Logiciel SRM (Supplier Relation Management) : améliorez vos relations fournisseurs

Dans le monde de l’entreprise, la relation avec les clients est bien rodée.

Qu’il s’agisse de gérer et d’entretenir les relations avec les clients ou de savoir comment s’engager correctement dans le marketing et le service client, il existe de nombreux outils et stratégies en termes de fidélisation et d’acquisition de nouveaux clients visant à maximiser les revenus de l’entreprise. 

Cela dit, le côté fournisseur est souvent négligé par les entreprises et, dans la plupart des cas, au détriment de leur propre compétitivité et de leurs résultats.

À la base, les entreprises ont besoin de fournisseurs pour se procurer les matières premières nécessaires à la fabrication des produits et/ou des services qu’elles produisent et vendent, ou pour leur fournir les ressources et les services dont elles ont besoin pour faire tourner leur propre entreprise. 

Toutefois, l’un des principaux avantages de relations solides et saines avec les fournisseurs est qu’elles permettent à l’entreprise d’obtenir une meilleure valeur ajoutée.

Plus une entreprise connaît ses fournisseurs et mieux ils connaissent et comprennent les besoins de l’entreprise, plus il est probable que l’organisation aura accès à un meilleur service, à des conditions spéciales et à des prix préférentiels. Dans ce scénario, la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise devient également plus efficace, plus rentable et plus productive. 

Établir des relations solides avec les fournisseurs, c’est aborder la question des achats d’une manière qui va au-delà des accords et des contrats.

L’accent mis sur les relations entre les entreprises et leurs fournisseurs diffère également de l’approche logistique de la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Pourtant, les choses sont rarement aussi simples que de signer un contrat et de rester les bras croisés pendant que le processus se déroule. 

En fin de compte, la gestion des fournisseurs concerne la gestion des personnes et la valeur ajoutée apportée aux opérations par les interactions humaines.

En veillant au bon fonctionnement de cet aspect de la chaîne d’approvisionnement, les entreprises peuvent s’assurer qu’elles-mêmes et leurs fournisseurs travailleront rapidement à la résolution des problèmes, chercheront en permanence des moyens d’améliorer les opérations et s’aideront mutuellement à récolter les fruits de la relation.

Pour que cela se fasse le plus efficacement possible, les entreprises doivent toutefois utiliser un logiciel de gestion des relations fournisseurs (plus communément appelé SRM – Supplier Relation Management).

Mais avant d’en arriver là, voyons ce qu’est la gestion des relations avec les fournisseurs et comment l’optimiser ! 

Qu’est-ce que la gestion des relations fournisseurs ?

Également connue sous le nom de SRM, la gestion des relations avec les fournisseurs représente une approche systématique de l’évaluation de la contribution des fournisseurs à l’activité de l’entreprise. Elle permet de déterminer quels sont les fournisseurs qui offrent la meilleure valeur ajoutée et qui contribuent le plus au succès de l’entreprise.

La gestion des relations fournisseurs permet également de s’assurer qu’ils sont performants.

Cette notion a vu le jour en 1983 lorsque Peter Kraljic, un consultant de McKinsey, a appelé les acheteurs des entreprises à devenir plus proactifs dans la gestion de l’approvisionnement. Selon lui, les acheteurs devraient chercher à comprendre l’impact des risques et de la rentabilité sur l’entreprise et concevoir des stratégies de gestion des fournisseurs qui répondent le mieux à ce besoin.

• En savoir plus sur la matrice de Kraljic

Le SRM permet de favoriser les relations fournisseurs et d’orienter les actions à entreprendre à l’égard de chacun d’entre eux. Son fonctionnement est similaire à celui d’un outil de gestion de la relation client (CRM), mais au lieu de traiter avec les clients au niveau B2C, il traite avec les fournisseurs au niveau B2B. 

Le SRM est un outil de communication pour les fabricants, les distributeurs et les détaillants au sein d’une chaîne d’approvisionnement. Une solution SRM gère ce processus à l’aide d’un logiciel à la pointe de la technologie. Son principal objectif est d’améliorer les processus commerciaux entre une organisation et ses fournisseurs.

Les besoins et les utilisations d’une solution SRM peuvent varier en fonction de chaque organisation, mais l’objectif principal, qui est de développer une relation mutuellement bénéfique avec les fournisseurs, en particulier ceux qui sont des partenaires stratégiques, reste constant. Cela dit, la gestion des relations fournisseurs comprend trois étapes importantes :

• Segmentation des fournisseurs : cartographie des fournisseurs en fonction de leur rentabilité et de leur exposition aux risques,

• Développement de la stratégie fournisseur : répartition des ressources et des plans internes pour répondre aux besoins de l’entreprise,
• L’exécution de la stratégie des fournisseurs.

