Créer sa base de données fournisseurs

Gestion base de données fournisseurs

Chez Weproc, nous comprenons l’importance d’avoir une base de données de fournisseurs bien organisée. En tant que professionnel de l’approvisionnement, vous comptez sur ces informations pour commander les produits et services dont votre organisation a besoin pour réussir. Cependant, la gestion d’un panel fournisseurs peut être une tâche ardue, surtout si vous avez un grand nombre de fournisseurs et de contrats à suivre.

Dans cet article, nous partagerons avec vous quelques bonnes pratiques pour rationaliser vos bases de données fournisseurs et rendre votre processus d’approvisionnement plus efficace. En suivant ces directives, vous pourrez réduire le temps et les ressources que vous consacrez à la gestion de vos fournisseurs, tout en améliorant vos performances globales d’approvisionnement.

Comment mettre en place une gestion des fournisseurs ?

Étape 1 : Définissez votre stratégie de gestion des fournisseurs

Avant de pouvoir rationaliser votre base fournisseurs, vous devez avoir une compréhension claire de votre stratégie de gestion fournisseurs. Cela implique de répondre à des questions telles que :

  • Quels sont les critères clés de sélection et d’évaluation des fournisseurs ?
  • Quels sont les résultats et les avantages attendus du processus d’approvisionnement ?
  • Quels sont les risques et les défis associés à la gestion des fournisseurs ?

En ayant une stratégie de gestion des fournisseurs bien définie, vous pouvez vous assurer que votre processus d’approvisionnement est aligné sur les buts et les objectifs de votre organisation. Ceci, à son tour, vous aidera à prendre de meilleures décisions en matière de sélection et de gestion de vos fournisseurs.

Étape 2 : Consolidez les données de vos fournisseurs

L’un des défis les plus courants dans la gestion d’une base de données de fournisseurs est l’absence d’un référentiel de données centralisé. Souvent, les informations sur les fournisseurs sont dispersées sur plusieurs feuilles de calcul, bases de données et autres sources, ce qui les rend difficiles à consulter et à analyser.

Pour résoudre ce problème, nous vous recommandons de regrouper toutes les données de vos fournisseurs en un seul emplacement facilement accessible. Il peut s’agir d’un logiciel de gestion achats, d’un ERP (système de planification des ressources d’entreprise) ou d’une fiche fournisseur personnalisée. En ayant toutes vos données fournisseurs en un seul endroit, vous pouvez rapidement rechercher et filtrer les informations dont vous avez besoin, sans avoir à basculer entre différents systèmes.

Étape 3 : Standardisez vos champs de données

Une fois que vous avez consolidé les données de base de vos fournisseurs, l’étape suivante consiste à standardiser vos champs de données. Cela implique la création d’un ensemble de champs uniformes pour toutes les informations sur les fournisseurs, telles que le nom de l’entreprise, l’adresse, la personne à contacter, le numéro de téléphone, l’e-mail, etc. En normalisant vos champs de données, vous pouvez vous assurer que les informations sur vos fournisseurs sont cohérentes et exactes, ce qui facilitera la recherche, le tri et la création de rapports.

Étape 4 : Nettoyez vos données

Lorsque vous consolidez et normalisez les données de vos fournisseurs, vous pouvez rencontrer des doublons, des erreurs et des informations obsolètes. Pour éviter ces problèmes, nous vous recommandons de nettoyer vos données régulièrement. Cela implique d’identifier et de corriger les erreurs, de supprimer les doublons et de mettre à jour les informations obsolètes. En nettoyant vos données, vous pouvez vous assurer que votre base de données fournisseurs est à jour et exacte, ce qui améliorera vos performances d’approvisionnement.

Étape 5 : Automatisez vos processus de gestion des fournisseurs

Enfin, pour rationaliser votre base de données fournisseurs, vous devez automatiser au maximum vos processus de gestion des fournisseurs. Cela peut inclure l’automatisation de tâches telles que l’intégration des fournisseurs, la gestion des contrats, le traitement des factures et l’évaluation des performances des fournisseurs. En automatisant ces tâches, vous pouvez réduire le temps et les efforts que vous consacrez à la gestion de vos fournisseurs, tout en vous assurant que votre processus d’approvisionnement est efficace et efficient.

Pourquoi créer une base de données fournisseurs ?

Souvent créée et suivie par le service Achats, la gestion d’une base de données de fournisseurs peut être complexe, en particulier pour les grandes organisations. Voici quelques-uns des défis courants auxquels vous pourriez être confronté : Manque de visibilité : sans un référentiel central pour les informations sur les fournisseurs, il peut être difficile de suivre tous vos fournisseurs et leurs détails pertinents, tels que les informations de contact, les offres de produits et de services, les prix et les mesures de performance. Incohérences dans les données : si les données des fournisseurs sont stockées dans plusieurs systèmes ou feuilles de calcul, des incohérences peuvent survenir, ce qui rend difficile la prise de décisions éclairées sur la base de données précises. Duplication des efforts : Lorsque les données des fournisseurs ne sont pas centralisées, plusieurs départements au sein d’une organisation peuvent finir par dupliquer les efforts, ce qui entraîne des inefficacités et un gaspillage de ressources. Mauvaises performances des fournisseurs : si les données des fournisseurs ne sont pas mises à jour régulièrement, il peut être difficile de suivre les performances des fournisseurs au fil du temps, ce qui entraîne des occasions manquées d’identifier et de résoudre les problèmes.

