Les risques liés au processus d’achats : Identifier, anticiper, piloter

La gestion des risques fait partie des principales missions d’un Service Achats. Par exemple, la mise en place d’une cartographie des risques est une des bonnes pratiques pour garantir la pérennité du processus d’ achats d’une organisation.

Mais quels sont les types de risques liés au processus d’ achats ? Comment les prévenir ou les anticiper ? L’entreprise doit en effet privilégier des comportements de prévision plutôt que des comportements d’adaptation. Comme le dit l’adage, il vaut mieux prévenir que guérir. Enfin, comment l’entreprise peut se prémunir des risques avec des outils d’ analyse ?

Voici en 3 points les éléments de réponses à ces questions pour une meilleure gestion des risques liés au processus d’achats d’une entreprise.

1. Les risques Achat

Les risques externes

Avec la mondialisation de l’internet et la dynamique des marchés internationaux, la concurrence perpétuelle a augmenté les risques fournisseurs. Ainsi pour sécuriser votre processus d’ approvisionnement, recourir à un sourcing fournisseur régulier est recommandé. Une évolution des prix des matières premières par exemple impacte directement la marge d’une activité. Le savoir est une chose, anticiper avec des alternatives est une assurance raisonnable.

La réduction des coûts a engendré la délocalisation des activités stratégiques des entreprises. Cette externalisation favorise la multiplication des risques techniques : non contrôle de la chaîne de production, produits défectueux, retards de livraison… Les risques de qualité, dus à des contrôles drastiques avec les contraintes géographiques, engendre des dérives et accroît les risques industriels.

Enfin le paiement, dernier maillon du processus d’achats, peut faire l’objet de risques économiques. Volatilité des taux de change, évolution des prix, fluctuation du coût de la matière.

Les risques internes

La gestion des risques s’applique aussi à l’intérieur d’une entreprise. Souvent complexes, les risques internes sont à l’origine de nombreux dysfonctionnements du processus achats.

Les risques métiers par exemple avec des défaillances organisationnelles. Au-delà de coûts de productivités perdus, l’opacité des informations favorise l’émergence de tensions internes, augmente la rotation des effectifs. La mise en place d’un environnement de travail sain est un exemple de plan d’action.

Le processus d’achats, étroitement lié à la responsabilité sociétale des entreprises (Achats RSE), peut directement être confronté à des questions éthiques, sociétales (acheter local, relations fournisseurs saines) et environnementales. Une bonne stratégie achats consiste à conduire un processus avec l’ambition d’adopter de nouvelles normes et certifications de conformité.

Ainsi, une analyse des risques en amont d’un audit permet de mieux appréhender leurs conséquences ainsi que les plans d’action à mener. Les signaux d’alertes seront alors plus facilement visibles.

2. Identifier les signaux d’alarme

De nombreux signaux permettent de déceler l’apparition de risques. En effet, un processus achats maîtrisé doit être rapide et rentable. Dès lors qu’une faille apparait, à l’image d’un grain de sable dans un rouage, celui-ci s’enraye et ralentit le processus.

Les rapports entre collaborateurs sont des indicateurs à prendre en compte. Les tensions par exemple révèlent un manque de communication dans une chaîne d’approvisionnement. Une mauvaise gestion de l’organisation des achats peut entrainer la réception d’une commande inadaptée, des coûts administratifs, des délais de paiements fournisseurs.

La confrontation régulière à des ruptures de stock ne sont pas anodines (sauf si une politique de rareté est pratiquée) et traduisent une défaillance de la supply chain.

Être attentif à ces signaux d’alertes permet de limiter les impacts sur une activité et de mettre en place une stratégie d’ achat croisée avec une maîtrise des risques.

3. Les réducteurs de risques : les outils d’analyse

Un risque s’identifie, se hiérarchise et se maîtrise. Des méthodes et des outils sont utilisés pour définir une priorisation des risques et réduire leurs impacts.

La matrice des contraintes permet d’évaluer chaque risque et de les classer selon leur segment d’achat. La définition d’un index de pondération assure une classification de leurs impacts sur l’activité. Cette matrice centralise les informations pertinentes à prendre en compte lors de la gestion des risques.

Pour optimiser le traitement de ces données, avoir recours à des tableaux de bord avec une mise à jour régulière est une bonne pratique. Cela permet de synthétiser de manière factuelle les indicateurs à suivre pour limiter les incidences sur le processus d’achats comme les risques fournisseurs.
Voici quelques exemples d’indicateurs à suivre sur les fournisseurs stratégiques : délais de paiement, mise en concurrence, chiffre d’ affaires achats, taux de dépendance, délais de livraison ou taux de service sur prestation…

Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.