Dans quels cas faut-il externaliser son processus achats ?

Pour accroître la rentabilité de son entreprise, rien de mieux qu’adopter une meilleure politique des achats ! Il faut en effet améliorer tout le processus afin d’éviter le gaspillage et de réaliser des économies. Pourtant, cette procédure est loin d’être simple à mettre en place…

Ce n’est pas étonnant que plus en plus d’entreprises s’orientent aujourd’hui vers l’externalisation des achats. L’outsourcing se présente en effet comme une solution pratique et avantageuse surtout lorsque le volume de commande est important.

Externalisation des achats : définition 

L’externalisation des achats est une pratique de plus en plus courante chez les TPE et PME. Elle consiste à confier à un prestataire externe la gestion des activités et services d’achats et approvisionnements. Appelée aussi outsourcing ou BPO, cette démarche constitue un outil de développement efficace pour les entreprises.. 

Notons que pouvez confier une partie ou la totalité de la fonction achat aux experts. Tout dépend des besoins de l’entreprise. Certaines entreprises se limitent à déléguer uniquement la gestion des achats directs. Pourtant, le prestataire possède aussi l’expertise pour intervenir sur le plan organisationnel.  

Attention ! Externalisation et sous-traitance sont deux notions différentes, même si elles sont basées sur le même principe. En effet, externaliser, c’est établir une collaboration de longue durée. La sous-traitance revêt un caractère ponctuel.

Dans quels cas externaliser ses achats ?

La question d’externaliser ou non ses achats est assez récurrente dans le monde de l’entreprise et porte même un nom : le Make or Buy. Plusieurs situations peuvent pousser les entreprises à miser sur l’externalisation de la fonction achats :

Pour optimiser la rentabilité

Une bonne gestion des achats a une influence directe sur la rentabilité de l’entreprise. Tout d’abord, elle garantit une réduction des coûts. La marge de l’entreprise va augmenter. Il vous sera aussi possible d’améliorer la qualité des matériaux achetés auprès du fournisseur.

Si vous adoptez de bonnes conditions d’achats, vous pouvez aussi prévenir les incidents majeurs. C’est le cas de la rupture d’approvisionnement et du retard de livraison. Ils pourraient perturber la chaîne de production.

Vous éviterez aussi d’avoir des matières premières de basse qualité, ce qui va réduire la qualité du produit fini. Tout cela va générer une baisse de rentabilité et la perte de clients.

Pour pallier l’absence de service achat 

Certaines entreprises ne disposent pas d’un département des achats. Lorsqu’elles reçoivent une commande importante, elles pourront opter pour l’externalisation. Ainsi, elles ne seront pas obligées de recruter des acheteurs expérimentés.

Notons que cette démarche s’avère assez coûteuse sur le long terme. 

Pour détecter les meilleurs fournisseurs

Il arrive que les directions achats manquent de savoir-faire et de ressources lors du choix de nouveaux fournisseurs. Pourtant, il est primordial de trouver des prestataires qualifiés et fiables afin de solidifier la chaîne d’approvisionnement. 

La recherche de meilleurs fournisseurs devient vite une tâche périlleuse si vous ne disposez pas de bons critères de choix. Il en est de même si vous manquez de temps. C’est le cas lorsque vous devez traiter des commandes volumineuses. Il vous faut des fournisseurs prêts à répondre à vos besoins rapidement.

L’utilisation de méthodes spécifiques et efficaces permettant de les trouver devient cruciale. Raison pour laquelle, il faut faire intervenir des professionnels, quitte à se tourner vers des prestataires externes à l’entreprise.

Pour faciliter la gestion des fournisseurs

Les départements achats doivent souvent collaborer avec plusieurs prestataires. Il devient alors difficile de gérer les relations fournisseurs. Comment trouver les arguments à utiliser pour négocier avec chacun d’entre eux ? Notons que ces prestataires proposent des produits et des prix différents. 

La solution, c’est de réaliser une analyse méticuleuse et de mettre en place une stratégie de négociation performante. Or, il arrive que les responsables des achats ne possèdent pas ces compétences. La solution évidente est d’externaliser les opérations. 

Pour optimiser le processus achats

Le manque de ressources est un problème auquel beaucoup de départements achats doivent faire face. Parfois, les compétences internes ne suffisent pas. C’est le cas lorsqu’il faut concrétiser un projet important ou lorsque des problèmes se présentent. 

Lorsque la tâche à faire est urgente, l’externalisation des achats se présente comme la solution idéale. Vous n’avez pas le temps de procéder à un recrutement. La recherche du bon profil peut prendre du temps. Externaliser, c’est renforcer les compétences du service des achats et optimiser le processus. 

Réussir le lancement d’un nouveau produit

Le lancement d’un nouveau produit est un grand projet à piloter avec vigilance. Une étude de marché réussie ne suffit pas.  Le moindre problème au niveau des achats, de la production et de la logistique pourrait causer des pertes importantes. L’intervention d’un professionnel vous permet d’éviter tout cela.

En misant sur l’externalisation, vous évitez également les coups générés par les effectifs supplémentaires sur le long terme. C’est important si vous devez renforcer l’équipe de production. Cela fera plusieurs recrutements d’un seul coup. 

Comment externaliser ses achats ?

