Lean Management : principe de fonctionnement

« Lean management », ce terme ne vous dit rien ? C’est une méthodologie de gestion développée pour rendre chaque processus en entreprise plus efficace. Il s’agit d’une culture d’amélioration continue. Elle s’est répandue à travers le monde ces dernières années et est même devenue un des standards de l’industrie.

L’idée ? Moins de gaspillage et plus de valeur ajoutée pour les clients et les entreprises. Nous allons vous détailler ici le principe de fonctionnement de l’approche Lean management. Ensuite, nous parlerons de son application et les avantages d’adopter cette philosophie.

Définition du lean management

Le terme « Lean »  est une expression anglaise bien connue, traduite en français par « sans superflu ». Ne garder que l’essentiel, c’est justement l’idée qu’il veut transmettre aux entreprises.

Formalisée par des chercheurs du MIT, cette approche a prouvé son efficacité au fil des années.

La philosophie « Lean » peut être appliquée dans tous les domaines :

• Lean management : opérations organisationnelles
• Lean purchasing : achats et approvisionnements
• Lean manufacturing : production fluidifiée
• Lean logistics : circulation des ressources
• Lean product developpement
• …

Tous les secteurs d’activité peuvent aussi l’adopter :

• Lean office (secteur administratif)
• Lean healthcare (secteur de la santé)
• Lean IT (domaine de la technologie)
• Lean Construction (domaine du bâtiment)
• …

Passons maintenant au fameux « lean management ». C’est une approche de gestion intelligente et continue qui a pour finalité la réduction des coûts et des délais dans chaque manœuvre d’une entreprise.

Directement inspirée du mode opératoire utilisée par Toyota dans la fabrication de voitures, elle vise à :

• Eliminer les opérations superflues,
• Supprimer les transports inutiles,
• Réduire l’attente
• Eviter la surproduction

Ces dernières occasionnent des pertes financières et représentent également un énorme gaspillage de temps pour l’entreprise. Leur exclusion du processus peut non seulement améliorer la qualité des services/produits, mais aussi optimiser la rentabilité.

D’où vient le lean management ?

L’origine du Lean remonte à la fin des années 1940 chez Toyota. Le constructeur automobile s’est mis en quête de moyens qui permettent de réduire les processus n’apportant aucune valeur ajoutée au livrable. Ils ont alors développé une démarche, le lean manufacturing. Depuis, leur productivité et leur rentabilité se sont améliorées avec d’autres concepts comme la production juste-à-temps (JAT).

La philosophie Lean a par la suite commencé à s’étendre à d’autres domaines. C’était en 1988, que le terme termes « Lean » a vu le jour grâce à John Krafcik. Dès lors, la pensée Lean est devenue une méthode de gestion populaire.

La mise en œuvre d’une démarche de lean management

La mise en place d’une démarche lean dans le processus opérationnel d’une entreprise repose sur 5 principes fondamentaux :

1^er principe : Détermination de la valeur

La valeur constitue la partie de la solution apportée par votre entreprise. Elle représente la raison pour laquelle les clients sont motivés à acheter votre produit ou service. C’est cette composante qui résout les problèmes du client.

Comment identifier cette valeur ? L’entreprise se doit de focaliser sur ce dont ses clients ont vraiment besoin. Déterminez ce qui incite ces derniers à opter pour votre entreprise plutôt que vos concurrents.

Une fois que vous aurez compris leurs désirs, vous saurez établir la liste des processus et des activités qui ajoutent réellement de la valeur. Considérez comme superflue, toute activité qui n’y contribue pas directement.

2^e principe : Cartographie de la chaîne de valeur

Le deuxième principe du Lean management consiste à identifier toutes les étapes du processus nécessaire pour apporter une valeur ajoutée à votre produit ou service. Pour ce faire, rassemblez toutes les informations concernant chaque étape. Mentionnez-y les parties prenantes, les ressources, les coûts et les délais associés.

L’objectif ? Visualiser l’impact de chaque processus sur la chaîne de valeur. En outre, cela permet de détecter les améliorations à apporter. Il est important d’impliquer toutes les équipes dans cette démarche.

