Le guide pour une bonne gestion de panel fournisseur
Un processus achat réussi passe par une bonne gestion des fournisseurs. Il est donc intéressant d’améliorer la gestion fournisseurs pour de meilleurs rendements. Celle-ci commence avec un premier travail indispensable : la création du panel fournisseur, soit une base de données depuis laquelle une commande peut être effectuée. Les logiciels de gestion offrent la possibilité de gérer son panel fournisseur en un clin d’œil grâce à la centralisation et la transparence des informations. Encore faut-il les mettre à disposition de manière intuitive aux clients internes pour fluidifier les commandes fournisseurs et faciliter la procédure interne. Une bonne gestion de son panel fournisseur permet d’optimiser le processus achat en entreprise et ainsi réduire les risques fournisseurs.
Avec le développement des entreprises, les achats ont généré avec le temps une accumulation de divers fournisseurs référencés. Or une multitude de références génère des coûts de traitement incompressibles. C’est pourquoi il est intéressant d’étudier plus en détail le rôle du panel fournisseur dans la simplification du processus achat. Dans cet article, découvrez l’importance du panel fournisseur pour assurer une bonne passation de commandes et les (nombreux) bénéfices qui en découlent.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un panel fournisseur ?
Un panel fournisseur désigne une base de fournisseurs référencés et confirmés avec lesquels l’entreprise traite ses commandes, comme l’achat de matières premières par exemple. Ils sont classés en divers regroupements intelligents (les fournisseurs stratégiques, les fournisseurs potentiels, les fournisseurs en évaluation, les fournisseurs à désengager et les fournisseurs interdits mais aussi par familles d’achats, localisation ou types. Pour passer une commande, l’entreprise se réfère à cette base pilotée par le service achats pour accéder aux informations nécessaires. Dans la vie d’une entreprise en effet, un fournisseur peut être bloqué ou suspendu suite à un litige et il est indispensable d’avoir cette information à disposition.
D’un point de vue pratique, l’établissement d’un panel fournisseur permet à l’ensemble des collaborateurs d’accéder aux informations des fournisseurs et de suivre les commandes. Bien pilotée, elle revêt un enjeu stratégique pour l’entreprise avec l’obtention de réduction des prix via des contrats et des gains immédiats en accord avec la politique générale. Une bonne gestion de panel fournisseur peut se faire avec un outil de gestion pour avoir une vision globale des données et favoriser un suivi optimal.
Exemple de Panel Fournisseurs sur le logiciel Weproc
Les règles à connaître sur le panel fournisseur
Avant de se lancer dans l’élaboration d’un panel fournisseur, l’entreprise doit suivre des règles strictes afin de s’assurer de la conformité réglementaire de ses fournisseurs. Il est important de vérifier que les fournisseurs avec qui l’entreprise s’engage sont dans une situation juridique régulière. Cette obligation s’applique aux contrats conclus pour un minimum de 5000 euros hors taxe. Dès lors que cette étape est vérifiée, il faut s’intéresser à la politique du fournisseur. Un panel créé par l’entreprise doit être le reflet de son identité et doit se composer de fournisseurs conformes aux besoins de l’organisation, qui respectent les conditions générales de vente et la politique d’achats.
Il est important également de ne pas avoir un fournisseur unique pour une même famille d’achats. En effet, établir une dépendance fournisseurs peut être source de risques dans le processus achats. Personne n’est à l’abri d’une rupture de la chaîne d’ approvisionnement ou d’un dépôt de bilan qui menaceraient la production de l’entreprise. De plus, il y a un risque de passer à côté d’opportunités et d’innovations de la part d’autres fournisseurs présents sur le marché. Cette dépendance peut être mesurée via un indicateur de gestion : un taux de dépendance supérieur à 30% représente un risque.
Attention toutefois à ne pas accumuler les fournisseurs, car cela représente des coûts administratifs considérables. Le risque de doublons, de non transparence des informations et la possibilité de se perdre dans un large flux de données sont des situations à éviter pour bénéficier d’un panel de fournisseurs efficace. Au plus le panel est maîtrisé, avec peu de fournisseurs mais sérieux et dignes de confiance, au mieux seront les passations de commandes.
