Transformer la gestion des factures fournisseurs en axe stratégique

Les fournisseurs occupent une place non négligeable dans la gestion des achats et dans fonctionnement des entreprises en général. Il est donc important de consolider cette relation entre ces deux partenaires. Il arrive cependant que la gestion des factures fournisseurs, malgré son importance, se présente comme une tâche chronophage et ardue. Reste donc à savoir comment la simplifier afin d’en tirer le meilleur parti possible. Pour ce faire, il est primordial de mettre en place une organisation parfaite du traitement des factures fournisseurs et d’intégrer une digitalisation des opérations afin de s’assurer un rendement optimal.

Organisation de la procédure de gestion des factures fournisseurs pour un résultat efficace

L’une des tâches les plus accablantes dans les entreprises reste la facturation. Bien qu’elle soit indispensable, elle constitue une charge intense et exigeante qui requiert assez de temps. Ne pas le faire correctement ou ne pas le faire à temps pourrait entraîner des conséquences désastreuses pour l’entreprise. Les cas de retards de paiement et de pertes de marchés pourraient, à la longue, avoir des effets contre-productifs notamment sur les délais de traitement. Plusieurs étapes concourent à une optimisation des résultats escomptés.

Étapes du traitement des factures fournisseurs

Pour toute entreprise, la réception d’une pièce nécessite un enregistrement, un contrôle, une approbation, un paiement et un archivage. Ainsi, l’organisation au sein de l’entreprise doit être telle que les rôles de chaque employé sont clairement et préalablement définis. L’improvisation doit être bannie au risque d’enregistrer des disparitions de factures. Dès la réception d’une facture, les mesures nécessaires doivent être enclenchées.

L’enregistrement est la seconde étape du traitement des factures fournisseurs. Il est nécessaire, car il permet de retracer le flux financier. Vient ensuite l’opération de contrôle, qui permet de vérifier les pièces comptables avant la validation du paiement. Une fois approuvées, les factures fournisseurs devront être payées dans le strict respect des délais réglementaires. Enfin, les factures devront être archivées de façon à pouvoir les retrouver très facilement. Le traitement automatisé qui existe sur les outils numériques de gestion des achats facilite cette étape du processus et évite les risques liés à la mauvaise gestion des factures fournisseurs.

Les limites du traitement manuel de factures fournisseurs

Les factures fournisseurs sont d’origines diverses et présentent des formes variées.  On distingue les factures fournisseurs sécurisées en mode RGS, EDI ou celles reçues en RGS, en PDF ou de manière traditionnelle. La saisie manuelle de ses diverses formes de factures n’est pas aisée d’autant plus lorsqu’elle est réalisée sur Excel pour la gestion des factures fournisseurs. Il constitue une porte ouverte aux erreurs de saisie, à une débauche d’énergie et à un temps de traitement prolongé. Ainsi, il y a lieu de trouver un moyen plus rapide et efficient de gérer au mieux ses différentes factures pour la bonne marche de l’entreprise.

A l’ère des nouvelles technologies et avec la loi Finance 2020, il est important de revoir cette gestion archaïque des factures papier pour faciliter la comptabilité fournisseurs dans un premier temps et pour respecter la loi sur la facturation électronique dans un deuxième temps. Dès lors, il faut faire intervenir un outil capable d’automatiser la gestion des factures fournisseurs : la SRM. Avec la dématérialisation des factures fournisseurs, il est plus facile d’éviter les erreurs et d’obtenir une meilleure sécurité des données.

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La SRM : un outil permettant de transformer la gestion des factures fournisseuses en axe stratégique

La Supplier Relationship Management (en français, gestionnaire de relation avec les fournisseurs) est un outil qui aide à l’automatisation des factures avec la création de factures électroniques. La transformation digitale opérée avec la mise en œuvre d’un SRM aura une incidence réelle sur l’entreprise, car elle lui permettra de rentabiliser son activité avec un gain de temps et  avec l’entretien de meilleures relations avec les fournisseurs.

Pour simplifier la relation entre fournisseur et entreprise, le SRM procède par 6 grandes étapes.

La première étape

Il s’agit de la conception collaborative. Elle est la base de tout le système et permet à l’entreprise d’identifier et de faire part de ses besoins. Pour ce faire, elle devra entrer sur la plateforme, toutes les informations relatives à ces besoins en matière première. Ces mêmes matières premières dont elle se servira pour l’obtention de produits finis.

