E-procurement : les étapes clés pour réussir son projet et réduire ses couts

L’approvisionnement en ligne ou e-procurement, est un concept très apprécié aujourd’hui en raison des bénéfices qu’il procure. Mais pour pouvoir réduire les coûts et réussir son projet e-procurement, il convient d’adopter des stratégies précises. Cela permet de réaliser des économies et d’optimiser la gestion des achats ainsi que les relations commerciales avec les fournisseurs. Ce projet de transformation digitale ne doit pas être pris à la légère, aussi retrouvez dans cet article les étapes clés pour mettre en place une stratégie de digitalisation e-procurement dans votre entreprise :

1. Établir des objectifs bien précis

Dans un premier temps, comme avec n’importe quelle gestion de projet, réaliser les démarches d’E-procurement nécessite de définir des buts précis. Fixer ces objectifs permet de préciser son projet pour mieux le réussir. Mais pour ce faire, il convient aussi de respecter quelques points concernant ces objectifs. En l’occurrence, ils doivent être :

• Réalistes par rapport aux ressources que votre entreprise est prête à fournir.
• Mesurables par rapport au délai de mise en œuvre fixé pour les atteindre.
• Communiqués auprès de tous les contributeurs internes et externes du projet.

Le fait d’établir ces objectifs est une première étape essentielle à prendre en considération. Le projet s’entame à cet instant. Bien entendu, il peut y avoir des objectifs supplémentaires qui peuvent évoluer au fur et à mesure de l’avancée du projet.

2. Disposer de partenaires pilotes

Par la suite, un projet e-procurement est beaucoup plus facile à réaliser si vous avez des partenaires engagés et bien ciblés. D’une part des équipes internes avec un chef de projet dédié et maîtriser les informations de type volume d’achat sur période, outils internes déjà utilisés. D’autre part un fournisseur et des prestataires fiables qui respectent tous les délais du contrat, car l’erreur n’est pas permise à cette étape du projet. Ils vous aideront à définir correctement les modalités de la digitalisation des processus en participant activement au projet.

En outre, ces partenaires doivent vous permettre de tester le système d’information avant de le mettre en œuvre. Cela impose qu’ils disposent d’assez de crédibilité pour faire valoir le résultat obtenu grâce à la réalisation antérieure de projets informatiques, en vue de constater un résultat avant/après significatif.

3. Perfectionner le lien avec les fournisseurs

Il est important de noter que votre projet aura beaucoup plus de portée si la dématérialisation des achats est bien adoptée par vos fournisseurs. Au risque de voir votre projet informatique échouer rapidement, car non soutenu par vos parties prenantes. Bien entendu, l’apport des premiers partenaires aura une influence majeure sur la dématérialisation complète de la chaîne d’achat. Cela permet d’établir une stratégie d’achat qui sera bénéfique à la fois pour les fournisseurs et les entreprises.

Toutefois, l’implication de tous ces fournisseurs n’est jamais acquise. C’est justement pour cela qu’il est primordial d’optimiser vos relations pour tisser un lien de confiance avec les fournisseurs. Et leur communiquer les effets positifs de ce type de projet : réduction des erreurs, gain de temps et de traitement, délais de paiement réduits.

4. Possibilité d’avoir des canaux différents

Dès la conception du projet e-procurement / digitalisation achats, il faut cibler les canaux disponibles et utilisés par votre structure. Cela vous permet d’anticiper les éventuelles contraintes et d’éviter les risques d’erreur. Ainsi, votre capacité à multiplier les canaux vous donne plus de chances de d’étendre les possibilités de votre processus d’achats. Mais aussi le risque d’ajouter des couches lourdes de ce processus. À vous donc de bien étudier le périmètre du projet.

Chaque canal peut prendre une forme différente en fonction de vos besoins et de ceux des entreprises. Mais le plus important est de toujours avoir la possibilité de les intégrer à votre projet. L’intégration par exemple est en un enjeu stratégique, car il optimise la gestion de vos processus internes.

5. Améliorer la communication

Un projet d’e-procurement réalisé en interne, à l’image d’un projet informatique, nécessite d’employer beaucoup d’efforts et un temps considérable. Chaque acteur doit de ce fait être qualifié afin d’assurer un rythme soutenu. C’est pourquoi la communication est une donnée majeure qui peut faire la différence dans la conduite d’un projet et son adoption.

Inclure les collaborateurs internes et externes permet également de faire des économies sur les coûts de réalisation. Parfois des idées simples proposées par ces acteurs peuvent être d’une grande valeur ajoutée. L’implication de chacun dans la prise de décisions est donc l’une des manières les plus efficaces de réussir.

Par ailleurs, la motivation de chacun est un élément clé menant à la réussite. Le perfectionnement de la communication joue ainsi un rôle crucial pour conserver la confiance des fournisseurs qui collaborent avec vous.

6. Maintenir intactes les relations déjà tissées

Au fur et à mesure que votre projet avance, il ne faut surtout pas négliger l’apport de toutes les parties prenantes. Vous aurez encore besoin de plusieurs partenaires pour parfaire votre projet e-procurement. Pour le moment, il faut avant tout prendre en considération les fournisseurs qui travaillent déjà à vos côtés. Les conserver est primordial pour continuer à réaliser votre projet, c’est l’une des clés les plus importantes de votre réussite. Cela vous permettra de parfaire votre gestion des fournisseurs et d’améliorer la réduction des coûts. Tirez profit de ce développement pour améliorer vos processus et la gestion administrative globale de votre entreprise.

En bref, le choix de la plateforme utilisée sera la première stratégie à adopter pour réussir un projet e-procurement. En dehors de cela, le choix des partenaires sera également un paramètre à ne pas négliger, notamment parce qu’il déterminera votre crédibilité. Pour cela, Weproc peut parfaitement vous accompagner dans toutes vos démarches et prendre en charge de manière rapide et efficace les étapes expliquées dans cet article.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre logiciel de gestion des Achats ? Contactez-nous ou demandez votre démonstration de 15 minutes ci-dessous ! 

Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.