Dossier sur la demande d’achat

La demande d’achat est le point de départ de tout le processus d’achat. Il est donc très important de bien comprendre de quoi il s’agit ! Également appelée « EB » (Expression du Besoin), elle est la première étape d’un processus d’achat efficace. Bien que la demande d’achat ressemble fortement à une commande, elles sont très différentes et chacune d’elle a son propre rôle spécifique dans le processus d’achat.
Ici, nous allons développer le rôle de la demande d’achat et voir ensemble le processus de demande d’achat, tout en illustrant la différence entre une demande d’achat et une commande. Nous expliquerons également pourquoi de plus en plus d’organisations déploient un système de gestion des demandes d’achat approprié, et pourquoi il s’agit sans doute de la partie la plus importante du processus achat.
Alors, plongeons dans le vif du sujet !

Qu’est-ce qu’une demande d’achat ?

Une demande d’achat est une demande formelle préparée par un employé pour acheter un bien ou un service. Elle comprend généralement un formulaire contenant une description du besoin d’achat (description du produit), le service et le poste budgétaire concernés, le ou les articles spécifiques demandés et tous les fichiers et accords connexes que les approbateurs doivent examiner afin de les valider pour transformer cette demande d’achat en commande.

Pourquoi les demandes d’achat sont-elles si importantes ?

Le processus procure-to-pay (P2P) est l’un des processus fondamentaux de toute entreprise, et il commence par la demande d’achat. Comme la demande d’achat est la première étape du processus P2P, la qualité de l’ensemble du processus dépend essentiellement de la qualité de la demande d’achat.
Si nous examinons de plus près les autres domaines du processus d’achat, il apparaît clairement que l’étape de la demande d’achat est celle où :

• Le plus grand nombre de parties prenantes sont impliquées : Dans certaines organisations, une grande partie des employés ont la capacité, ou l’autorisation, de soumettre des demandes d’achat, notamment les demandeurs (employés), les approbateurs (responsables), l’équipe juridique, le service financier et le service comptable, le service des achats, le service informatique, etc. Avec autant de parties prenantes impliquées, il est primordial de mettre en place un processus plus efficace et plus rationnel. Notez qu’un processus de demande d’achat est utilisé pour les besoins d’achats directs et indirects – des outils au transport, en passant par les ordinateurs, les logiciels, les fournitures de bureau et plus encore.
• Les décisions à forte valeur ajoutée sont prises : Acheter, ou ne pas acheter ? À quel fournisseur ? Et sur le budget de quel service le coût doit-il être déduit ?
• Une véritable transparence budgétaire : Les entreprises qui souhaitent optimiser leur gestion financière doivent commencer par avoir la visibilité sur leurs dépenses. Cela signifie qu’elles doivent savoir ce qu’elles vont dépenser et où elles ont une marge de manœuvre. Ce type de visibilité ne peut être obtenu qu’au stade de la demande d’achat.

La rationalisation des flux de demandes d’achat contribue également à l’amélioration de la gestion financière :

• Une implication précoce : Contrairement aux commandes, les demandes d’achat peuvent être soumises sans qu’un fournisseur ne figure sur la liste. Cela signifie qu’un fournisseur peut être assigné après que le besoin d’achat ait déjà été approuvé. Cela signifie également que le service achats peut s’impliquer très tôt dans le processus de demande d’achat et aider à trouver le bon fournisseur, ce qui lui permet d‘obtenir de meilleures conditions, de négocier des contrats avantageux et de continuer à travailler avec lui dans le temps.
• Le processus d’approbation d’une demande d’achat comprend souvent : les responsables du budget qui s’assurent que le budget est respecté, la personne en charge du panel fournisseurs qui s’assure que le fournisseur est conforme, et l’équipe juridique qui s’assure qu’un contrat approprié est en place. Un autre avantage de l’implication précoce est que, même si le demandeur a choisi un fournisseur, les achats ou les finances ont toujours la possibilité de changer pour un meilleur fournisseur pendant que la demande est encore en attente d’approbation.
• Une meilleure visibilité des budgets : Le fait de ne pas créer de demande d’achat à valider avant de passer une commande limite la vision budgétaire. Au final, on ne voit que la partie engagée et payée.
• Avec un processus de demande d’achat, une quatrième dimension est ajoutée : l’approbation en attente. Cette dimension est très utile, car les demandes d’achat qui ne sont pas encore approuvées représentent une opportunité d’économie. Il s’agit de la seule partie du budget sur laquelle l’équipe chargée des achats et des finances peut avoir un impact immédiat, puisqu’elle n’est pas encore engagée.

