En quoi une facturation électronique facilite nos relations avec les fournisseurs ?
Les ordinateurs et de manière générale Internet ont révolutionné la façon dont les entreprises communiquent et conduisent leurs relations commerciales. L’ensemble de l’activité a été métamorphosée et la mise en œuvre de numérisation au service des fonctions de l’entreprise est progressive. Les chaînes de production sont de plus en plus automatisées, les informations des opérations sur le terrain instantanées et les processus administratifs de plus en plus digitalisés maximisent l’efficacité des opérations.
La facturation électronique, fin du maillon du processus d’achat, est un élément d’une ampleur stratégique pour accélérer les flux et faciliter les relations avec les fournisseurs.
Sommaire
Un traitement et des paiements plus rapides
Les factures électroniques sont rapides, faciles à soumettre et rentables. L’automatisation des processus de gestion des commandes permet de réaliser d’importantes économies, jusqu’à 80 %, car elle élimine les frais d’affranchissement, de main-d’œuvre, de matériel et de logistique.
Un système de facturation électronique présente de nombreux intérêts, comme des paiements plus rapides et plus réguliers. De même, un logiciel de gestion des achats ou des factures réduit les délais de paiement pour les fournisseurs, ce qui a plusieurs avantages :
- Les fournisseurs voient moins d’erreurs de saisie de données et plus de paiements dans les délais grâce aux modèles prédéfinis
- La facturation électronique transmet immédiatement l’information au personnel chargé de l’approbation des factures
- Les équipes chargées des comptes clients n’ont plus besoin de contacter les clients pour savoir où se trouvent les factures. Les factures électroniques sont facilement suivies en ligne.
- Les fournisseurs gagnent du temps et de l’argent, grâce aux notifications et aux communications électroniques en temps réel avec les clients
- La notification et la résolution des litiges sont plus rapides
- Le recouvrement des créances diminue, devient une activité exceptionnelle et non plus un poste à temps plein.
Le rapprochement des paiements avec les factures originales est facile avec un système qui suit la progression de chaque facture. Certaines solutions assurent même un rapprochement et une validation automatiques.
L’efficacité du traitement permet de réaliser de nombreuses économies. Les avantages de la facturation électronique se voient même au-delà de chaque transaction.
L’optimisation du coût des affaires
Dans le secteur du pétrole et du gaz, les acheteurs peuvent souvent choisir quand payer les fournisseurs. Cette situation est très problématique pour les fournisseurs dont la trésorerie est réduite et qui doivent se confronter à des coûts de structure. La main-d’œuvre est souvent payée tous les 14 jours alors que ces fournisseurs attendent trois mois avant d’être payés. Pour être compétitifs, les fournisseurs doivent disposer de stocks et pouvoir payer les frais de transport. Les charges comprennent aussi l’administration, la comptabilité et les logiciels d’entreprise.
Être payé rapidement ne concerne pas seulement le coût du capital, mais aussi le coût des affaires. À crédit, les fournisseurs sont obligés de prendre en compte le risque de fraude et de retards de paiements lorsqu’ils déterminent leurs prix. Le format électronique a le mérite d’optimiser ces mouvements. Sans quoi la compétitivité des entreprises est lourdement affectée.
Avec un flux de trésorerie minimum, les fournisseurs peuvent devenir dépendants de leur ligne de crédit ou de leur service d’affacturage. L’efficacité du fonds de roulement est importante, car la dette devient moins attrayante avec la hausse des taux d’intérêt. Contrairement à la dette, la trésorerie extraite du fonds de roulement n’a pas à être remboursée. Cependant, elle n’ajoute pas de levier au bilan. La solidité financière d’une entreprise est déterminée par de nombreux éléments, dont son fonds de roulement. Les fournisseurs peuvent réduire les jours de vente en souffrance via la réduction du temps de traitement des factures. La transmission des factures rapide diminue le cycle de vie d’une commande et optimise la conduite de l’entreprise. Enfin la facturation électronique assure la piste d’audit fiable, essentielle au regard des enjeux législatifs.
De meilleures prévisions et des relations améliorées
Pour rester compétitifs, les fournisseurs ont besoin entre autres d’un accès rapide à des informations précises. Ils doivent aussi pouvoir optimiser le fonds de roulement et les relations fournisseurs responsables. Grâce aux solutions de facturation électronique, les entreprises bénéficient d’une meilleure visibilité des données, soit une meilleure rentabilité et des planifications futures facilitées. L’accès rapide aux données relatives aux factures et aux paiements permet aux fournisseurs d’ajuster leurs prévisions, ce qui les aide à optimiser les flux de trésorerie soit une réduction des risques financiers.
Une collaboration et une communication accrues avec les fournisseurs comme les clients favorisent de meilleures relations professionnelles. En effet, les clients peuvent désigner le format électronique et la transmission électronique comme un critère dans la charte relations fournisseurs de l’entreprise. Ils ont de facto une réduction de la charge de travail et de temps consacrée à la rédaction de papiers et au suivi des paiements. Cependant, la relation entre l’acheteur et le fournisseur devient plus symbiotique avec l’objectif commun de soutenir l’activité et d’accroître les performances opérationnelles.
Investir dans la technologie, surtout en période de ralentissement économique, peut paraître risqué. Pourtant, cela vaut le coup même si la situation semble être inadaptée. D’abord parce que ce scénario peut être plus le plus propice à l’installation de ce type de système. Mais aussi parce que les fournisseurs pourront mesurer les performances d’un tel changement et évaluer les gains d’efficacité de la gestion du traitement. Parmi les indicateurs, on retrouve les jours de retard de paiement, le taux de rotation des comptes fournisseurs, le coût de passation de commande. Les entreprises doivent également prendre en compte le coût des avantages indirects dans leurs calculs de rentabilité.
La facturation électronique réduit les coûts et accroît la productivité. Elle permet d’exploiter les informations transactionnelles afin d’obtenir constamment une visibilité des dépenses et une gestion des coûts. Les avantages du passage au numérique ont été considérables pour les acheteurs. Profitez avec Weproc d’une gestion des fournisseurs optimale avec un portail fournisseur digitalisé avec la transmission des bons de commandes et devis et la réception des factures électroniques.
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