Première étape : la segmentation des fournisseurs

Au cours de cette étape, les entreprises examinent l’ensemble de leurs fournisseurs et les classent en fonction de leur importance. Les différents fournisseurs ont des niveaux d’influence différents sur votre entreprise. Par exemple, une entreprise active dans le secteur de la production jugera son fournisseur de matières premières plus important pour sa survie et sa rentabilité que son fournisseur de fournitures de bureau.

Dans ce scénario, tout risque auquel est confronté le fournisseur de matières premières se traduira également par un risque pour l’entreprise en question. 

Le processus de segmentation des fournisseurs vise à identifier les fournisseurs clés, c’est-à-dire ceux qui fournissent les biens et services essentiels au fonctionnement quotidien de l’entreprise et ceux qui ne le sont pas. Ce faisant, les entreprises sauront comment hiérarchiser leurs relations. Cela ne signifie pas pour autant que les autres fournisseurs doivent être négligés, car ils sont tous importants. 

Deuxième étape : élaboration d’une stratégie pour les fournisseurs

Au cours de cette deuxième étape, les entreprises analysent leurs fournisseurs, du plus important au moins important, tout en élaborant un plan sur la manière de travailler avec chacun d’entre eux, individuellement. Les fournisseurs devant être traités comme des partenaires, toute stratégie élaborée doit inclure des méthodes mutuellement bénéfiques permettant de satisfaire toutes les parties prenantes.

Parmi les stratégies de gestion des relations fournisseurs les meilleures et les plus efficaces, on trouve celles qui facilitent les relations de collaboration avec les fournisseurs. 

Montrer sa valeur en tant que client

Montrez à votre fournisseur que vous êtes un bon client, que vous payez vos factures en temps voulu, donnez-lui autant d’avance que possible, soyez transparent et maintenez une communication ouverte et claire. S’il n’est pas possible de payer les factures à temps, la communication devient encore plus importante, car vous l’informerez de la date exacte à laquelle il peut s’attendre à être payé. Toute entreprise a besoin d’être payée à temps pour continuer à fonctionner.

Le plan de gestion des risques

Travailler avec un fournisseur comporte toujours un certain risque. L’atténuation de ce risque est également l’un des objectifs du processus de sélection des fournisseurs. C’est à ce moment-là que l’équipe chargée des achats analyse les références, les travaux antérieurs, la stabilité financière et la capacité à traiter les commandes, entre autres critères de sélection. 

Cela dit, il est certain que, tôt ou tard, les choses ne se dérouleront pas comme prévu. C’est un fait inévitable. Toutefois, la mise en place d’un plan pour faire face aux risques éventuels, par exemple un fournisseur de secours, permet d’éviter qu’un problème survenant dans une partie de la chaîne d’approvisionnement ne se répercute sur l’ensemble de celle-ci.

Le plan de résolution des problèmes

Des problèmes sont également susceptibles de survenir au cours d’une relation, quels que soient les efforts déployés par chacun pour rester en règle. Chaque fois que cela se produit, il faut mettre en place un plan clair qui indique la marche à suivre pour aborder le problème et le résoudre dès que possible. 

• Qui doit être chargé de résoudre le problème s’il ne peut être réglé au niveau le plus élémentaire ?

• Quelles sont les autres solutions possibles ?
• Quelles sont les parties prenantes de chaque entreprise qui seront impliquées ?

En élaborant ce plan à l’avance, les entreprises seront mieux à même de résoudre le problème en temps voulu et de perturber le moins possible la relation ou les opérations.

Centraliser le point de contact

En règle générale, une entreprise et ses fournisseurs ont plusieurs points de contact. Alors que les achats s’occupent des contrats et des négociations, la logistique et l’assurance qualité s’occupent des questions relatives à l’expédition et à la qualité. D’autres unités opérationnelles s’occuperont des commandes et des livraisons en fonction des besoins.

Au lieu d’interagir avec les fournisseurs par le biais de multiples points de contact dans l’ensemble de l’organisation, une entreprise sera en mesure de créer un système plus efficace et moins coûteux qui renforcera la confiance et la crédibilité des fournisseurs, en centralisant le tout. 

Il est facile pour les fournisseurs de se sentir frustrés lorsqu’ils doivent traiter avec plusieurs contacts à la fois, car il y a souvent un manque de coordination. Cela peut conduire à un comportement imprévisible, surtout s’il y a un manque de cohérence en termes de pratiques et/ou de politiques dans l’ensemble de l’organisation. 

Utilisation de tableaux de bord équilibrés bidirectionnels

Collaborer avec les fournisseurs pour élaborer les paramètres nécessaires à la mesure et à la gestion des performances sur la base de la valeur dérivée pour les deux parties. La mise en place d’un de tableau de bord vous permettra non seulement de vous évaluer mutuellement, mais aussi d‘engager une conversation fondée sur des données concernant tout problème susceptible de se poser. 

