Comment convaincre les fournisseurs d’opter pour la facture électronique ?
Les achats et acquisitions de tout genre représentent le cœur de l’activité de l’entreprise. Dans cet écosystème d’échange de valeurs, les fournisseurs occupent un rôle prépondérant. Leur entière collaboration est vitale au développement de l’entreprise. Par ailleurs, la survenue de la crise sanitaire a bousculé quelque peu le mode de fonctionnement des entreprises. Elle a aussi introduit de nouveaux modes et outils de gestion révolutionnaires. La popularisation de la facturation électronique est l’une de ces avancées louables.
Certes avantageuse, cette réforme ne connaît pas encore l’approbation de tous. La réticence de certains fournisseurs est toujours de mise. Comment convaincre ses partenaires de jouer le jeu ? Quelles méthodes utiliser pour les faire adhérer au système ? En quoi est-elle nécessaire dans l’optimisation des factures fournisseurs ? Nous en parlerons dans les détails au sein cet article.
Sommaire
Un coup d’œil sur la facture électronique
Finie l’émission de factures au format papier et place à la facture « électronique », qui comme son nom l’indique, est une facture que l’on délivre électroniquement. Elle est conçue, délivrée et conservée au format électronique. Aucune impression n’entre en compte dans ce processus et ce, quel que soit la taille des entreprises. Les deux parties prenantes, lors du processus achats par exemple, y trouvent leur compte. La gestion des factures fournisseurs à travers la facture électronique devient davantage efficace.
Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises qui travaillent avec le secteur public sont obligées de transmettre des factures électroniques. Or, l’objectif est d’atteindre, d’ici deux ans, les 100% de factures éditées et conservées au format électronique. Au 1er juillet 2024, chaque entreprise devra accepter les factures créées, délivrées et archivées électroniquement par les fournisseurs. Cette obligation de facturation établie par la loi de finances 2020 a pour objectif de généraliser les factures au format électronique en France. Pour ce qui est des données de facturation, ces dernières devront être envoyées à l’administration fiscale. C’est l’e-reporting.
Exemple de facture dématérialisée sur le logiciel Weproc.
Avantages de facture électronique pour les fournisseurs
S’il est indéniable que la facturation électronique est bénéfique pour les PME, elles n’en demeurent pas moins avantageuses pour les fournisseurs. En effet, les fournisseurs ont également de très bonnes raisons d’opter pour les factures normalisées. Nous pouvons citer entre autres :
Le délai de paiement
Il faut remarquer que le plus grand problème dans la relation client-fournisseur est le délai de paiement des factures. Plusieurs raisons justifient ce retard :
- Durée trop longue de traitement ;
- Papiers administratifs encombrants ;
- Lenteur administrative au niveau de la poste ;
- Lourdeur administrative au niveau de l’entreprise.
Par contre, avec la facture électronique, on assiste à la réduction des délais. L’automatisation de toutes ces étapes permet une diminution du délai de paiement et facilite la transmission de données. On observe donc une rapidité au niveau du traitement des données et de l’envoi des factures. Toute la paperasse administrative sera éliminée du processus de facturation. Ce qui améliorera aussi la relation client-fournisseur.
L’une des autres causes du retard de réception reste les erreurs de saisies. En effet, les erreurs sur les factures sont très courantes pendant l’activité des entreprises : mauvais calcul de la TVA qui entraîne de fausses déclarations de TVA, ou encore des erreurs de coordonnées ou d’inscription. Ces erreurs d’inattention allongent considérablement la durée du délai de paiement. Les factures doivent alors être réexaminées et les erreurs corrigées.
Or, avec la facturation électronique, on ne note pas ces erreurs. L’automatisation prend en compte l’efficacité de la démarche et la fiabilité des données. Ce qui permet de gagner un temps précieux et de se concentrer sur d’autres tâches à haute valeur ajoutée.
La traçabilité
Un autre avantage, et pas des moindres en ce qui concerne la mise en œuvre de factures électroniques, est la traçabilité. Les fournisseurs savent exactement à quelle étape en est le traitement de leur facture. Cela rassure les collaborateurs et les met en confiance. Aussi, cette automatisation de la transmission des factures et de leur traitement permet d’archiver les documents de façon idéale et d’avoir une totale transparence. La gestion des factures est ainsi simplifiée grâce à une réception de factures sur un seul et même outil.
L’amélioration des relations client-fournisseur
Comme mentionné plus haut, la dématérialisation des factures améliore grandement la relation client-fournisseur. En réalité, les fournisseurs sont très importants pour l’optimalisation des finances d’une entreprise. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle les SMR et les logiciels d’achat existent. Alors, pour protéger cette relation de confiance entre un client et son fournisseur, il faut à tout prix éviter les litiges.