• L’intégration des fournisseurs : Il devrait être clair maintenant que le fait d’autoriser les demandeurs à soumettre des demandes est un excellent moyen d’impliquer rapidement les achats et d’éviter de nombreuses discussions par e-mail qui ne sont pas directement liées à une demande d’achat.

Un autre élément important que permet un processus de demande d’achat adéquat est que les demandeurs peuvent demander qu’un nouveau fournisseur soit intégré parallèlement à la soumission de leur demande d’achat. Dans ce scénario, le processus d’intégration d’un fournisseur est toujours déclenché par la demande d’achat. En tant que tel, il doit être traité comme un sous-processus de la demande d’achat, ce qui permet un traitement plus rapide et améliore le suivi. Un excellent outil de gestion des demandes d’achat offrira également des capacités d’intégration des fournisseurs, permettant aux demandeurs d’avoir une visibilité totale sur leurs achats, et donnant aux services financiers, d’approvisionnement, informatiques et autres approbateurs un centre de commande de tous les processus en cours avant qu’ils ne rentrent dans l’ERP.
Les demandes d’achat fournissent également à l’organisation une documentation complète et un historique d’audit indiquant qui a demandé ou approuvé quoi, quand et pourquoi. Il s’agit d’un mécanisme de défense précieux contre la mauvaise conduite et la fraude. En outre, un processus de demande d’achat supprime la nécessité d’un accès général de l’entreprise à l’outil de commande (souvent le module de commande de l’ERP). Cela sert intelligemment de barrière empêchant les membres de l’équipe non financière et d’approvisionnement d’entrer dans le système ERP et de générer des commandes.

Exemple de création de Demandes d’Achats sur Weproc

En quoi consiste le processus de demande d’achat ?

Le processus de demande d’achat commence par une demande préparée par un employé pour acheter un bien ou un service. Il s’agit généralement d’un formulaire simple qui contient toutes les informations nécessaires pour déclencher le processus d’approbation approprié. Il s’agit notamment d’une description du besoin d’achat (description du produit), du service et du budget concernés, du ou des articles spécifiques demandés et de tous les fichiers et accords connexes que les approbateurs doivent examiner. Une fois soumise, la demande d’achat (DA) est acheminée vers les approbateurs appropriés. Cela se fait généralement par le biais d’un système de demande d’achat en place. Pour finir, la demande d’achat est approuvée et transformée en ce que l’on appelle une commande.
Un formulaire de demande d’achat type contient des informations générales ainsi que des informations sur les articles, et permet également aux demandeurs de joindre tout document ou fichier pertinent.
Les pièces jointes à une demande d’achat peuvent être un devis ou un accord, une question, ou toute autre note ou fichier.
Les informations saisies dans le formulaire de demande d’achat seront enregistrées dans le logiciel achat. Toutes les actions ultérieures sur la demande d’achat – telles que les approbations ou les questions posées – sont tracées dans l’outil, ce qui garantit que les approbateurs disposent de tout le contexte dont ils ont besoin pour prendre une décision et qu’aucune partie prenante ne commet d’erreur.
Une fois la demande approuvée, un bon de commande est émis. Un bon de commande est un document juridiquement contraignant qui est envoyé au fournisseur. Il définit les détails à prendre en considération lors de la passation de la commande.

Exemple de création de BDC automatisée sur le logiciel Weproc

Comment savoir si vous avez besoin d’un processus de demande d’achat ?

Vous n’êtes peut-être pas certain que votre entreprise doive vraiment passer par des demandes d’achat. Heureusement, il existe des signes clairs indiquant que votre entreprise a besoin d’un processus de demande d’achat utilisant une solution appropriée et conçue à cet effet. En voici quelques-uns :

• Il devient difficile de planifier et de suivre les budgets à l’échelle de l’entreprise.
• Les demandes et les approbations d’achat encombrent les boîtes mails des employés.
• Les parties prenantes impliquées dans les achats et les approbations sont de plus en plus nombreuses.
• Les employés sont frustrés par le temps qu’il faut pour faire approuver un achat.
• Il y a un manque de contexte lors de l’approbation des achats.
• Les services juridiques et de sécurité interviennent trop tard dans le processus, ce qui le bloque.

