La transformation digitale s’est étendue à tous les secteurs d’activité et a touché toutes les branches au sein des entreprises. Les factures fournisseur se font désormais par le biais d’un logiciel de gestion des achats. C’est une innovation qui impacte considérablement les relations entre l’entreprise et ses fournisseurs. Il est important d’optimiser la gestion des factures fournisseurs pour un meilleur rendement, avec un gain de temps considérable.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des achats ?

Le logiciel de gestion des achats est un programme informatique conçu pour faciliter la gestion des factures d’achat de marchandises. Il sert notamment à simplifier les tâches administratives avec le remplacement des factures au format papier par des factures électroniques. Le logiciel de gestion des achats permet de créer une base de données dédiée à la conservation des éléments qui se rapportent aux achats dans l’entreprise. C’est un système de gestion comptable très pratique qui convient à toutes les entreprises quels  que soient leurs tailles, leurs formats ou domaines d’activité.

Les commerçants et les artisans peuvent également se servir d’un outil de gestion des achats. Cette solution est aussi adéquate pour certaines professions libérales pour lesquelles l’émission des factures fournisseurs est indispensable. Les entreprises peuvent par ailleurs s’équiper de leur propre logiciel de gestion avec facturation électronique ou recourir au service d’une structure externe.

Quelles sont les fonctionnalités du logiciel de gestion des achats ?

La fonction de base du logiciel de gestion des achats est d’émettre des factures authentiques à l’endroit des différents fournisseurs. Le logiciel intègre en son sein un fichier qui comporte les informations de tous les fournisseurs de l’entreprise. Ses fonctionnalités consistent essentiellement à :

  • Éditer les différents devis
  • Suivre les factures émises
  • La gestion des commandes
  • Intégrer les factures fournisseurs dans le système comptable

Des services supplémentaires sont également administrés par le logiciel de gestion des achats au sein de l’entreprise. Vous pouvez grâce au logiciel connaître les données de facturation et calculer les taxes pour chaque fournisseur. Il devient plus facile de connaître les factures en cours et celles déjà réglées. Concrètement, le logiciel de gestion des achats permet de gérer efficacement l’ensemble du volet financier de l’entreprise et d’offrir un traitement des factures fournisseurs performants. Cela évite une mauvaise gestion des factures fournisseurs qui pourrait s’avérer dangereuse au sein de l’entreprise.

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des achats ?

Payer ses factures fournisseurs via un logiciel de gestion des achats est utile à plusieurs égards.

L’automatisation des factures fournisseurs

Le premier avantage du paiement des factures fournisseurs avec un logiciel d’achat est lié à l’automatisation et à la rapidité du processus. Les demandes d’ achats laissent place à des factures faciles à valider. L’entreprise n’a plus à effectuer une saisie manuelle des mentions obligatoires et peut transformer aisément ses documents commerciaux. Finie l’utilisation de l’outil Excel pour la gestion des factures fournisseurs. Les tâches à effectuer sont par conséquent beaucoup plus simples, pratiques et laissent très peu de marges d’erreur.

En réalité, le logiciel de gestion comptable ERP utilisé par les entreprises, affiche quelques limites dans la gestion des achats. C’est plutôt le rôle d’un logiciel de gestion des achats de supprimer les tâches administratives chronophages. Il en résulte une meilleure organisation et un gain de temps considérable utilisable à des fins plus bénéfiques.

Optimisation du rendement

La lenteur dans le traitement des données est un frein au plein développement des entreprises. L’automatisation de l’ensemble des procédures grâce au logiciel de gestion des achats comme Weproc allège la tâche des agents chargés de l’optimisation du processus d’achat. Les conditions de travail sont nettement améliorées avec à la clé un meilleur rendement. Le portefeuille fournisseurs est mieux suivi avec des mises à jour en temps réel.

Le logiciel de gestion des achats vous donne une vue globale sur les commandes effectuées par l’entreprise. Les dépenses engagées au sein de la chaîne d’achat sont également contrôlées avec un peu plus de rigueur. La mise en place de tout ce système contribue à booster le niveau de rentabilité de l’entreprise grâce à l’édition des tableaux de bord efficaces.