Troisième étape : Exécution de la stratégie fournisseur

Au cours de cette étape, vous suivrez les plans élaborés avec les fournisseurs. Il est conseillé de désigner un responsable des relations avec les différents fournisseurs, afin de s’assurer que personne n’a trop à faire pour s’occuper de toutes les activités de gestion des relations avec les fournisseurs pour chacun d’entre eux.

En affectant un responsable à chaque fournisseur clé, son travail sera uniquement axé sur le maintien d’une relation solide avec lui, en gardant une communication ouverte avec tous les acteurs des deux côtés de la relation. 

Ces responsables doivent également faire correspondre l’évolution des besoins et des projets de votre entreprise avec ce qu’ils savent des fournisseurs, de sorte qu’il sera plus facile de déterminer si vous devez changer de fournisseur, pour le bien de tous. 

Pourquoi les logiciels de gestion des relations fournisseurs sont-ils importants ?

Le principal avantage de relations solides avec les fournisseurs est que vous pouvez obtenir une meilleure efficacité pour votre entreprise. 

Cependant, sans un processus de gestion des fournisseurs approprié, les fournisseurs peuvent commencer à considérer leurs acheteurs comme de simples négociateurs qui ne sont pas intéressés par des opportunités de croissance mutuelle. 

En conséquence, les acheteurs subissent des préjudices importants : chaîne d’approvisionnement perturbée, lancement de produit retardé, image de marque ternie, sanctions par les autorités réglementaires, etc. Aujourd’hui, 31 % des directeurs généraux de l’entreprise se sont clairement engagés à restructurer leurs relations avec les fournisseurs.

Comment maximiser l’efficacité de votre logiciel de gestion fournisseurs ?

Mieux vous connaissez vos fournisseurs et mieux ils vous connaissent, plus vous avez de chances de bénéficier d’un service dédié, de prix préférentiels et de conditions spéciales. Votre chaîne d’approvisionnement devient ainsi plus efficace, plus rentable et plus productive.

Voici donc les principaux avantages d’un logiciel de gestion des relations avec les fournisseurs :

1. Réduction des dépenses

Souvent, les entreprises dépensent plus pour leurs fournisseurs que pour leurs autres coûts internes. Lorsque les dépenses sont aussi importantes, quelle que soit la catégorie, il faut réfléchir à des stratégies pour les réduire.

En entretenant d’excellentes relations avec les fournisseurs, les entreprises peuvent économiser beaucoup d’argent en profitant d’offres, d’incitations et de remises attrayantes.

En outre, plus les relations avec les fournisseurs sont bonnes, moins il y a de risques de dépenser de l’argent pour les coûts imprévus liés aux retards et aux erreurs de production.

2. Prendre de meilleures décisions

En utilisant des données quantitatives et qualitatives sur les fournisseurs, le service des achats peut rapidement et efficacement identifier les risques, les vulnérabilités et les opportunités tout au long de la chaîne d’approvisionnement.

Ces informations peuvent s’avérer précieuses pour améliorer les stratégies et les méthodes de gestion des fournisseurs. 

3. Une efficacité accrue

Grâce à l’automatisation, les entreprises peuvent éliminer une grande partie des efforts administratifs improductifs.

Cela signifie gérer les fournisseurs, réduire le risque d’erreurs, accroître la communication, augmenter le contrôle, permettre la catégorisation, s’assurer que les tâches sont exécutées de manière cohérente, résoudre les problèmes rapidement et augmenter la visibilité qui facilitera le sourcing et d’autres aspects du processus.

Plus l‘efficacité organisationnelle est élevée, plus l’organisation sera performante.

4. Des fournisseurs fidèles

Les fournisseurs jouent un rôle important et il est essentiel que les organisations fassent tout ce qui est en leur pouvoir pour conserver les bons.

Et il n’est pas facile de trouver de bons fournisseurs. La dernière chose que vous souhaitez est donc de les perdre et de devoir trouver de nouveaux fournisseurs avec lesquels il ne sera peut-être pas aussi agréable de travailler, ni aussi rentable, ni aussi efficace.

La gestion et le renforcement des relations avec les fournisseurs que vous souhaitez conserver à long terme sont essentiels à la réussite de votre entreprise.

5. Stimuler l’innovation menée par les fournisseurs

L’innovation est une priorité absolue pour de nombreuses organisations. Les relations nouées dans le cadre de la gestion des relations avec les fournisseurs encouragent généralement ces derniers à innover afin d’apporter une valeur ajoutée.

