Comment optimiser le traitement de ses factures dans son processus d’achat ?

Afin de maîtriser votre comptabilité fournisseurs, vous devez avoir la visibilité sur vos provisions et la volonté d’optimiser votre processus achats. La gestion des factures fournisseurs n’est pas difficile, mais elle peut représenter un temps de traitement notamment s’il s’agit d’un traitement manuel. L’apport technologique avec la dématérialisation des factures fournisseurs peut conduire à des changements significatifs pour l’entreprise, comme des économies de temps et d’argent. Sans aller jusqu’à une solution de dématérialisation dédiée, vous pouvez optimiser le traitement des factures fournisseurs à partir de votre processus d’achat. Comment ? Découvrez-le dans cet article.

Les étapes nécessaires pour l’optimisation du traitement des factures

La première étape consiste à réaliser un audit interne de votre gestion des achats et de votre service comptabilité. Examinez de près les flux de travail et cartographiez chaque étape. Considérez les procédures et les obstacles. Vous devez d’abord demander :

• La provenance des factures,
• Votre méthode de saisies,
• Le rapprochement des commandes d’achat,
• Le ou les circuits de validation,
• Les délais de traitements exceptionnels et leurs origines,
• La durée nécessaire pour chaque étape,
• Le pourcentage de factures format papier / format électronique
• Le volume de factures entrantes et à traiter par mois.

La seconde étape est de déterminer votre situation actuelle. Vous saisissez encore les factures à la main ? Des entreprises saisissent encore manuellement la majorité de leurs factures. Cela augmente les risques d’erreur humaine et les factures en attente. Les entreprises entièrement automatisées prennent en moyenne 3,9 jours pour traiter et approuver une facture, alors que les entreprises qui continuent de tout saisir manuellement ont besoin en moyenne 17,6 jours de traitement. Cela augmente le coût de traitement moyen.

Vous pouvez procéder à l’identification et à l’amélioration de votre processus d’achat. Déterminez quel est votre objectif final. Réduire les coûts ? Gagner du temps ? Un contrôle des dépenses ? Une plus grande visibilité ? Reportez-vous à votre audit et déterminez si l’un des points analysé peut être supprimé ou amélioré. En d’autres termes, chaque étape contribue-t-elle à votre résultat net ? À ce stade du processus, vous pouvez faire appel à d’autres membres de votre équipe pour obtenir leur avis.

Le traitement des factures comptes fournisseurs

Le traitement des factures est l’ensemble des flux de travail instaurés pour gérer les factures. La réception de la facture et son paiement sont généralement similaires, néanmoins il existe des différences mineures dans le processus. Cela varie selon les personnes impliquées et les étapes nécessaires pour passer de l’achat au paiement. Les éléments-clé du processus sont les suivants.

Les personnes impliquées

Ce sont les décideurs, l’équipe chargée des comptes fournisseurs, les approbateurs et les fournisseurs.

Les types de factures

Le correspondant d’une commande est l’ensemble des factures qui correspondent à un bon de commande et à une réception de marchandises. Le récurrent désigne les factures attendues des mêmes fournisseurs sur une base régulière. Les factures d’utilité publique concernent les articles destinés à la production. L’avoir est la facture qui vous est retournée par le fournisseur. Les factures sans approbation (PO) résultent souvent d’achats indirects effectués par des employés.

Les processus à installer

Dans la digitalisation, les factures sont automatiquement acheminées vers les destinataires. La correspondance à trois voies est une correspondance automatique entre le bon de commande, la réception des marchandises et la facture du fournisseur. Le traitement des exceptions est l’étape de correction de la situation lorsqu’un numéro de commande et une facture ne correspondent pas. La facturation centralisée est la consolidation et le traitement en un seul endroit.

Un œil plus attentif sur les processus de gestion

Toutes les personnes, tous les outils et tous les processus doivent opérer ensemble de manière transparente. Un processus de traitement des factures optimisé, bien géré et automatisé doit tenir compte des obstacles. Si une erreur apparaît, elle sera détectée et corrigée instantanément.

Qui est chargé de gérer le traitement des factures ?

Les factures peuvent provenir de n’importe quel service, marketing, informatique, personnel administratif ou de tout autre intermédiaire. La gestion des fournisseurs est différente d’une entreprise à l’autre. Pourtant, la comptabilité fournisseurs est généralement chargée de recevoir les factures et de vérifier le circuit de validation avant de les traiter. Un logiciel de facture électronique comme Weproc permet de faciliter cette phase de traitement.

Exemple de facture dématérialisée sur le logiciel Weproc.

L’automatisation, convient-elle à votre équipe ?

Dans la dématérialisation des factures fournisseurs, chaque étape du processus de l’approvisionnement au paiement, peut être prise en charge automatiquement. Les entreprises digitalisées ont plus de chances de bénéficier de remises en raison de paiements anticipés que celles qui utilisent encore le papier, car leurs factures sont payées à temps, à chaque fois. Tout est saisi, centralisé et comptabilisé avec précision. Avant l’automatisation, le service achat était assimilé à une équipe qui paie les factures. La transformation digitale leur permet de se concentrer sur leurs missions à valeur ajoutée et d’être enfin perçu cille un atout stratégique. Négociation de contrats fournisseurs, optimisation des coûts de traitement, entretien des relations fournisseurs…

Tous ces changements n’impliquent pas de tout jeter et de repartir de zéro. Vous pouvez toujours compléter votre processus existant et apporter des améliorations de manière progressive. La meilleure solution est toujours ce qui convient le mieux à votre équipe. Le logiciel achats Weproc peut apporter à votre service les connaissances, les bonnes pratiques et bases à mettre en œuvre pour optimiser le traitement des factures fournisseurs.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre logiciel de gestion des Achats ? Contactez-nous ou demandez votre démonstration de 15 minutes ci-dessous ! 

Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.