La rationalisation du panel fournisseurs
Il est commun d’entendre de la part des fournisseurs au moment des négociations : « Le volume d’affaires est trop faible pour vous faire bénéficier de remises plus importantes ou de tarifs plus compétitifs ».
Or l’un des leviers majeurs de l’acheteur reste l’effet volume. Dès lors, comment expliquer la taille de certains panels ?
Les raisons en sont multiples : historiques, politiques, stratégiques, économiques, technologiques…
Dans la gestion de leurs relations fournisseurs, les entreprises sont à la recherche d’efficience, une des premières stratégies à mettre en place est la massification des achats en réduisant l’effectif de fournisseurs.
Il devient donc nécessaire et urgent de définir la rationalisation du panel fournisseurs comme l’un des grands axes de la politique achats. Dans cet article, apprenez l’importance, les avantages et les étapes de préparation à la réduction du panel.
Sommaire
1 – Pourquoi le panel fournisseurs s’est développé au fil du temps ?
Le développement de l’entreprise et l’augmentation ou la rotation du nombre d’acheteurs au service achats a généré un nombre croissant de fournisseurs référencés.
À ces fournisseurs référencés il convient de rajouter des fournisseurs non référencés auprès desquels des services ont effectués des « achats sauvages » c’est-à-dire en dehors de toute procédure.
Exemple de Panel Fournisseurs sur le logiciel Weproc
2 – Quels sont les coûts générés par ce panel ?
La multiplication du nombre de fournisseurs génère automatiquement l’augmentation des différents coûts administratifs liés au panel.
- D’une part les coûts de gestion du panel fournisseurs estimé entre 800 et 1000 euros qui concerne plus particulièrement les dépenses de référencement et également celles liées à la mise à jour de la base de données.
- D’autre part les coûts de passation de commandes comprises entre 30 et 100 euros qui sont les coûts administratifs d’une commande (achats- réception marchandises et comptabilité fournisseurs).
La somme annuelle de ces coûts n’est pas négligeable et amène les entreprises et leur service achats à réduire le panel fournisseurs car cette réduction permet de diminuer les coûts administratifs, mais surtout devient un véritable levier auprès des fournisseurs restants.
3 – Pourquoi réduire le panel fournisseurs ?
La réduction du panel fournisseurs est un levier bien connu des acheteurs. En effet, le montant total des achats étant réparti sur un nombre restreint de fournisseurs donne à l’acheteur un pouvoir de négociation qui aboutit généralement à une réduction des prix.
Au-delà de ces bénéfices purement financiers, la réduction du panel fournisseurs permet aux acheteurs une meilleure gestion quotidienne de leur charge de travail pour améliorer leur productivité.
De plus l’optimisation du panel amène aussi les fournisseurs à augmenter leur implication notamment en participant activement à l’innovation, en améliorant la qualité et la ponctualité des livraisons et ceci dans le but de maintenir les relations commerciales avec son client.
Attention cependant à ne pas réduire son panel plus que la situation ne l’impose. Il faut veiller à conserver une logique industrielle, à opérer des regroupements intelligents : par métier, par technologie…
Chaque suppression doit être réfléchie et discutée : pourquoi supprimer tel fournisseur ? Quels sont les enjeux, les gains possibles, les risques pour le futur ?
Si réduire son panel fournisseurs relève de la politique générale de l’entreprise celle-ci doit être mûrement réfléchie. En effet, cette stratégie doit être cautionnée par l’ensemble des acteurs de l’entreprise tout d’abord parce que chacun a un rôle spécifique à faire valoir, mais également parce que c’est une action à long terme qui nécessite la mobilisation de ressources humaines conséquentes.
4 – Comment réduire son panel ?
Avant d’entrer dans le vif du sujet il est important de définir quelques notions de base :
Quand un fournisseur est-il comptabilisé au panel ?
✅ Lorsqu’il fournit des matières premières, des pièces en nomenclature ou qu’il exécute un travail de sous-traitance
✅ Lorsqu’il existe une commande ouverte et au moins une livraison par an
✅ Lorsque le fournisseur est externe.
Quand un fournisseur est-il comptabilisé comme supprimé du panel ?
