Comment réduire les coûts de gestion fournisseurs ?
Les entreprises peuvent réduire considérablement leurs dépenses fournisseurs à partir de la qualité des données remontées dans un logiciel de gestion. L’efficacité, la réduction des coûts et l’analyse des dépenses figurent parmi les principales missions de la gestion des achats. Les stratégies suivantes permettent de réduire les dépenses de gestion fournisseurs, les coûts d’ achats, et même les coûts de gestion.
Sommaire
Avoir une vue exhaustive en temps réel des flux fournisseurs
Les données liées aux fournisseurs peuvent renforcer leur pouvoir de négociation. À l’image des entreprises pétrolières et gazières, il faut avoir à chaque instant une vue à 360° de tous les fournisseurs. Il s’agit du principal élément à tenir compte si on veut obtenir une réduction de coûts d’approvisionnement. Un panel fournisseurs digitalisé facilite ce travail. Grâce à ces données, il est plus facile de négocier les prix et les conditions de paiement avec les fournisseurs.
Il faut également avoir une compréhension totale de toutes les relations et des dépenses liées aux fournisseurs de l’entreprise dans son ensemble. En plus des achats directs, les achats hors production comme les frais généraux doivent aussi être maîtrisés. Une application de gestion des commandes permet d’alimenter par de flux d’utilisation les données nécessaires à la bonne gestion des relations avec les fournisseurs. L’application aide par exemple à découvrir les coûts cachés grâce à la centralisation des données. Ou encore de réduire un panel fournisseurs dont l’entretien peut être coûteux et la gestion inefficace au regard des enjeux de l’entreprise.
Ainsi, pour réduire vos coûts à partir d’une vue exhaustive de votre panel fournisseurs, les actions suivantes sont possibles :
- Éliminer les frais de gestion nécessaires à la gestion du cycle de vie des fournisseurs
- Analyser leurs informations
- Évaluer leurs performances
Par ailleurs, l’accélération et la simplification des processus est une mission de la fonction achats. L’accès au panel par exemple pour les grandes entreprises. Ou alors l’automatisation du processus de commandes et des workflows achats. Une meilleure gestion de la relation fournisseur est également rendue possible avec la mise à disposition d’un portail fournisseur avec lien privé. Un service achats doit dégager du temps et de l’énergie pour renforcer les relations avec les fournisseurs stratégiques et stimuler l’innovation plutôt que d’être ralenti par une gestion administrative.
Digitaliser les échanges
La transmission rapide des informations est le fondement d’une évolution du commerce réussie. Leur optimisation engendre une réduction des frais de gestion. Cela se retrouve plus particulièrement chez les fabricants, les distributeurs et les détaillants. Si les données fournies des produits sont précises et complètes sur l’ensemble des canaux de distribution, les économies d’échelle sont de fait directement visible. Par exemple un produit manquant permet une réduction des risques techniques. Il en résulte des marges et des taux de conversion élevés dans l’e-commerce et des lancements de produits plus rapides. Une visibilité à 360° réduit de manière considérable les efforts manuels et les coûts de gestion. Elle rationalise le processus de mise à jour, de gestion et de partage des informations de produits avec les partenaires commerciaux.
Par ailleurs, plusieurs leviers de réduction des coûts sont rendus possibles selon la qualité des données. Cela peut aussi bien concerner les fournisseurs, les produits, les matières premières que les contrats. De bonnes données aident à obtenir une vue précise et globale de toutes les opérations de la chaîne d’approvisionnement. Cela permet de prendre les bonnes décisions, de mieux administrer les relations fournisseurs et de prendre les devants sur une stratégie achats responsable.
Par conséquent, les règles de qualité des données doivent faire partie de toutes les applications commerciales, comme les gestions de commandes. C’est un aspect à prendre en compte lorsque l’on cherche à optimiser la logistique. Cela concerne notamment la vérification des données de contact et d’adresse, il faut connaître le surcoût lié à une livraison à la mauvaise adresse. En outre, il faut très vite établir une pénalité pour les retards de paiement, d’autant qu’ils peuvent être liés à un envoi accidentel suite à une mauvaise donnée transmise.
Penser productivité
Il est important de tirer parti de l’IA/ML pour automatiser les flux de travail dans une chaîne d’approvisionnement. 68 % de personnes chargées de la gestion de Stock et d’achat considèrent l’amélioration et l’automatisation des processus d’approvisionnement comme une priorité absolue dans leur organisation. Des techniques permises par l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage machine (ML) doivent être intégrées dans les flux de travail d’une chaîne d’approvisionnement. Elles contribuent à la stimulation des performances de différentes manières, parce qu’elles réduisent considérablement, voire suppriment les flux de travail manuel et redondant. Avec les bonnes solutions, on peut accélérer l’intégration des fournisseurs et les délais de commercialisation. On peut également augmenter l’agilité et faire en sorte que les équipes se concentrent sur ce qui compte le plus.
Il convient notamment de noter que la réduction des coûts est souvent liée à un gain du temps. Du temps qui peut s’utiliser pour renforcer les relations avec les fournisseurs. Il permet de développer et de conduire des idées commerciales innovantes, ou d’explorer de nouveaux produits et marchés.
Développer une stratégie d’achat
Les coûts de gestion fournisseurs peuvent être analysés à partir de plusieurs segments. Les familles d’ achats, le volume d’achats ou encore les achats sauvages. Une bonne pratique pour assurer une réduction des coûts est de réaliser une cartographie des achats en début d’exercice. Souvent réalisée par un service achats, il existe des outils pour vous aider dans sa réalisation. Elle peut instaurer une nouvelle politique achats et générer des leviers de réduction qui vont au-delà de la gestion fournisseurs.
La part consacrée aux achats indirects et frais généraux peut être décidée dès cette étape avec la mise en place d’un budget. La gestion des risques est également favorisée grâce à cet exercice. Si enfin le volume d’achats est connu, une stratégie de gestion des stocks peut être initiée pour augmenter le coût moyen par commande et réduire de facto le coût de passation de commande.
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Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.