Comment choisir ses KPI Achats ?

Nombreux sont les évènements pouvant chambouler la vie d’une entreprise. Il vous faut des stratégies efficaces pour pouvoir y faire face, avoir plus de rentabilité et maintenir la compétitivité. Une bonne gestion des achats compte parmi les mesures à adopter. Les achats représentent en effet presque la moitié des dépenses engagées par votre enseigne chaque année selon la moyenne nationale.

En général, l’efficacité du processus d’achats est déterminée selon les économies réalisées. Mais cette méthode d’évaluation est incomplète.  Il vaut mieux établir des métriques fiables, dont les KPI Achats (indicateurs de performance des achats).  

Les indicateurs de performance des achats

Les KPIs (Key Performance Indicator) signifient Indicateurs clés de performances. Ce sont des outils de mesures de performance. Ils sont bien différents des simples métriques. Ces derniers permettent uniquement de quantifier l’activité à un moment précis. Les KPI ont des fonctions plus importantes. Ils servent à mesurer l’efficacité globale d’un processus en tenant compte des objectifs.

Notons qu’il est de votre devoir de suivre l’efficacité des processus existants si vous êtes responsable de l’unité d’approvisionnement. Cela facilite le pilotage des opérations. Mais pour un suivi réussi, vous devez tenir compte de bons indices de rendement. 

Vous devez bien analyser ces données. Cela vous aidera à identifier les moyens d’accroître votre marge et d’améliorer la qualité des produits commandés. Il vous sera également facile d’élaborer une stratégie permettant de faire face aux incidents comme une rupture d’approvisionnement.

• Pour aller plus loin : Les différents types de risques pour votre processus d’achats

Quel est l’intérêt d’utiliser les KPI achats ?

Pourquoi faut-il fixer des métriques d’achats ? Avant tout, vous devez savoir que ces indicateurs sont des informations issues d’une analyse. Définir des KPI est source de multiples avantages.

Un moyen de mesurer les performances de l’équipe du cellule d’achat

Mesurer le rendement de votre équipe est un moyen d’identifier les forces et les faiblesses de votre département. Le bilan établi vous permet de trouver les solutions à adopter pour y remédier. Optimiser leur efficacité, c’est booster leur productivité et améliorer en même temps la qualité du travail accompli. 

Etablir un diagnostic concernant l’organisation de la chaine d’approvisionnement

Tout responsable du bureau d’achat doit mettre en place une planification efficace des activités. Elle va rendre les opérations plus fluides et plus rapides. Fixer des indicateurs vous permet justement d’évaluer ses performances. S’il y a des failles, vous devez apporter les corrections nécessaires. Si le système est déjà efficace, vous pourrez encore l’améliorer. 

Evaluer l’efficacité du plan d’action disponible

Le plan d’action réunit les objectifs stratégiques permettant de réduire les coûts et les démarches à appliquer pour les atteindre. La question est : est-ce qu’il est efficace ? Faut-il le remplacer ? En utilisant un KPI adéquat, vous obtiendrez les réponses à ces questions. 

Prendre des décisions pertinentes 

Les KPI achats sont des données chiffrées, claires et fiables. Ils peuvent vous aider à prendre des décisions éclairées. En voilà une autre raison de les fixer et de les analyser !

Les autres avantages d’utiliser des KPI

Les avantages d’avoir mis en place des indicateurs clés lors de la mesure de la performance du service achat sont nombreux. Il faut ajouter sur la liste le pouvoir :

• d’évaluer l’atteinte de chaque objectif fixé,
• de connaître l’évolution du process,
• d’estimer la réalisation des contrats, 
• de faire un suivi et d’ajuster les actions programmées en cas de besoin. 

Comment utiliser les KPI achats ?

En réalité, les paramètres d’évaluation sont à regrouper dans un tableau de bord. Nommé également dashboard, c’est un outil indispensable aux acheteurs et aux responsables d’achat. Il vous permet de mesurer le rendement de vos circuits d’achats. Chaque KPI vous permet également de suivre leur évolution. 

Le tableau de bord comportant des KPI pertinents est un outil de pilotage opérationnel efficace. En effet, il vous permet de suivre la réalisation de toutes les tâches et l’application du plan d’action mis en place. 

Un tableau de bord intégrant des bons KPIs vous donne également une vision globale sur les activités de votre département. Vous allez pouvoir vous appuyer sur des données chiffrées lors de la prise de décision, et non sur des suppositions. 

Quels sont les différents types d’indicateurs clés ?

Il existe plusieurs mesures de performance des achats. Elles sont classées en trois catégories :  

Les KPIs pour tracer l’efficacité des achats

Comment la cellule d’approvisionnement pourrait-il contribuer au développement de l’entreprise s’il manque de performance ? C’est pourquoi, il est important de mesurer sa productivité. Pour cela, vous devez tenir compte de deux métriques importantes. 