✅ Lorsque la commande ouverte a été fermée
✅ Lorsque la dernière livraison a été effectuée
✅ Lorsque la dernière facture a été honorée.
Quels sont les préliminaires à la suppression des fournisseurs ?
Analyser le panel : la méthode ABC
La méthode ABC (Activity Based Costing) consiste en un croisement du nombre de fournisseurs et du chiffre d’affaires.
Principe : cette loi permet une mesure très précise des coûts et des performances d’achats. Il convient de distinguer trois types d’achats, répartis en autant de segments :
Identifier les fournisseurs « candidats » à la suppression
Deux contraintes importantes à prendre en compte :
La mesure de la performance fournisseur
Avant d’envisager de réduire le panel fournisseur, il est impératif de mettre en place la mesure de la performance fournisseurs car sans cette mesure le risque est de sortir des « bons fournisseurs » et de garder les « mauvais ».
Ainsi on pourra déterminer les fournisseurs avec lesquels la société ne souhaite plus travailler. La pertinence de cette étude conditionne la réussite de l’opération.
Mais pour éviter les erreurs, il est important d’associer l’ensemble de l’entreprise. La participation de tous est primordiale, tout d’abord pour collecter le maximum d’informations, mais aussi pour légitimer la suppression de certains fournisseurs.
On peut déterminer une liste non limitative des interlocuteurs à rencontrer et d’informations pertinentes :
✅ La réception / le contrôle :
- Respect des délais de livraison
- Conformité des livraisons aux commandes…
✅ La qualité :
- Respect des procédures
- Audit des sites de production…
✅ L’exploitation :
- Problèmes rencontrés
- Contact avec les services techniques des fournisseurs…
✅ Les achats :
- Niveau des prix
- Services annexes…
✅ La comptabilité :
- Litiges de facturation
- Respect des conditions générales d’achat…
Pour collecter les données venant de ces sources différentes il peut être opportun d’effectuer des regroupements de fournisseurs en recherchant des dénominateurs communs :
➡ Même technologie (découpe, injection…),
➡ Mêmes produits (fixations, packaging…),
➡ Même application
- Le taux de dépendance fournisseurs
Lorsque le taux de dépendance du fournisseur est supérieur à 30 % le risque pour le fournisseur est de le mettre dans une situation financière délicate qui peut l’amener jusqu’au dépôt de bilan notamment si vous le sortez très rapidement de votre panel.
De plus en France le fait d’avoir un taux de dépendance supérieur à 30 % chez un fournisseur, vous impose des règles strictes pour le sortir de votre panel sauf à prouver que ce fournisseur ne répond pas à vos exigences.
Évaluer la faisabilité d’une suppression
La faisabilité d’une suppression est fonction de nombreux paramètres. Il est certes impossible d’en maîtriser l’ensemble, mais prendre en compte le maximum d’éléments permet de se faire une idée assez juste des moyens à mettre en œuvre pour piloter une suppression.
Parmi ces éléments, citons le nombre de références concernées, la spécificité des produits, la nécessité d’utiliser des outillages spécifiques, l’état concurrentiel du marché, etc…
En conclusion, l’accroissement du nombre de fournisseurs est dû au développement de l’entreprise. La réduction du panel fournisseurs est une stratégie entreprise qui s’avère apporter de nombreux avantages : bénéfices financiers, meilleure gestion, augmentation de l’implication des fournisseurs restants…
Pour réduire de manière efficace son panel, il est important de suivre quelques étapes en amont : dans un premier temps, il faut analyser son panel, puis identifier les fournisseurs supprimables grâce à la mesure de la performance et le taux de dépendance fournisseurs, et enfin, évaluer la faisabilité de la suppression.
Sinon, il existe des méthodes et outils à utiliser à découvrir pour mener à bien une réduction du panel fournisseurs.
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Ancien Directeur des achats de plusieurs entreprises internationales, Louis Languenou a notamment managé les achats de 5 usines dans le monde. Il exerce depuis 15 ans le métier de consultant en organisation achats et il est, en parallèle, formateur en France et en Afrique dans le domaine des achats ainsi qu’au sein d’écoles supérieures.