Ainsi, vous aurez une vue d’ensemble précise des processus. La cartographie de la chaîne de valeur vous permettra donc de comprendre le fonctionnement global de votre entreprise.

3^e principe : Optimisation du flux de travail

Vous ne pouvez pas passer par cette étape sans avoir maitrisé d’abord les différentes composantes de votre chaine de valeur.

À titre d’illustration, si vous constatez que les étapes de production d’une machine sont en retard par rapport aux autres, vous serez en mesure d’identifier précisément la source du problème et de trouver une solution pour optimiser le flux. De manière à fluidifier les processus :

• Dénichez tout obstacle qui pourrait être à l’origine des interruptions et des ralentissements.
• Identifiez les goulots d’étranglement sur la chaîne de valeur. Parmi les nombreuses étapes du processus, une seule pourrait rallonger les délais et l’attente. Vous devez trouver cette étape défaillante et étudier les moyens d’y remédier.
• Divisez les tâches en lots plus petits afin de réduire le temps nécessaire pour chaque opération. Vous pouvez ainsi visualiser facilement chaque tâche individuelle au sein de votre chaîne de valeur. L’outil Kanban est pratique pour cette démarche.
• Mettez en place un système de contrôle qualité tout au long de la chaîne de valeur. Chaque membre de l’équipe est ainsi responsable de la qualité de son travail. Cela aide également à prévenir les erreurs et les actions inutiles.

4^e principe : Mise en place d’un système de traction

De manière à garantir la stabilité du flux de travail dans le cadre du Lean Management, vous devez créer un système de traction. Vous ne produisez un travail qu’en cas de demande réelle. L’entreprise mobilise alors les ressources humaines, matérielles et financières uniquement quand c’est indispensable. Cela évite ainsi tout gaspillage inutile.

À titre d’illustration, les restaurateurs doivent éviter de préparer une grande quantité de plats à l’avance. Dans ce genre de cas, leur travail ne répond pas à une demande réelle. Si personne ne vient commander chez eux, cela va entrainer une perte de matières premières, de temps et d’argent pour l’établissement. C’est pourquoi beaucoup de restaurateurs ont tendance à préparer les plats à la demande du client. Ainsi, leur flux de travail reste stable.

5^e principe : Perfectionnement continu

Le cinquième principe de l’approche d’amélioration lean management est celui de maintenir l’efficacité des processus existants. Pour y parvenir, tout le monde doit s’impliquer dans la recherche constante d’opportunités d’amélioration. Le lean manager doit encourager chaque employé à faire part de ses suggestions, quel que soit son niveau hiérarchique.

Une manière de favoriser ce type de collaboration est d’organiser une réunion régulière. On peut alors suivre les progrès et identifier les obstacles qui peuvent entraver l’amélioration. On pourra aussi ajuster les comportements en temps réels et apporter des changements correctifs rapides dans les processus.

La rétroaction régulière des employés se révèle également essentielle. Il faut que les employés reçoivent un feedback sur leur travail et les effets de leurs actions. Les managers doivent prendre le temps d’écouter les suggestions de leurs collaborateurs. Cela peut aider à améliorer les processus existants. De surcroit, les employés sont plus susceptibles de contribuer aux résultats lorsqu’ils ont l’impression qu’on valorise leurs opinions.

Les outils du lean management

Les outils sont nombreux et peuvent se compléter dans la mise en place de la démarche lean management. Voici les plus utilisés :

VSM

La VSM, ou Value Stream Mapping en anglais, est un des meilleurs outils d’amélioration en lean management. Cet instrument collaboratif permet de recenser toutes les activités nécessaires à la production. Il s’agit d’un outil de management visuel.

Vous pourrez distinguer facilement les activités à valeur ajoutée de celles sans valeur ajoutée, le tout de manière groupée. On l’appelle aussi Chaîne de Valeur, Materials and Information Flow Mapping ou encore Cartographie de la Chaîne de Valeurs.