Une communication naturelle signifie généralement que les fournisseurs peuvent partager leurs idées pour l’amélioration des produits, l’innovation de la chaîne d’approvisionnement, ainsi que l’innovation en matière de qualité de service. 

6. Consolidation de l’équipe d’approvisionnement

Lorsque les deux parties comprennent leurs activités respectives, elles sont mieux à même de s’entraider en cas de besoin. Une bonne relation conduit souvent à une adaptation et à une coopération accrue. 

Dans la plupart des cas, cela permet également de réduire le nombre de fournisseurs, ce qui peut faire baisser les coûts de manière significative. 

7. Amélioration continue des processus 

Même s’ils sont optimisés, la plupart des processus peuvent encore être améliorés. Une relation positive avec les fournisseurs conduira à l’échange d’informations et d’idées, ce qui peut, à son tour, conduire à une amélioration des opérations, des délais de mise sur le marché, des services à la clientèle et à une réduction des coûts. 

8. Amélioration de la valeur

L’objectif de l’approvisionnement est de recevoir la meilleure valeur de la part des fournisseurs, et c’est précisément ce qu’un bon logiciel de gestion des relations fournisseurs permet de réaliser.

Là encore, l’automatisation permet aux entreprises d’obtenir des informations qui leur permettront de prendre les meilleures décisions pour obtenir la valeur la plus élevée. 

Elle offre une meilleure visibilité sur les performances des fournisseurs, y compris les risques, les niveaux de service, de sorte que les problèmes potentiels peuvent être rapidement corrigés.

Comment un SRM aide les entreprises à améliorer leurs relations avec les fournisseurs ?

La gestion des relations avec les fournisseurs est une fonction complexe qui implique une évaluation, une évaluation avancée et un plan d’action ultérieur afin d’optimiser en permanence les relations stratégiques à long terme avec les fournisseurs.

1. Améliorer les processus

La méconnaissance des processus d’un fournisseur peut créer des frictions, mais la technologie peut y remédier.

Par exemple, les fournisseurs n’ont généralement aucune idée de la progression de leurs factures. 

Cela peut provoquer des troubles et une augmentation des demandes de renseignements de la part des fournisseurs. Toutefois, il est facile d’éviter cela en acheminant automatiquement les factures électroniques des fournisseurs vers les approbateurs appropriés dès leur création. 

Cela améliore la transparence de votre côté, tout en réduisant le stress du fournisseur.

2. Sensibiliser les gens

51 % des responsables des achats pensent que leurs équipes n’ont pas la capacité de mettre en œuvre leur stratégie. Les logiciels de gestion des relations fournisseurs permettent aux responsables des achats d’alléger au moins en partie le fardeau des employés en leur facilitant la tâche.

Avant de mettre en œuvre un SRM, réfléchissez aux compétences dont dispose votre équipe et à celles qui sont nécessaires pour mettre en place et gérer la partie relation avec vos fournisseurs.

3. Établir des relations solides avec les fournisseurs

Une bonne communication est essentielle dans le processus de gestion des fournisseurs. Il est donc fortement recommandé d’établir des relations solides et fiables avec les fournisseurs et de les traiter comme des partenaires de confiance.

Le moyen le plus efficace d’établir une communication constructive avec les fournisseurs est de leur faire part de vos plans, stratégies ou objectifs. Montrez-leur que vous êtes prêt à faire preuve de transparence; non seulement la transparence renforcera la confiance, mais elle ouvrira également de nouvelles perspectives aux fournisseurs, qui pourront ainsi comprendre où ils se situent dans vos plans plus vastes. 

Et quel meilleur moyen d’assurer la transparence que d’utiliser un logiciel de gestion des relations fournisseurs ?

Les entreprises peuvent automatiser un grand nombre de processus qui nécessiteraient beaucoup de temps et d’efforts s’ils étaient mis en œuvre sans l’aide d’un logiciel. 

Dans le même temps, les logiciels de gestion des achats (ou eProcurement) peuvent permettre une approche beaucoup plus factuelle de la relation avec les fournisseurs en regroupant dans une seule solution les informations clés les concernant.

En utilisant un système d’approvisionnement entièrement intégré, les responsables achats peuvent accéder à des informations qu’ils devraient normalement demander à leurs fournisseurs. Ils gagnent également du temps, car ils n’ont plus à contacter un fournisseur par téléphone ou par mail.

En se connectant simplement à une plateforme, ils peuvent obtenir ce dont ils ont besoin immédiatement.

La technologie simplifie également les tâches de base, comme la commande de fournitures supplémentaires et le renouvellement des contrats. 

La digitalisation de ces processus clés élimine les risques d’erreur et crée un système de transaction satisfaisant pour les deux parties, réduit les risques et les coûts pour les fournisseurs et améliore leurs performances, leur qualité et leur service.

 

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