L’externalisation des achats est une démarche stratégique à prendre au sérieux. Après tout, vous allez confier une tâche importante à des « étrangers ». L’avenir de votre entreprise en dépend. C’est pourquoi, vous devez agir avec méthode. Découvrez comment mener à bien ce projet d’externalisation.  

Planifier le projet

Si vous voulez confier la direction des achats à un prestataire externe, vous devez bien planifier ce projet en amont.

Il faut donc créer une équipe qui va l’étudier soigneusement. Sa mission consiste à identifier les risques et à éditer un plan d’exécution efficace. Notez qu’une bonne planification vous permet de garantir le bon déroulement de ce processus. Il peut être intéressant de rédiger un cahier des charges pour mettre au propre vos besoins.

Elaborer une stratégie d’externalisation

Pour rappel, l’externalisation est un contrat de longue durée.  Vous avez donc intérêt à mettre au point une stratégie efficace pour éviter les problèmes. La perte de contrôle est l’un des principaux risques à encourir.

En confiant le management des achats à un prestataire externe, vous pourriez avoir du mal à contrôler les choses. Pourtant, vous devez toujours avoir vos mots à dire. 

Analyser les coûts et l’efficacité de la démarche

Externaliser les achats ne signifie pas se détacher de tout et attendre les résultats. Vous devez d’abord connaître les économies substantielles générées par le projet. Une mauvaise estimation pourrait réduire les profits et rendre le processus inutile.

L’idéal, c’est d’évaluer les coûts et la performance des achats de l’entreprise à externaliser. Vous devez tenir compte du type du marché et des produits. 

Bien sélectionner le prestataire

Le choix du prestataire qui va prendre en charge la gestion de vos achats est très important. Un tri rigoureux basé sur des critères pertinents est nécessaire. Il faut que ce soit un prestataire fiable disposant du savoir-faire nécessaire pour améliorer la performance des achats. Il doit être capable d’assurer une : 

• bonne coordination des achats, 
• meilleure gestion des stocks,
• meilleure gestion des fournisseurs,
• amélioration du processus d’approvisionnement,
• réduction des coûts,
• résolution des problèmes, 
• mise en place de stratégies d’achat pertinentes et performantes,
• optimisation des achats stratégiques. 

Bien entendu, les frais de services font partie des critères à ne pas négliger. Il faut évaluer si son intervention présente réellement des avantages économiques.

La comparaison de plusieurs offres vous permettra d’identifier le prestataire idéal. 

Bien négocier avec le prestataire

Vous avez tout à fait le droit de négocier avec le prestataire concernant la qualité de l’offre et les coûts des prestations. L’externalisation doit être efficace, régulière et accessible au meilleur tarif.

Sinon, vous ne pourriez pas obtenir les résultats souhaités. Les termes de cette négociation doivent figurer dans le contrat. 

Centraliser les achats et piloter l’externalisation

Pour réussir le projet d’externalisation, vous devez d’abord centraliser les achats. L’objectif est de réduire, voire éliminer, les achats indirects ou dissidents. Ces dernières peuvent en effet générer des dépenses cachées. Il est donc important d’identifier les achats importants qu’il faut confier au prestataire.

Enfin, le pilotage de la démarche d’externalisation et la gestion de la relation avec le prestataire sont aussi à étudier à l’avance. A défaut d’un responsable des achats, vous devez créer une entité qui va collaborer étroitement avec lui.

Elle doit établir un tableau de bord avec des indicateurs de performance. Il permet d’évaluer si les achats externalisés sont efficaces. 

Quels sont les avantages de l’externalisation des achats ? 

L’outsourcing ou l’externalisation des achats présente plusieurs avantages pour l’entreprise.

Le contrôle et la réduction des coûts

Externaliser les achats stratégiques, c’est aussi une solution pour rationaliser les coûts liés aux achats. La baisse des charges financières de l’entreprise est aussi assurée puisque tous les processus opérationnels seront pris en charge par un prestataire externe. 

Il n’y aura qu’une facture mensuelle unique à payer, et ce, peu importe le volume des achats réalisés. De plus, le prestataire met en place des stratégies achats efficaces. Elles sont censées réduire les coûts. 

Réduction des risques + des économies garanties

Le prestataire externe va développer des méthodes d’achat plus efficaces. Cela vous permet de réduire les risques en matière d’approvisionnement.  L’optimisation du processus vous garantit également des économies à grande échelle. 

Une réduction des charges administratives

Lors de commandes multiples, le processus d’achat devient une opération complexe et fastidieuse. Vous avez plusieurs tâches à faire comme : 

• émettre des bons de commande, 
• choisir des fournisseurs, 
• négocier des tarifs,
• facturer, 
• réaliser les paiements….

Tout cela demande énormément de temps. L’externalisation des achats peut simplifier votre tâche. C’est également permettre à l’équipe de se concentrer sur son besoin fonctionnel. En effet, ils vont enfin se focaliser sur le développement commercial et la vente des produits finis. 

Toutefois, vous devez toujours effectuer un suivi des activités liées à l’approvisionnement. Vous pouvez faire cette tâche avec plus de facilité en utilisant une solution de gestion comme Weproc, qui est conçu pour vous aider à améliorer vos pratiques d’achat. 

 

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