Quel est le rôle du e-procurement au sein des entreprises ?

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Il est aujourd’hui possible pour les entreprises d’utiliser un service de e-procurement qui leur permet d’organiser la gestion des achats pour leurs activités directement sur internet. Cette digitalisation du processus d’achat est une nouveauté qui trouve sa place progressivement au sein des achats en entreprise. En effet, une fois mise en place, elle révèle de nombreux avantages : automatisation de la gestion administrative, sélection des fournisseurs pertinents, contrôle des dépenses efficace. Les directions achats qui ont mis en place ce type de solution d’achat ne veulent pour rien au monde revenir en arrière. Découvrez dans cet article le rôle du e-procurement au sein des entreprises et entrouvrez la porte à un projet de réorganisation.

Effectuer la fonction d’achat en ligne

La fonction achats est l’ensemble des actions qui concernent l’acquisition de biens et de services nécessaires à l’entreprise. Afin de fabriquer les produits qu’elle distribue, elle a besoin de matières premières. De même pour fournir les services qu’elle propose, l’entreprise doit s’entourer des parties prenantes adaptées. Ainsi la fonction achats est essentielle. Les demandes d’achats varient selon les services de l’entreprise et les organisations achats doivent s’adapter : achat de production, achat indirect, achat stratégique… Le domaine des achats est large, c’est pourquoi il est nécessaire qu’il soit outillé.

L’E-procurement a permis de grands changements dans ce domaine, notamment la possibilité d’effectuer cette gestion en ligne. Elle est différente des centrales d’achats qui incarnent l’optimisation des achats avant l’arrivée de l’internet. Quand on ne transite pas par une solution dédiée, on doit utiliser des alternatives. Comme d’autres moyens de communication comme le téléphone, les mails, voire rendre directement visite aux fournisseurs. Ou encore déléguer la gestion des achats à des prestataires externes comme les centrales d’achats. En somme, ce n’est plus une pratique qui reflète les enjeux actuels des petites et moyennes entreprises (PME) et ça implique des changements d’organisation. La gestion des fournisseurs en ligne est un vecteur d’opportunités, saisissez-les !

Faciliter l’accès aux offres des fournisseurs

L’un des intérêts premiers de la digitalisation des achats est que les offres de vos fournisseurs potentiels sont bien plus rapides et faciles d’accès. En effet, elles sont réunies dans des catalogues électroniques dans lesquels on peut se déplacer aisément. L’expérience d’achat devient sensiblement différente et calquée sur les comportements d’achats modernes. Les sites dédiés aux achats pour les entreprises classent généralement les fournisseurs par catégorie ou famille d’achats. Cela facilite la recherche et la sélection des produits en accord avec la politique achat des entreprises.

On peut aussi directement effectuer une comparaison des offres fournisseurs, ce qui est l’une des tâches les plus chronophages sans logiciel eprocurement adapté. Les informations essentielles au sujet de chaque offre sont à votre portée en quelques clics. Ensuite, il tient à vous de faire le bon choix des fournisseurs dont les conditions sont les plus adaptées à ce dont votre compagnie a besoin. Le tout permet un gain de temps qu’on se doit de prendre en considération.
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Rendre la fonction d’achat plus optimale

La fonction d’achat n’a été instaurée comme une norme dans le monde de l’entreprise que depuis quelques années. En raison de cela, certains aspects du processus d’achat nécessitent d’être optimisés. La stratégie achats est améliorée par l’usage d’un service d’e-procurement car elle facilite les interactions avec les fournisseurs et réduit le risque d’erreurs de saisie. L’approvisionnement électronique permet de déterminer rapidement si les services proposés correspondent à ce que vous recherchez pour votre entreprise. Les clients internes sont plus indépendants et la collaboration se fait de manière plus optimale.

Le recours à l’e-procurement permet aussi de rendre le processus achats plus pratique de manière directe :

  • Les interactions qui prennent normalement plusieurs jours sont automatisées et instantanément communiquées
  • Vous pouvez valider vous-mêmes vos achats pour gagner du temps si les conditions sont réunies
  • Une facture vous est directement envoyée et le rapprochement avec la commande automatique

Ces actions sont spécifiquement celles qui se caractérisent par le temps nécessaire à leur réalisation. Des erreurs parviennent parfois à se glisser étant donné que les personnes chargées de la validation ne sont pas infaillibles. Il est plus simple de faire confiance à un programme informatique qui veillera à la fiabilité de l’information. Vous n’avez ainsi pas à vous soucier de la bonne exécution de vos commandes et de voir une erreur inattendue se profiler.

Contribuer à une optimisation des coûts

Une bonne fonction d’achat est en mesure de bien optimiser les coûts pour éviter que le tout ne revienne trop cher. Inclure l’e-procurement dans votre procédure d’achat est une manière de s’assurer que ce soit bien le cas. Entre autres, on peut souligner que les démarches à suivre sont grandement simplifiées, alors qu’elles peuvent parfois prendre des semaines avant de pouvoir se concrétiser.

Ici, en seulement quelques clics, vous faites des actions qui auraient pris plusieurs jours, mais qui auraient aussi coûté bien plus cher. Comme le facteur humain est moins sollicité dans la concrétisation des achats, les économies d’échelles sont possibles. Cela coûte en effet moins cher d’automatiser la gestion administrative d’une procédure plutôt que de la répartir sur la polyvalence des collaborateurs. Le coût de passation de commande est ici l’indicateur à mesurer, car il bénéficie directement d’un outil de type e-procurement.

Cela ne fait désormais plus de doutes, le service achat ainsi que la direction générale de l’entreprise sont bénéficiaires de l’implémentation de l’e-procurement dans une entreprise. Elle en tire de nombreux avantages. Weproc est une solution innovante de gestion des achats pensée pour les PME. Demandez une démonstration et projetez-vous dans un projet de réorganisation bénéfique pour votre entreprise.

 

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