Faire un bon de commande efficace

Quoique l’on dise, le bon de commande est utile pour rendre l’intention d’achat concrète, d’autant plus qu’il sécurise aussi bien l’entreprise que le client.

Cependant, il doit respecter de nombreux critères pour être valide. Si vous avez des doutes dans les informations nécessaires à communiquer sur le bon de commande, vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous vous partageons tout ce qu’il faut savoir pour établir un bon de commande légal et efficace.

Qu’est ce qu’un bon de commande ?

Un bon de commande est un document commercial et officiel qui lie le vendeur à l’acheteur. Sous forme de contrat, l’acheteur comme le fournisseur doivent respecter leurs propres engagements :

• La livraison des produits pour le vendeur
• La réception et paiement des différents achats par l’acheteur.

On appelle cet accord, un contrat synallagmatique. Les deux parties prenantes ont de ce fait, un engagement réciproque.

Différent d’un devis, le bon de commande valide les conditions d’une transaction entre le vendeur et l’acheteur. L’établissement d’un cadre juridique à travers ce type de document permet ainsi de sécuriser la vente quel que soit l’activité commerciale. Il ne faut pas confondre également bon de commande et bon de livraison.

Le bon de commande confirme l’existence des commandes clients, ce qui permet d’assurer une protection tant pour le vendeur, que l’acheteur. Cependant, ce n’est pas un document obligatoire dans la formalisation d’un échange commercial. Chaque entreprise est libre de l’utiliser ou non. Dans l’absolu, ces deux parties peuvent se mettre d’accord sur la commande et sur un prix pour valider la prestation commerciale, sans pour autant disposer de ce type de document. Bien que rapides, les accords informels ne garantissent ni le paiement, ni la livraison du bon produit ou service.

Comment réaliser un bon de commande performant ?

Avant de réaliser un bon de commande, il faut d’abord en comprendre son utilité car le bon de commande a un objectif précis. Perçu comme un document commercial, le bon de commande centralise toutes les informations principales que doit connaître le client avant de s’engager dans la vente. Il permet surtout de prouver l’existence d’un échange commercial entre vendeur et acheteur. Il apparaît donc essentiel de communiquer toutes les données utiles, d’une part pour la traçabilité et d’autre part, pour une réception conforme après livraison. Lorsqu’il est émis par l’acheteur, un bon de commande doit toujours contenir certaines informations.

Il est important de mentionner :

• Le numéro de la commande et la date à laquelle elle a été éditée,
• L’identité de l’acheteur : dénomination sociale, forme juridique, numéro de SIRET, capital social, l’adresse du siège social ou de facturation et le nom et prénom de la personne qui passe la commande,
• Le numéro de TVA Intracommunautaire,
• L’identité du fournisseur : dénomination sociale, adresse du siège social, le code fournisseur ou le contact,
• La référence du devis d’ origine s’il y a lieu,
• La description du contenu de la commande qui comporte l’identification des produits avec les caractéristiques essentielles, la quantité des produits, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA applicable,
• Le montant total de la commande HT et TTC dont un total HT pour chaque ligne de produits commandés,
• Les conditions de livraison qui concernent par exemple la date de livraison et les frais de port,
• Les conditions de règlement accompagnées du moyen de paiement du client, les possibles acomptes et les délais de règlement,

Il est utile de joindre les conditions générales d’achats de l’entreprise qui achète. Un bon de commande valide se compose de toutes les informations énoncées ci-dessus et viennent accepter les conditions générales de vente du fournisseur qu’il est également important de connaître. En effet ces conditions sont celles qui font véritablement foi en cas de désaccord commercial.

Quelles sont les autres mentions à respecter ?

Une transaction implique un grand nombre de mentions légales qu’il est important de faire apparaître à un moment dans la gestion commerciale. Lorsque le bon de commande est émis par le fournisseur, elles sont indiquées explicitement sur le bon de commande au risque d’avoir des sanctions pénales.

En revanche lorsque le bon de commande est émis par l’acheteur, les modalités de livraison ou les conditions de paiement sont généralement sues en amont, soit via l’acceptation d’un devis, soit par une relation contractuelle définie.

Qui dit bon de commande, dit acceptation des conditions générales de vente (CGV). C’est un élément indispensable dans la réalisation d’une transaction. Il est important de s’assurer que l’acheteur et les parties prenantes de l’achat connaisse les conditions générales de vente du fournisseur et les accepte avant d’entamer une procédure d’achats.

Quand un bon de commande est-il accepté ?

Une fois qu’il est émis par l’acheteur, le service achats, ou par la personne qui a l’intention d’acheter dans une entreprise, le bon de commande est accepté dès lors que le fournisseur a accusé réception.

Cela signifie qu’il s’engage à honorer la commande dans les conditions stipulées. L’acheteur a connaissance des conditions étant donné qu’il a transmis le document. C’est à ce même moment qu’un bon de commande a une valeur juridique qui implique l’acheteur autant que le vendeur. En effet, ils doivent tous deux respecter leurs engagements.

Si la livraison n’est pas conforme à la désignation des produits du bon de commande, le paiement peut être remis en cause car l’engagement n’est pas tenu. On entre alors dans un litige commercial qui peut être résolu de diverses manières.

Enfin le délai de rétractation définit par la Loi Hamon (article L. 121-21 du code de la consommation) ne s’applique pas aux professionnels de plus de 5 salariés. Le délai de rétractation de quatorze jours, qui permet à tout acheteur de disposer d’un droit de renonciation, a initialement été mis en place pour les particuliers puis plus récemment pour les professionnels à conditions de respecter trois conditions : avoir moins de 5 salariés, acheter en ligne et avoir un champ d’activité différent de celui de l’entreprise.

Ce délai légal commence au moment où le contrat est signé pour une prestation de services ou à partir de la livraison pour une vente de marchandises. Il n’est pas nécessaire pour le client d’attendre la réception des articles pour exercer son droit de rétractation et ce, quel que soit les modalités de paiement. Seul le droit de rétractation peut rompre la vente après que le bon de commande ait été signé.

Créer son bon de commande avec un logiciel de gestion en SaaS

Grâce à un logiciel de gestion des achats, les entreprises peuvent désormais gagner du temps sur l’édition des bons de commande. Initialement couvert par un ERP, ou par un carnet papier, l’édition du bon de commande est aujourd’hui plus accessible et simple grâce à des logiciels dédiés. Un outil tel que Weproc améliore la relation fournisseurs et génère facilement des bons de commande avec des circuits de validation. Une fois transmis par le service achat, il n’y a plus qu’à le rapprocher avec la facture fournisseur.

La création et l’édition de ce type de documents au travers d’un logiciel de gestion permet de s’assurer que les documents soient conformes et que toutes les informations utiles soient correctement mentionnées. La législation sera automatiquement respectée. De plus, le suivi est plus simple et le gain de temps est considérable sur tout le processus opérationnel de la passation de commande.

Vous avez désormais toutes les clés en main pour éditer un bon de commande efficace, qui pourra vous servir lors de vos prochains échanges et qui vous offrira une sécurité supplémentaire. Vous souhaitez gagner plus de temps et vous assurer que vos commandes fournisseurs respectent bien votre politique de dépense ? Faites appel à un logiciel de gestion des fournisseurs pour suppléer votre fonction achat dans ce type de tâches et gagner du temps pour vos missions à valeur ajoutée.

Exemple de création de BDC automatisée sur le logiciel Weproc

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.