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S’équiper d’un logiciel d’achat est un atout pour maîtriser avec efficacité la gestion des achats d’une entreprise. Et ce peu importe sa taille. En effet, les grandes entreprises sont déjà constituées de services achats et de systèmes ERP complets qui excluent d’emblée les PME. Or les nouvelles solutions sont aujourd’hui de plus en plus accessibles pour ces PME. Grâce à leurs innombrables avantages, ces outils sont adoptés par un nombre croissant d’entreprises qui structurent leur développement.

Face à des logiciels spécialisés de plus en plus nombreux sur le marché des solutions de gestion, motiver votre choix peut se révéler plus difficile que prévu. Pour vous aider à bien choisir votre logiciel d’achat, voici les caractéristiques essentielles que vous devez prendre en compte avant d’investir.

Qu’apporte un logiciel d’achat pour mon entreprise ?

Un logiciel d’achat possède de nombreuses fonctionnalités de base. Son but est de pouvoir administrer en toute facilité les achats d’une entreprise, peu importe le secteur d’activité de celle-ci. La gestion des achats est donc abordée dans son ensemble avec l’objectif d’optimiser in fine la gestion financière de l’entreprise. En effet, ce type d’outil est un allié stratégique pour les sociétés qui souhaitent maîtriser la gestion des dépenses. C’est pourquoi il est impératif de vous demander quels sont les bénéfices recherchés pour votre entreprise.

En principe, les logiciels de gestion des achats permettent :

  • La gestion des demandes d’achats et des commandes,
  • La gestion des factures fournisseurs et le suivi des paiements,
  • La gestion des contrats,
  • La gestion des budgets par code analytique,
  • La gestion des fournisseurs,
  • L’organisation des tâches liées à l’achat comme la gestion des réceptions ou la gestion des stocks.

Ainsi, le logiciel d’achat a pour mission principale d’assurer le bon fonctionnement du processus d’achats de votre société. Grâce aux différents tableaux de bord, vous pouvez piloter votre gestion des achats. Les flux sont mis à jour en temps réel, la gestion des commandes est optimisée et la collaboration interne renforcée. Avec un bon outil, vous pouvez automatiser une partie de la compatibilité fournisseur de votre entreprise avec le rapprochement des factures fournisseurs et les bons de commande. Les meilleurs logiciels achats optimisent les processus d’achat et assurent l’amélioration de votre efficacité et votre productivité. C’est pourquoi une vue exhaustive de vos besoins est essentielle pour vous assurer de choisir le bon logiciel achats.

Comment ne pas se tromper sur le choix du logiciel d’achat ?

Selon les solutions, il est impératif de ne pas se tromper dans le choix de votre logiciel d’achat. En effet, certaines peuvent représenter un engagement qui ne reflète pas la vision d’une PME : entrée de gamme trop onéreuse, temps de déploiement longs, conduite du changement complexe.

Pour éviter ce scénario, nous vous recommandons de définir les besoins spécifiques de votre entreprise, de préférence sous forme de liste dans un cahier de charge bien établi. Vous souhaitez acquérir un logiciel de gestion des achats, il est donc normal que vous jouiez le rôle d’acheteur. Certaines solutions sont compartimentées par module de gestion. Selon les grilles tarifaires des solutions, il est important de connaître les modules essentiels à la gestion de votre entreprise. Posez-vous les bonnes questions. Comparez enfin les différentes fonctionnalités présentées par les logiciels. N’hésitez pas à demander l’avis d’un connaisseur en la matière si vous vous sentez dépassé par ce choix.

Certains logiciels d’achat doivent être manipulés uniquement par un expert du domaine. Veillez donc à l’expérience utilisateur souhaitée autrement il vous faudra donc impérativement engager un professionnel capable de bien l’utiliser si ce n’est pas encore le cas. La bonne maîtrise du logiciel d’achats garantit l’efficacité de sa mise en œuvre au sein de votre structure. Cela va bien évidemment vous faire gagner en productivité en très peu de temps.

Comment reconnaître le logiciel d’achat adapté à mon entreprise ?

Vous l’aurez compris, un logiciel d’achat doit répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Les nécessités d’une PME ne sont pas les mêmes que celles d’un grand groupe. L’outil doit refléter la gestion voulue de votre entreprise. Pour cela, nous vous recommandons de vous concentrer sur votre mode de fonctionnement. Définissez les indicateurs clés de gestion. Demandez-vous si vous avez besoin d’un simple outil de gestion des fournisseurs ou un logiciel plus spécifique qui administre la gestion des contrats avec l’ajout articles optimisé.

Définissez également vos objectifs : souhaitez-vous utiliser le logiciel pour réduire les coûts ou pour gagner en productivité ? Est-il en mesure d’analyser correctement vos activités en temps réel ? Vous permet-il une vision globale ou détaillée de vos actions afin de prendre immédiatement des décisions en cas de problème ? Jusqu’où ai-je besoin d’être accompagné par l’outil et quelle est ma stratégie achats pour les prochaines années ?

Il est important que le logiciel de gestion soit simple d’utilisation. Il est nécessaire qu’il soit accessible à tous et l’expérience utilisateur doit bien être pensée. Il doit avant tout être ergonomique pour que son utilisation ne pose pas de problèmes. Les meilleurs logiciels d’achat sont les plus faciles à prendre en main. Ils doivent également contenir des raccourcis, des interfaces personnalisables ainsi que proposer une gestion des droits utilisateurs.

Quels critères prendre en compte pour le choix d’un logiciel d’achats ?

Pour bien choisir son logiciel achats, il faut impérativement tenir en compte quelques critères de choix. Pour commencer, le logiciel doit être compatible avec les outils de gestion que vous utilisez déjà. C’est la garantie qu’il peut apporter l’aide nécessaire au bon fonctionnement de votre entreprise. Aussi, vous devez assurer la clarté des informations transmises, de manière à ne pas rencontrer de problèmes lors de son utilisation. Mais surtout, il vous est important de le choisir selon votre budget. Cet outil existe pour tous les prix. Enfin, veillez à ne pas payer un coût de gestion pour les mises à jour. Les logiciels SaaS incluent la mise à jour gratuite dans leurs services, c’est pourquoi ils représentent un avantage comparatif face aux autres solutions de gestion.

Vous l’aurez compris, un logiciel d’achat doit être bien choisi.  Pourtant, cette opération n’est pas toujours facile au regard de tous les critères à prendre en compte. C’est pourquoi Weproc met à votre disposition un logiciel de gestion des achats en SaaS à la fois performant et simple d’utilisation.

 

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