Un panel fournisseur représente aussi une occasion pour l’entreprise de classer et de surveiller les pièces justificatives fournies par les fournisseurs. Un document de l’URSSAF par exemple, permet à l’entreprise qui souhaite travailler avec le fournisseur de savoir si celui-ci respecte la politique RSE de l’entreprise. La sélection des partenaires est ainsi facilitée, selon certains critères, grâce au panel fournisseur. Cet outil est utile pour encadrer les achats des entreprises, s’assurer du bon respect des procédures et éviter que certaines commandes soient passées auprès de fournisseurs qui n’ont pas été contrôlés au préalable.
Construire et maîtriser son panel de fournisseurs
Les étapes pour construire un panel
L’identification des principales caractéristiques est à prendre en compte, notamment l’offre de service, la compétence industrielle, la compétitivité tarifaire, les moyens de production ou encore la proximité géographique. Un audit des fournisseurs avec lesquels l’entreprise a déjà traité est à réaliser au regard de ces éléments qui mèneront à la constitution d’une liste de critères de choix. En termes de qualité, il faut aussi connaître les offres présentes sur le marché ce qui explique la démarche de sourcing fournisseurs.
Une mise en concurrence est idéale pour définir un fournisseur stratégique qui répond aux besoins de l’entreprise, quel que soit le type d’ achats. En effet, un fournisseur à risque peut être mis de côté et classé dans les fournisseurs interdits, pour éviter des désagréments lors de la passation de commande.
La sélection des fournisseurs stratégiques pour bénéficier des meilleurs articles, la collecte des informations utiles est nécessaire pour qualifier la base de données. Celle-ci regroupe tout ce qu’il faut savoir et respecter lors de la passation de commande et simplifie ainsi le processus achat avec une réduction des risques. Les acheteurs gagneront du temps grâce à un accès direct au profil des fournisseurs, avec pour chacun leurs appréciations et leurs offres et un historique des achats.
En résulte un fournisseur actif qui aura répondu aux contraintes importantes et sera conforme à une politique de rationalisation achats.
Comment maîtriser son panel ?
Une bonne maîtrise du panel des fournisseurs est le centre stratégique des achats. En effet, la stratégie à établir consiste à faire plusieurs regroupements de fournisseurs et isoler les meilleurs. Un bon fournisseur n’est pas celui qui répond en premier à l’appel d’offres par exemple, mais plutôt celui qui défend les mêmes valeurs que l’entreprise, avec des dénominateurs communs, et qui a une bonne réputation. Établir une stratégie sur le panel fournisseur permet d’accroître les performances d’ achats de l’entreprise..
Grâce à la transparence des échanges et des informations via un logiciel de gestion des achats, il est possible d’entreprendre une meilleure gestion quotidienne des relations fournisseurs avec les tableaux de bord dynamiques. La maîtrise du panel passe par un contrôle des fournisseurs, notamment pour éviter les litiges de facturation qui pourraient détériorer une relation commerciale pourtant bénéfique. Le cycle fournisseur sur Access est donc facilement remplaçable par un outil spécialisé comme Weproc. Ses objectifs sont de garder une vision objective et stratégique du marché et d’optimiser la fonction achats pour tendre vers des achats responsables.
Etudier les performances
Suivi des performances fournisseurs
Il existe des outils de gestion pour une bonne gestion des fournisseurs qui permettent également d’avoir une vision globale sur les commandes en cours et celles passées, ainsi que sur les fournisseurs et leurs milliers de références.
Un tableau de bord dispose de plusieurs informations pertinentes avec les notions de base telles que :
- le chiffre d’ affaires
- les volumes de commandes
- les niveaux de consommation
- les derniers achats
- les délais de livraison
- l’évolution des dépenses
Cela facilite l’analyse du cycle achat fournisseur grâce à toutes les données présentes. Suivre les fournisseurs permet de voir s’il y a un respect des délais ou bien un respect des conditions établies au préalable auquel cas, des décisions pourraient être prises envers le fournisseur concerné.