Comment créer une base de données fournisseurs avec Excel ?

De nombreuses entreprises commencent leur gestion des fournisseurs en utilisant Excel, ce vieux pilier du monde des affaires, pour suivre les fournisseurs et les dépenses. Au début, l’utilisation d’Excel est généralement adéquate, mais à mesure que votre base de fournisseurs s’élargit et que vous commencez à développer des objectifs et des stratégies liés à vos fournisseurs, vous avez besoin de plus que ce qu’Excel peut offrir. Examinons les avantages et les inconvénients d’Excel, ainsi que la façon de déterminer s’il est temps de passer à quelque chose de plus robuste que les feuilles de calcul.

Avantages à gérer ses fournisseurs avec Excel

Excel a beaucoup d’atouts. De sa facilité d’utilisation à son omniprésence, il n’est pas surprenant qu’Excel soit mis à contribution pour la gestion des fournisseurs. Voici quelques-uns des nombreux avantages d’Excel :

Facile à apprendre et à utiliser

Grâce à Internet, vous pouvez trouver des tutoriels gratuits pour pratiquement toutes les tâches que vous devez exécuter dans Excel.

Ultra personnalisable

Une partie de l’attrait d’Excel réside dans sa flexibilité. Vous pouvez personnaliser les feuilles de calcul pour un grand nombre d’utilisations : rapports sur les bénéfices/pertes, gestion des dettes, suivi des dépenses, gestion des stocks et, oui, gestion des fournisseurs.

Tarifs accessibles

Excel fait partie de l’offre de Microsoft Office, un logiciel que votre entreprise paie probablement déjà, vous n’avez donc pas à payer de frais supplémentaires.

(Presque)Tout le monde sait utiliser Excel

Presque tout le monde dans le monde des affaires a entendu parler d’Excel et a au moins une certaine expérience de son utilisation. La reconnaissance universelle fait que nous nous sentons à l’aise avec Excel et que nous lui faisons confiance pour faire le travail.

Accessible et facile à partager

En raison de l’omniprésence d’Excel, il est facile de partager des feuilles de calcul avec les membres d’une équipe ou les parties prenantes. Même si l’autre utilisateur n’a pas Excel lui-même, d’autres programmes comme OpenOffice et Google Docs peuvent ouvrir des fichiers .xls et permettre aux utilisateurs de travailler avec eux.

Inconvénients à gérer ses fournisseurs avec Excel

Bien sûr, malgré tous ses avantages, Excel a sa part d’inconvénients. Lorsque votre chaîne d’approvisionnement atteint un certain niveau de développement, vous avez besoin de plus de fonctionnalités que celles offertes par Excel. Ce ne sont là que quelques-uns des aspects négatifs liés au travail avec Microsoft Excel :

Les données sont statiques et doivent être vérifiées manuellement

La saisie et la vérification manuelles des données des fournisseurs ne sont pas la meilleure utilisation de votre temps.

Sécurité des données

En stockant vos données fournisseurs dans un tableur, vous risquez de perdre des heures de travail en cas de panne d’ordinateur.

Manque de capacités d’analyse

Excel a été conçu pour être un outil de calcul, pas un outil d’analyse. Une fois que votre programme atteint le stade où vous avez besoin de fourchettes, de prévisions, de scénarios de simulation, de modélisation, de planification ou de replanification, vous constaterez qu’ils dépassent les fonctionnalités du logiciel.

Connaissances détenues par un employé

La connaissance des processus critiques peut partir avec le personnel clé et une feuille de calcul ne peut pas la remplacer.

Comment savoir quand il faut utiliser un logiciel de gestion de fournisseurs

Alors comment savoir si votre système de gestion des fournisseurs a dépassé les capacités d’Excel ? Posez-vous les questions suivantes :
  • Perdez-vous beaucoup de temps à saisir et vérifier les données manuellement ?
  • Avez-vous besoin de pouvoir analyser les données de vos fournisseurs afin d’atteindre vos objectifs ?
  • Excel n’est tout simplement plus assez robuste pour répondre aux besoins de votre entreprise ?

Gérez votre base de données fournisseurs avec Weproc

Chez Weproc, nous pensons qu’en suivant ces bonnes pratiques, vous pouvez rationaliser votre base de données de fournisseurs et améliorer vos performances d’approvisionnement. En définissant votre stratégie de gestion des fournisseurs, en consolidant vos données fournisseurs, en standardisant vos champs de données, en nettoyant vos données et en automatisant vos processus de gestion des fournisseurs, vous pouvez rendre votre processus d’approvisionnement plus efficace, tout en réduisant le temps et les ressources que vous consacrez à la gestion de vos fournisseurs. Notre logiciel permet de gérer automatiquement tout votre panel de fournisseurs en quelques clics. Vous avez la possibilité de créer et suivre vos fournisseurs automatiquement.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre logiciel de gestion des Achats Weproc ? Contactez-nous ou demandez votre démonstration de 15 minutes ci-dessous ! 

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