Cet outil diffère du processus en ce qu’elle représente un flux en mouvement plutôt qu’un état statique. Il couvre alors un large éventail de flux, dont ceux des clients, des informations, des pièces, des matières premières etc. La VSM vous donne alors une vision claire de toutes vos activités de production, de leur pertinence, et de leur progression.

5S

La méthode 5S est appliquée pour apporter de l’ordre dans un environnement de travail. Elle tire son nom de la première lettre de 5 opérations en japonais : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Elles signifient respectivement « Sélectionner et supprimer », « Ranger », « Nettoyer », « Standardiser » et « Suivre ».

La méthode 5S est initialement adoptée par les industries en vue d’améliorer la sécurité et favoriser la productivité opérationnelle des employés.

Cette méthodologie s’avère également bénéfique dans divers secteurs.  Cet outil permet aussi de diagnostiquer les problèmes et trouver les solutions pour améliorer les flux de travail. C’est une véritable arme contre le gaspillage et les tâches chronophages.

3M

Les trois lettres M à l’origine de l’appellation de cette méthode vient des mots japonais Muda, Muri, et Mura. Ces derniers signifient « Gaspillage », « Excès »et « Irrégularité ». Elles font référence à des sources d’inefficacité au sein d’une entreprise.

On parle alors premièrement des opérations qui causent des dépenses importantes en termes de temps, d’énergie, et de matériel… sans apporter de la valeur au client.

Le deuxième M fait référence aux situations où les équipements et le personnel doivent assumer une charge de travail excessive.

Enfin, le troisième M désigne toutes les circonstances à l’origine de déséquilibres qui pourraient entraver la compétitivité et le maintien de la productivité.

5P

La méthode 5P aide à identifier les causes profondes d’un problème en posant la question « Pourquoi ? » 5 fois d’affilée.

Développée par l’ingénieur japonais Taiichi OHNO, elle représente la méthode par excellence pour résoudre n’importe quelle nature de problème rencontré par une entreprise.

Il est aussi possible de miser sur la 5P dans le cadre d’un projet d’amélioration. Cette méthode permet également de faciliter la prise de décision dans de nombreuses situations. Elle peut aider à piloter les actions correctives à mettre en place et à trouver des solutions durables en cas de difficultés.

Kaizen

C’est en associant les mots japonais « Kai » et « zen » qu’on obtient le nom de cet outil très connu dans la mise en place de la démarche lean. Ils signifient respectivement « changement » et « meilleur », d’où sa traduction courante « amélioration continue ».

Son objectif est de renforcer la productivité. Cela passe par la suppression de tout ce qui est superflu, la réduction des risques, l’amélioration des espaces de travail, des processus et des activités. Tout cela rappelle les principes du lean management, l’autre nom porté par ce concept.

La méthode Kaizen encourage par ailleurs les petits changements rapides et réguliers pour favoriser l’amélioration.

Kanban

Les experts disent que comme Kaizen, la méthode Kanban ne se décrit pas comme un simple outil, mais plutôt en tant qu’état d’esprit incontournable pour réduire le gaspillage et optimiser la production.

Ce nom japonais a pour signification « carte visuelle ». Celle-ci offre à l’entreprise une meilleure visibilité sur ses stocks afin de produire à la demande la quantité nécessaire quand c’est nécessaire.

En lean management, la Kanban peut s’utiliser pour avoir un contrôle de son flux de production selon une demande existante. Elle crée un lien direct entre le développement de la solution et les besoins du client. Son application vise à prévenir à la fois la rupture et le surstock.

Les avantages du lean management

Cette philosophie de gestion peut aider à optimiser votre entreprise de bien des façons. Grâce à son application, vous pouvez :

• Vous concentrer sur les activités qui comptent
• Rester compétitif sur le marché
• Utiliser vos ressources de manière plus efficace
• Augmenter la satisfaction de vos clients
• Favoriser la motivation de votre personnel et de vos collaborateurs

Le lean management se présente comme une clé maîtresse pour affiner les rouages des opérations en entreprise. Tous les secteurs peuvent profiter de son usage.

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