Plusieurs questions et critères sont à prendre en compte. Quelles matières premières utiliser ? Où s’en procurer ? Les fournisseurs livreront-ils les produis dans les délais estimés ? Si cela n’arrive pas, quelle initiative prendre ? Vu que les fournisseurs sont pris en compte, l’avantage dans ce cas est qu’ils sont en mesure d’intervenir et donc de vous aider à améliorer le rendement de l’entreprise.

La seconde étape

Une fois les besoins de l’entreprise identifiés, il faudra procéder à la sélection des fournisseurs potentiels  les plus pertinents. Cette sélection devra se faire en fonction des différentes questions posées dans la première étape. Un tri devrait donc par la suite être effectué pour classer les entreprises en fonction de leur capacité de production, leurs prix, la qualité de leurs produits et leur délai de livraison. Cette étude permettra de retenir 3 ou 4 des meilleurs fournisseurs, parmi lesquels le fournisseur adéquat sera retenu.

La troisième étape

Il s’agit de la sélection du fournisseur adéquat pour l’entreprise. Pour ce faire, chacun des fournisseurs présélectionnés devra envoyer à l’entreprise des documents qui l’aideront à faire son choix. Ces documents sont composés entre autres des propositions de prix des produits, des demandes de devis et d’autres documents. Ce n‘est que sur la base de ces documents que l’entreprise sélectionnera le fournisseur qui lui convient le mieux.

La quatrième étape

C’est l’étape des négociations. L’entreprise et le fournisseur choisi suite à la troisième étape consolident leur nouvelle relation à l’aide d’un contrat. Les deux parties signeront donc le contrat après lecture et approbation des différentes clauses établies.

La cinquième étape

L’étape après celle de la négociation est celle de l’approvisionnement. À travers cette étape, le fournisseur et l’entreprise, d’un commun accord s’entendent sur le processus de livraison. Les autres aspects, tels que la logistique de livraison, les modes et délais de paiement ainsi que les modalités d’exécution de la commande sont abordés.

La sixième étape

C’est la dernière étape du SRM. Il s’agit de l’évaluation du fournisseur par l’entreprise. Une fois les termes et modalités de livraisons convenus, le fournisseur livre donc les matières premières à l’entreprise. L’entreprise devra donc par la suite évaluer les performances du fournisseur selon plusieurs critères : la qualité des produits, la vitesse de livraison, le rapport qualité-prix et ce, grâce au suivi fournisseur.

Pourquoi opter pour un SRM pour la gestion des factures fournisseurs ?

Pour bien fonctionner, les entreprises ont besoin de fournisseurs compétents et qui offrent des produits de qualité dans le temps imparti. Le choix du fournisseur ne se fait donc qu’après plusieurs analyses et après la prise en compte de différents critères. Cela permet au fournisseur et à l’entreprise d’apprendre mutuellement à se connaître et d’avoir une idée des attentes de l’autre. L’outil offre des avantages sur la relation client fournisseur, qui influent sur la gestion des factures fournisseurs.

Un SRM peut être un vrai avantage pour une entreprise, car elle aide cette dernière à :

• Améliorer les relations entreprise-fournisseurs : avoir amples connaissances du fonctionnement et des besoins de l’autre permet aux fournisseurs et aux entreprises de mieux collaborer pour la satisfaction de tout un chacun ;
• Mettre l’entreprise et le fournisseur au même niveau d’information : la SRM, en rapprochant l’entreprise à son fournisseur, brise les barrières entre ces derniers et facilite l’échange d’informations. Cela permet ainsi de maintenir une bonne gestion des fournisseurs ;
• Gagner du temps : en automatisant le processus de facturation, les entreprises économisent assez de temps. C’est aussi le cas des fournisseurs qui n’en perdent plus en livrant des commandes qui ne correspondent pas forcément aux attentes des entreprises ;
• Faire des économies ;
• Optimiser le processus d’approvisionnement.

C’est un système qui permet aux entreprises d’améliorer la communication avec leurs différents fournisseurs. Réciproquement, les fournisseurs, eux aussi, avec une meilleure idée des attentes de leurs clients, sauront s’adapter aux besoins de ces derniers et seront donc plus efficaces. Pour certains fournisseurs, il faudra les convaincre d’opter pour la facture électronique, pour faciliter le processus achats. Pour d’autres, ils deviendront ainsi des partenaires de l’entreprise à part entière.

Exemple de facture dématérialisée sur le logiciel Weproc.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.