Un atout contre la concurrence

Le paiement des factures grâce à un logiciel dédié permet de gagner en productivité et de dépasser les entreprises concurrentes. À l’instar de l’émission des factures fournisseurs, le logiciel de gestion des achats permet une analyse constante des risques au sein de l’entreprise. Opter pour la facture électronique est l’une des solutions aujourd’hui pour se démarquer avant qu’elle soit devenue totalement obligatoire pour l’ensemble des entreprises.

L’utilisation du logiciel de gestion des achats rend l’entreprise plus crédible et plus efficace auprès des partenaires. Elle devient plus aguerrie, plus puissante et peut surpasser la concurrence.  Les meilleures entreprises sur le marché sont celles qui se servent de cette technologie pour mieux gérer les dépenses.

Comment choisir un logiciel de gestion d’achat pour son entreprise ?

Le choix d’un logiciel de gestion d’achat ne se fait pas au hasard. Il est tout d’abord nécessaire de prendre en compte la taille de l’entreprise. L’ampleur des activités au sein  de l’entreprise est un critère essentiel à prendre en compte. Le choix du logiciel doit donc être fait en fonction de votre cahier de charge et de votre budget. Plus le travail à faire est considérable, plus la somme que vous serez amené à débourser sera conséquente pour l’installer. Le logiciel de gestions des achats occupe une place stratégique au sein d’une entreprise. Sa capacité d’optimisation, de suivi des achats présents et futurs constitue un critère clé à ne pas négliger. La clarté des informations transmises par le logiciel est à vérifier afin d’analyser efficacement les informations utiles et exploitables par l’entreprise. Il est également important de vous renseigner sur les différentes caractéristiques du logiciel de gestion des achats. Le logiciel à choisir devra être compatible avec votre logiciel de comptabilité pour faciliter son insertion dans le système. De même, l’usage des comparateurs en ligne est une solution adéquate pour choisir un logiciel de gestion des achats adaptés à votre budget et aux besoins de l’entreprise.

Comment mettre en place le logiciel de gestion des achats au sein de son entreprise ?

L’installation d’un logiciel de gestion d’achat pour le paiement des factures fournisseurs requiert une refonte totale du système de gestion actuel. Pour une installation réussie, un audit général du système est indispensable pour établir la conformité fiscale des activités. Cela permet de déterminer le nombre exact de factures à traiter en fonction des fournisseurs. L’audit vous aide aussi à faire le choix de la technique de facturation. En ce sens, vous pouvez opter pour une gestion électronique des documents (GED) ou pour l’échange des données informatisées (EDI).

Outre ces aspects techniques, l’instauration d’un logiciel de gestion des achats ne peut se faire sans une mise à niveau du personnel à l’interne. Ainsi, les secteurs concernés de la comptabilité à l’ensemble du système informatique doivent être impliqués dans le processus. Des échanges doivent de plus se tenir entre les partenaires de l’entreprise pour convenir des stratégies à adopter. Ces différentes discussions ont pour finalité d’aider à faire un choix essentiel. Vous saurez en effet le choix à faire entre recourir au service d’un prestataire pour gérer le paiement des factures ou le faire à l’interne.

Comment réussir à faire une bonne gestion des achats au sein de l’entreprise ?

La gestion des approvisionnements se base avant tout sur des données précises. Vous devez de ce fait maîtriser la valeur et la nature des achats de l’entreprise et des fournisseurs. Procéder de cette façon aide à établir une excellente stratégie d’approvisionnement. Une autre solution est de centraliser l’ensemble des requêtes d’achats en ordre dans un dossier spécial. La dématérialisation des factures par exemple est une étape qui permet d’optimiser le processus achats. En effet, toutes les données sont stockées et accessibles facilement. Le temps gagné dans le traitement de factures est donc utilisé pour d’autres tâches plus stratégiques.

Vous aurez alors une vision globale du portefeuille de l’entreprise, un avantage dont vous pouvez vous servir pour soit réduire le nombre de commandes, soit faire une augmentation. Un contrôle des méthodes de stockage constitue une bonne astuce pour réussir à faire une bonne gestion des achats. L’identification et la gestion des risques potentiels notamment envers les fournisseurs permettent également  de prévenir une perte de rendement de l’entreprise. Le mieux est donc de travailler sur un outil de gestion des achats qui regroupe les données essentielles dans un seul et même endroit et qui facilite la gestion des factures fournisseur.

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