Le ROI ou Retour sur investissement 

Le ROI est un indicateur clé de la performance de la cellule d’achat. Raison pour laquelle vous devez le calculer. Il faut commencer par déterminer les économies réalisées. Pour cela, vous devez tenir compte : 

• des frais évités,
• de la réduction des sorties d’argent, 
• du coût total d’acquisition ou TCO,
• des coûts directs et indirects. 

Vous devez ensuite calculer les frais engagés pour assurer le fonctionnement de votre service. Vous pourrez déterminer alors le ROI en utilisant la formule suivante : économies réalisées / dépenses de la fonction achats. 

Analyser cet indicateur est une façon d’évaluer l’efficacité des achats sur le plan financier. Notons qu’il peut aussi faire office d’indicateur de fonctionnement de la cellule de gestion des achats. 

La part des achats sous le contrôle du service

Tous les achats réalisés par l’entreprise ne sont pas sous le contrôle du département achats. Il y a les sorties d’argent de classe C / les achats sauvages. Elles vont compliquer la rationalisation des achats. 

La part des achats sous votre contrôle est une métrique importante. Il vous permettra de mesurer votre productivité selon votre contribution réelle dans les dépenses et non selon des données hypothétiques. Il y a donc plus de précision dans les informations à analyser. 

Les KPI de réalisation de contrats

Le fait d’avoir bien négocié chaque contrat d’achat n’a aucune importance si les fournisseurs ne respectent pas le contenu. Voilà pourquoi, il faut évaluer la mise en œuvre effective des accords signés. C’est un outil de mesure important lors de l’évaluation de la fonction achats. Vous pouvez faire une évaluation de la réalisation des contrats avec deux KPI. 

Le rapport coût/valeur

Appelée aussi LPP (Linear Performance Pricing), la corrélation coût/valeur permet d’apprécier le respect des contrats. Elle prend en compte deux variables à savoir : 

• le nombre de lignes d’achats facturées en dehors des tarifs indiqués,
• le pourcentage des frais générés par ces dépassements. 

Ce KPI vous permet de déterminer la valeur monétaire réelle d’un produit ou d’une prestation. Son analyse vous permet aussi de savoir si les dépassements de coûts constatés sont justifiés ou s’ils sont liés à des erreurs.

Enfin, l’analyse de cet indicateur de performance vous aide à identifier les ajustements à appliquer. L’objectif final dans cette procédure, c’est d’économiser sans détériorer la qualité des marchandises commandées. 

Le délai d’exécution 

Il indique le temps nécessaire pour envoyer les commandes et recevoir les produits. En suivant de près ces éléments, vous pouvez identifier les failles au niveau du processus. Elles révèlent aussi les problèmes avec le fournisseur qui devrait accélérer la livraison pour satisfaire les clients. 

Autrement dit, cet indicateur vous permet donc d’identifier les obstacles qui viennent entraver la performance de votre système d’achats. 

Les KPIs RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises)

La RSE rassemble les normes à appliquer lors de l’achat de marchandises ou de matières premières. Il faut la prendre en compte si vous voulez mettre en place une stratégie d’achats responsables. C’est une preuve de performance de l’entreprise. Voici quelques exemples de KPI liés à la RSE que vous pouvez intégrer à votre panneau de suivi : 

• l’impact CO2 par article acheté, 
• l’impact social de chaque fournisseur. 

Les KPI mettant en avant le respect des politiques et des processus

Vous ne devez pas seulement surveiller la fiabilité et la performance de vos approvisionneurs. Il faut aussi observer et examiner vos habitudes d’achat. Voici donc les éléments clés que vous devez prendre en compte. 

Les achats réalisés hors contrat

En général, les dépenses de l’entreprise sont générées par les opérations d’approvisionnement. Toutefois, certains accords sont établis au sein d’autres départements et pourraient générer des frais. Le taux d’achats réalisés hors contrat constitue donc un autre KPI à ne pas négliger. Il vous permet de suivre : 

• les dépenses engagées non contractuelles,
• l’écart de prix ou le coût généré par ces achats non contractuels. 

La durée du cycle d’achat ou processus de commande

C’est un autre indicateur key performance à prendre en compte. Notons que le cycle d’achat ou de commande se réalise en différentes étapes. Son efficacité dépend de trois facteurs : 

• la qualité de la rédaction des commandes,
• la rapidité de la validation de ces demandes d’achat,
• la fluidité de l’émission des commandes. 

En analysant la durée du cycle d’achat, vous allez identifier les retards et les pistes d’amélioration. 

Les points de référence qualité

Pour bien gérer votre portefeuille achats, vous pouvez aussi ajouter les KPIs suivants dans votre panneau de contrôle : 

• le taux de conformité des produits  
• la fréquence des commandes 
• le taux de contractualisation des fournisseurs 

 

L’atteinte de ces objectifs sera encore plus simple si vous utilisez un logiciel de gestion des achats performant comme Weproc. C’est une solution qui s’intègre facilement à toute entreprise moderne afin de rationaliser les procédures internes et mieux contrôler les sorties d’argent. 

 

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