Opter pour les factures électroniques pour réduire le délai de paiement serait très bénéfique pour la bonne coopération client-fournisseur et signifierait la fin des factures papiers. Finis les multiples appels de la part des fournisseurs pour savoir où en est le traitement de leurs factures. La dématérialisation des factures est alors très avantageuse pour le client et pour le fournisseur ainsi que pour la relation de coopération qui les lie que ce soient pour des petites entreprises ou des moyennes entreprises. Cela renforce la relation de confiance entre le client et ses fournisseurs.
Pourquoi vos fournisseurs devraient opter pour la facture électronique ?
Connaître les bénéfices d’une opération est une chose, mais convaincre les autres de l’adopter en est une autre. La première des choses à faire pour y arriver est de ramener le coût de cette technologie au plus bas. L’accès à la plateforme doit être totalement gratuit pour les fournisseurs ou alors être suffisamment pertinent pour les convaincre à l’utiliser sur le long terme. En effet, ils ne s’opposeront pas à une méthode qui, en plus d’apporter une solution à leurs problèmes, ne leur coûte absolument rien. Lever la barrière du prix convaincra sûrement vos fournisseurs d’adhérer à votre méthode. Vous pourrez donc dématérialiser vos factures en toute quiétude. Ensuite, il faudra montrer, dans la pratique, les bienfaits de l’adoption de la facture électronique. Utilisez cette automatisation pour leur montrer de façon réelle le temps que cela leur fera gagner. Face à la preuve de l’efficacité de la facturation électronique, ils n’auront d’autre choix que d’opter pour cette solution.
En résumé, les factures sous forme électronique sont une véritable aubaine pour les entreprises et pour les fournisseurs et relancent la compétitivité des entreprises. Comme les coûts de traitement sont moindres, elles permettent une réduction des coûts non négligeables. Mais ce n’est pas tout, elles donnent la possibilité de faciliter la réception des factures mais aussi de gagner un temps précieux qui rendra l’entreprise plus productive. La facturation électronique est également un excellent moyen pour la sécurisation des factures de l’entreprise et d’avoir une totale transparence de bout en bout. Ces types de factures représente une véritable opportunité pour améliorer les relations entre client et fournisseur.
De multiples avantages avec la facture électronique pour les entreprises
L’arrivée des factures électroniques a été une véritable aubaine pour les PME. Elles présentent beaucoup d’avantages pour ces dernières . Un outil de gestion des achats qui propose la facturation électronique a donc un réel impact sur le service comptable.
La rapidité
Les factures électroniques sont beaucoup plus rapides à délivrer. En effet, il y a beaucoup moins de protocoles administratifs à mener. L’automatisation de ces démarches permet de rendre le paiement des factures plus rapide que jamais. Le traitement automatisé facilite les différents processus de l’entreprise.
La rentabilité
Les factures électroniques reviennent moins chères aux entreprises. Pour cause, elles permettent aux entreprises d’économiser à la fois du papier, de l’espace de stockage et de l’électricité. Elles réduisent donc considérablement les dépenses de l’entreprise.
La sécurité
Ces factures sont conçues de manière automatique, elles réduisent donc le risque d’erreur de saisie ou toute autre erreur. Elles sont plus efficaces, plus transparentes et plus faciles à contrôler. La sécurisation des factures est nécessaire pour le bon fonctionnement d’une entreprise.
La durabilité
Comme tout document en version électronique, les factures électroniques sont plus durables. Elles ne risquent pas de se détériorer ou d’être égarées en cours de transport.
La diminution du risque de fraude
L’arrivée des factures électroniques n’est pas seulement bénéfique dans la rapidité de traitement des factures. Elles permettent également d’éviter les fraudes et les escroqueries. En effet, étant plus transparentes, elles découragent tous types de magouilles. Elles peuvent ainsi constituer un outil de sécurité et de contrôle pour l’entreprise.
Augmentation de la productivité
En plus d’être plus économique, utiliser les factures électroniques a de nombreux avantages stratégiques. En effet, elles diminuent considérablement le travail à abattre par les membres de l’entreprise. Les ressources humaines sont donc mieux gérées. Les employés pourront être déployés pour des tâches plus importantes. Cela augmente la productivité de l’entreprise.
Automatisation du processus
L’objectif premier de la dématérialisation des factures est d’obtenir un système automatisé. Ce système de facturation électronique est donc un pas de plus vers la numérisation. Ses potentialités bien utilisées permettront un essor plus rapide de la société.
La réduction des émissions de carbone
En outre, l’utilisation des factures électroniques a aussi un impact conséquent sur l’environnement. L’élimination des supports papier et de l’imprimerie réduit les émissions de carbones. Les gaz à effet de serre produits lors du transport seront également éliminés.
Tous ces différents facteurs témoignent de la valeur de cette nouvelle méthode de facturation pour toutes les entreprises. Cela évite certains risques liés à une mauvaise gestion des factures fournisseurs. En optant pour ce type de facture, vous vous allégez la tâche, à vous ainsi qu’à vos employés. Finalement, en utilisant cette méthode de facturation, tout le monde y trouvera son compte et il ne sera plus nécessaire d’utiliser Excel pour gérer les factures fournisseurs.
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