Le département des achats n’est pas en mesure de trouver des sources d’approvisionnement et de négocier comme il le souhaiterait, ce qui fait perdre des occasions de réaliser des économies. Le service financier manque de visibilité sur le suivi des dépenses. Des demandes d’achat de qualité sont essentielles pour des processus d’achat appropriés. Elles rendent le processus d’achat plus facile et plus rapide pour ceux qui doivent acheter, tout en accordant plus de contrôle et d’implication à ceux qui doivent approuver. Les entreprises qui connaissent une croissance saine ont un nombre croissant de parties prenantes qui doivent régulièrement approuver un nombre croissant de biens et de services. Pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise, il faut que ces approbations soient rapides.
La mise en place d’une processus de demandes d’achat protège également votre organisation contre les fautes et les fraudes grâce à un enregistrement facile d’accès de chaque activité d’achat. De même, les données et les actions sensibles sont inaccessibles aux personnes qui ne font pas partie de l’équipe chargée des finances et des achats.
La mise en place d’un processus de demande d’achat, surtout s’il est fondé sur un système de demande d’achat spécialisé comme Weproc, entraîne une adoption plus rapide et plus importante par les employés, des cycles d’approbation accélérés, une meilleure visibilité et un meilleur contrôle des dépenses de l’organisation, ainsi qu’une gestion financière optimisée.

Les avantages de créer des demandes d’achat

Il est important de comprendre que l’acte de passer une commande implique toujours un autre processus en tandem. Dans ce contexte, la question à se poser est la suivante : « Ce processus doit-il reposer sur un simple mail ou un appel adressé au responsable et disant « J’achète ceci », ou doit-il être plus formel ? »
Le choix d’adopter les demandes d’achat s’aligne sur le choix de traiter les achats comme un processus sérieux et important qui doit être correctement suivi et géré. Les avantages des demandes d’achat sont assez évidents :

• Une implication précoce des principales parties prenantes
• Un meilleur contrôle et une meilleure visibilité sur le suivi des dépenses
• Réduction de la fraude et des écarts de conduite
• Meilleures capacités de planification financière et budgétaire

Tous ces avantages permettent aux entreprises de gagner du temps et de l’argent.
Certains éléments des demandes d’achat peuvent également être considérés comme des obstacles au départ. Pour commencer, le déploiement de tout nouveau processus de gestion des achats peut donner l’impression que l’organisation est plus lourde, avec une procédure formelle de plus que les employés doivent suivre. En général, cela peut frustrer les employés qui n’aiment pas le changement. Les études montrent que les gens ont généralement une aversion pour le changement. Dans ce contexte, le déploiement d’un nouveau processus – quelle que soit sa valeur – peut être difficile. Mais si le processus est facile à comprendre et convivial, il sera beaucoup plus facile d’encourager les employés à l’adopter dès le départ.
En ce qui concerne les demandes d’achat, les avantages l’emportent largement sur les inconvénients. Si vous avez déjà mis en place un processus d’achat qui implique des mails, des appels téléphoniques, des feuilles de calcul ou un système générique de gestion des flux ou des tâches, vos employés sont déjà impliqués dans un processus d’achats. Les demandes d’achat rendent simplement ce processus plus rapide, plus transparent et moins frustrant.

Questions courantes :

Qu’est-ce qu’une demande d’achat ?

Une demande d’achat ou demande achat est un document interne qu’un employé soumet pour obtenir l’autorisation d’effectuer un achat.

Comment faire une demande d’achat ?

En tant que demandeur, pour faire une demande d’achat, vous devez remplir et soumettre un formulaire de demande d’achat. Ce formulaire indique généralement le produit ou le service que vous souhaitez acheter, la quantité, le fournisseur, la part du budget disponible qu’il utilisera, etc. La demande d’achat passera ensuite par un flux d’approbation qui peut contenir un ou plusieurs approbateurs pré-assignés (selon les politiques de votre entreprise).

Qui approuve la demande d’achat ?

Une demande d’achat soumise passe par un flux d’approbation pré-affecté où le ou les approbateurs requis doivent donner leur accord avant qu’un bon de commande puisse être créé.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.