à rallonger le délai de paiement des fournisseurs. Il est donc préférable de disposer d’une trésorerie assez suffisante, surtout lorsqu’il est question d’une petite ou d’une moyenne entreprise.

Tout archiver et conserver

Lorsqu’il y a un contrôle fiscal ou un audit comptable, l’entreprise doit pouvoir fournir tous les documents nécessaires à partir de ses archives. Il est donc obligatoire de conserver les documents et factures fournisseurs au cas où cela devrait arriver. Par ailleurs, une entreprise qui reçoit encore ses factures fournisseurs sous format papier peut également les numériser. Il lui suffit de respecter certaines normes en rapport avec le format de la facture et le dépôt de la signature électronique également.

En définitive, opter pour un logiciel de gestion des achats apparaît comme la solution pour faciliter les tâches du service comptabilité, pour réduire les coûts, les problèmes liés au traitement des factures fournisseurs et bien d’autres encore. La relation fournisseur est favorisée dans l’optique de rendre le processus achats toujours plus efficace. Toutes les informations essentielles sont stockées dans un seul et même endroit pour une meilleure accessibilité et avec une sécurité des donnés optimale.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.