Exemple d’évaluation de vos fournisseurs depuis le logiciel Weproc
Evaluation de la performance fournisseur
Avant de travailler avec un nouveau fournisseur, il est important de comparer la stratégie de l’entreprise avec celle du fournisseur. En effet, il faut s’assurer au préalable que les fournisseurs répondent bien aux exigences de l’entreprise ou de ses besoins. Un effort doit donc être fait sur l’appréciation des stratégies des deux parties prenantes. Ce travail représente un élément clé de la gestion du panel fournisseur et dans le choix du fournisseur stratégique.
Pour ce faire, une analyse des évolutions du fournisseur est à réaliser. Des performances acceptables un jour peuvent se dégrader les semaines suivantes, d’où l’intérêt de se concentrer sur les évolutions. Une meilleure connaissance des fournisseurs peut également faciliter la gestion du panel fournisseur, avec la réalisation d’un audit des sites régulier par exemple. L’objectif est de connaître la stratégie de l’entreprise, son organisation et son activité économique pour identifier les opportunités et les risques fournisseurs.
Dès lors qu’un portefeuille fournisseur existe, il est nécessaire que les collaborateurs du service achats, notamment les acheteurs, fassent une mise à jour régulière pour garantir sa pertinence. Cela permet de faire un tri sur les fournisseurs restants et de décider si un changement s’opère ou non.
Evaluer ses fournisseurs permet en quelque sorte de gérer les risques fournisseurs. Cette étape est donc utile pour améliorer les performances opérationnelles, car un fournisseur à risque peut engendrer des conséquences nuisibles sur la chaîne de production. Cette étape n’est donc pas à négliger. L’analyse et les évaluations des fournisseurs sont des indicateurs fiables pour impliquer les parties prenantes. Il est possible d’entretenir un partenariat durable et performant grâce une transparence des échanges entre l’entreprise et le fournisseur. Les intérêts sont communs d’un côté comme de l’autre. La satisfaction des fournisseurs est également importante pour éviter une rupture de contrat par exemple.
Digitaliser la gestion des fournisseurs
L’idée d’optimiser la gestion des fournisseurs avec le digital peut représenter un levier de croissance pour l’entreprise. Adopter un logiciel de gestion des achats apparaît donc comme la solution. Toutes les interactions avec les fournisseurs sont accessibles sur un seul et même endroit avec la possibilité de connaître toutes les données dont l’entreprise a besoin pour prendre des décisions.
Mais pourquoi mettre en place une digitalisation de la gestion des fournisseurs ? Tout simplement pour anticiper les risques grâce à un meilleur suivi fournisseur. En effet, sans un suivi régulier en temps réel proposé par un logiciel de gestion des achats, une entreprise éprouve des difficultés à prendre de la hauteur sur le processus et anticiper les risques. De plus une version numérique de la gestion fournisseur est souvent synonyme d’automatisation donc de fiabilité des données.
L’utilisation d’un outil de gestion a fait ses preuves dans l’amélioration de la communication avec les fournisseurs et les clients internes. D’abord pour suivre et améliorer la spécificité des produits, mais aussi fluidifier les échanges et accélérer la passation de la commande. Grâce à la digitalisation, les échanges avec les fournisseurs sont transparents, fluides quels que soient les types d’ achats. En interne également, les informations fournisseurs sont transparentes et mises à disposition ce qui accélère la prise de décision. Le processus devient plus efficace avec une bonne relation fournisseurs..
La maîtrise des processus externes réalisés par les approvisionneurs représente un levier stratégique qui peut être utilisé pour obtenir une meilleure qualité des produits. Le digital engendre de nombreux avantages : une stabilité des fournisseurs et de l’entreprise grâce à des intérêts communs, une satisfaction des clients internes, un meilleur contrôle des coûts, une diminution des risques et un gain de temps sur les processus.
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Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.