Qu’est-ce que le e-procurement ?

Lé défintion du e-procurement : la gestion des achats en ligne

Le numérique est venu bouleverser l’organisation traditionnelle du travail en entreprise. Ainsi, de nombreuses activités ont muté. Par exemple avec le back-office : la digitalisation des processus facilite et accélère les tâches administratives au profit d’une meilleure valeur ajoutée. Et s’il y a bien une activité qui a évolué de manière transcendante, c’est bien l’acte d’acheter.

Or, la gestion des achats se fait encore de manière archaïque. Une ambivalence au regard de l’évolution des comportements de ces dernières années. C’est pourquoi le sujet de la digitalisation des achats est de plus en plus tendance avec le e-procurement. Les avantages sont nombreux grâce à l’optimisation du processus d’achat au service de la performance d’une entreprise.

Mais comment cela fonctionne exactement ? Nous verrons d’abord quelle est la définition du e-procurement, son utilisation dans l’entreprise et les avantages de la digitalisation des achats pour votre organisation.

Origine et définition

L’e-procurement correspond à la dématérialisation des échanges entre les entreprises et leurs fournisseurs pour optimiser l’acte d’achat. De façon plus étendue, l’e-procurement facilite l’organisation du service achat ou à défaut de la collaboration des équipes en charge de l’achat.

L’étymologie du terme « e-procurement » facilite sa compréhension. Il s’agit d’un anglicisme composé du préfixe « e » pour « électronique » et de « procurement » qui se traduit par « approvisionnement « . On peut donc le traduire par « approvisionnement en ligne », « approvisionnement éléctronique » ou encore « e-achat ».

Si la fonction d’acheter se réalise à titre personnel, le e-procurement est lui exclusivement professionnel. Il prend le plus souvent la forme d’une solution adaptée aux achats en entreprise et donc au secteur B2B (business to business) seulement.
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Que peut-on faire grâce au e-procurement ?

L’objectif premier du e-procurement est de digitaliser les achats, et de connecter les acheteurs et les fournisseurs autour d’une solution collaborative et interactive qui puisse inclure toutes les étapes du processus d’achat, de l’émission du besoin jusqu’au paiement. 

En fonction de la taille de l’entreprise, les différents acteurs qui composent la fonction achat doivent avoir accès à de nombreuses fonctionnalités:

  • Un catalogue électronique de prestations qui regroupe les articles ou services achetés au sein de l’entreprise.
  • Les contrats fournisseurs intégrés avec les prix négociés par la direction des achats et qui suivent les conditions contractuelles prévues par les fournisseurs.
  • Une description exhaustive et centralisée du besoin pour une transparence de l’information.
  • Les composantes du processus achat : demandes de devis, appels d’offres, commandes…
  • Panel fournisseurs grâce à un référencement complet.
  • Génération et transmission des bons de commandes.
  • Définition d’un circuit d’approbation clair pour garantir une efficacité opérationnelle
  • Une gestion de la facturation fournisseurs avec la dématérialisation de leurs factures .

Grâce au e-procurement, toutes ces étapes administratives sont dématérialisées. Les entreprises connectées qui font le choix de ces nouvelles solutions y retrouvent de nombreux bénéfices.

Les bénéfices du e-procurement

Des économies d’échelle

De la sélection du produit au paiement, en passant par la validation du besoin d’achat, le processus est 100% digitalisé. Les coûts opérationnels sont diminués et les commandes optimisées. Au-delà de l’économie réalisée sur la charge administrative, la productivité permet de prendre de la hauteur sur les achats et de créer des opportunités : négociation accord cadre, réduction des achats et commandes non maitrisées, pilotage des achats.

Des délais raccourcis

Le gain de temps est l’un des principaux avantages de la numérisation. Dans un premier temps sur la gestion administrative du dossier achat qui se transmet plus vite, de la création avec la validation jusqu’à l’archivage. Un dossier centralisé avec approbation digitale permet de mettre au placard les parapheurs et d’économiser du papier.

De plus, lorsque la demande d’achat est approuvée, la commande est aussitôt transmise chez le fournisseur ce qui accroît les délais de livraison plus rapide. Enfin, la dématérialisation des factures fournisseurs avec le rapprochement des commandes accélère le traitement et réduit les délais de paiement.

Des dépenses maîtrisées

Centraliser les achats sur une seule plateforme numérique permet d’avoir une vision claire et en temps réel des dépenses de l’entreprise. Grâce à un système de reporting des informations, il est possible d’anticiper la dépense dès l’émission du besoin. De relier les achats avec des budgets et sous budgets ou des codes analytiques, d’encadrer des dépenses par projets, ou encore d’améliorer les stratégies et de pouvoir détecter les axes d’amélioration.

Une collaboration renforcée

La mise en œuvre d’une solution e-procurement procure une visibilité sur les projets en cours dans l’entreprise. Dans le domaine des achats, il est important d’avoir une bonne communication pour obtenir une collaboration efficiente au sein des équipes.

Le recensement des besoins internes, un suivi d’information transparent entre les différents collaborateurs, la visibilité sur l’avancement du dossier achat. Plus une entreprise communique en interne, moins il y a de tensions internes entre les équipes.

Un processus fiable et sécurisé

Dans un souci d’efficacité et de transparence, la gestion des approvisionnements et des achats indirects ou directs doivent être encadrés et tracés. D’une part pour guider les utilisateurs des organisations au mieux vers l’achat efficient, et d’autre part pour s’assurer que les processus mis en place soient bien respectés. Lors d’un audit par exemple, la piste d’audit fiable doit être assurée pour garantir l’intégrité et la conformité d’un achat. La digitalisation des processus a l’avantage de tracer les interactions et de retrouver les actions réalisées sur un dossier.

Pour conclure, le e-procurement digitalise les achats d’une entreprise pour lui faire gagner du temps, de l’argent et consolide également les relations internes (l’équipe) et externes (fournisseurs). Tirer profit des nouvelles technologies de l’information permet de tendre vers la performance d’un service achat.

Si la digitalisation des achats ne peut être considérée comme la solution miracle qui résoudra tous les problèmes, elle génère néanmoins des externalités positives. On pensera ainsi à l’économie de papiers, à une meilleure compréhension de son activité ou encore une amélioration de la qualité interne.

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