Adopter un outil d’analyse des risques

La corrélation positive entre risques et achats incite les entreprises à une grande vigilance. Fournisseurs, supply chain, collaborateurs en déplacement… Autant de facteurs de risques et autres répercussions sur les services achats d’une entreprise.

Une bonne gestion des risques accompagnée de l’utilisation des bons outils, favorisent leur diminution. Elle permet une amélioration des performances et la maîtrise des coûts. Un risque s’identifie, s’analyse, se planifie, se suit et se contrôle. Une boîte à outils exhaustive permet d’analyser leur impact sur votre fonction achat. Découvrez à travers un grand choix comment les choisir et les appréhender.

1. Comment choisir son outil ?

Pour utiliser le bon outil, il est nécessaire de réaliser une identification des risques en fonction de leur criticité et leur nature de famille d’achat. Cette approche universelle permet à l’entreprise de visualiser les natures d’achats les plus exposées aux risques.

Attention ! Certains risques peuvent être facilement évités :

• Un cahier des charges trop contraignant,
• Une durée de vie insuffisante entraînant un risque de rupture des approvisionnements,
• Une maîtrise erronée de la technologie,
• Une mauvaise réactivité de vos fournisseurs,

L’attribution d’une valeur comprise entre 1 (faible) et 5 (alarmant) permet de quantifier l’impact du risque sur votre activité. Vous devez également attribuer une valeur comprise entre 1 (supérieur à 20 ans) et 4 (inférieur à 1 an) pour visualiser son cycle de vie dans le temps. Vous devez distinguer le niveau de maîtrise de chaque risque afin de le prioriser.

L’analyse des risques a pour objectif de transférer progressivement vos contraintes sensibles vers des risques plus faibles en diminuant leur criticité.

L’évaluation des risques offre la possibilité de les prioriser et adopter des stratégies d’achats selon l’importance de chacun. Cette vision globale avec une cartographie des risques facilite la lecture et permet une meilleure optimisation du temps.

2. Une boîte à outils exhaustive

La direction des achats est confrontée à différentes catégories de risques. Ainsi, s’équiper des bons outils est une bonne pratique qui garantit la santé financière d’une entreprise.

Afin d’aborder une stratégie achats efficace, voici pour chaque type de risque des outils pour répondre aux exigences réglementaires :

• Les risques financiers : contrôle des dépenses des collaborateurs, mise en œuvre d’une cotation financière des risques fournisseurs : taux de dépendance, délais de paiement, respect des délais…
• Les risques sociétaux : mise en œuvre d’une politique des achats responsables, audit des fournisseurs sur la thématique du développement durable, et tout autre initiative liée à la RSE – Responsabilité Sociale et Environnementale
• Les risques industriels et qualité : veille technologique, développement de l’AQF et AQP, mise en place / renégociation des contrats cadres, vérification de la supply chain, diversification des approvisionnements
• Les risques métiers : équipement en systèmes d’information (SI) et logiciels SaaS, évaluation de la maturité industrielle, mise en place d’un dispositif de surveillance avec tableaux de bord, scorecards et autre indicateurs business intelligence.
• Les risques contractuels et légaux : politique d’assurance, veille d’une éventuelle nouvelle réglementation, redéfinition ou analyse des clauses contractuelles.
• Les risques économiques : actualité financière internationale et géopolitique, alertes sur les variations monétaires si vous échangez avec des devises autres que l’euro, création d’une cartographie générale des risques sur la totalité du portefeuille achats.

3. Comment les mettre en place ?

Après avoir anticipé et contrôlé l’évolution des risques, vous devez mettre à profit des bonnes pratiques pour pérenniser une activité. Mais rassurez-vous… ! Vous n’êtes plus obligés de faire un choix ! L’utilisation d’outils vous permet de diminuer vos risques et de partager les responsabilités.

Pour commencer, une bonne analyse de votre portefeuille achat favorise le déploiement d’un outil dans ses meilleures conditions afin de garantir une meilleure rentabilité de votre fonction achat. En effet, comment perfectionner votre processus d’achats si vous n’avez pas la connaissance suffisante de votre marché, une vision claire de vos fréquences et prix d’achats ou encore de vos fournisseurs stratégiques… De ce premier constat, les facteurs à risques et axes d’amélioration apparaîtront d’eux-mêmes, et le choix de souscription à une nouvelle solution facilité.

La deuxième étape consiste en une veille stratégique du marché fournisseur. Elle permet de disposer de la bonne information à tout moment. Le périmètre de veille est de prime abord large et complexe. Intégrez les éléments qui vous concernent afin de réduire le périmètre et évaluer les impacts sur votre activité directe.

Définissez ensuite, avec vos collaborateurs ou responsable achats, un schéma avec une matrice des contraintes. Cet outil d’analyse de risque permet de classer et d’inventorier l’ensemble des contraintes, par type et par segment d’achat. Celles identifiées et mesurées représentent des informations pertinentes à analyser pour suivre le cycle de vie du risque. Elle permet également d’encadrer la gestion des relations fournisseurs et autres parties prenantes de votre entreprise.

Enfin, le tableau de bord est un outil exemplaire de pilotage qui renforce votre maîtrise des risques. En effet, il reprend de manière synthétique et factuelle l’ensemble de vos indicateurs majeurs à surveiller. Sa mise à jour régulière ou mieux, son automatisation, encourage l’observation des variations et définit ainsi des priorités d’action au regard de l’impact et des conséquences sur les résultats de votre entreprise.

In fine, intégrer les risques à votre performance achat, vous offre un éclairage plus complet que celui de la mesure des « savings » (économies d’achats), plus traditionnel. L’obligation de vigilance, entraîne l’amélioration de la qualité des engagements externes ainsi que le processus de gestion. Intégrer de potentiels risques dans votre approche permet d’adopter des plans de performance dans le respect des réglementations. Ainsi, une meilleure prise en compte de l’efficience de la fonction contribue indirectement à une amélioration de la performance achat.

Pour une optimisation totale de votre fonction achats, la gestion des risques doit s’accompagner d’un logiciel support. Transparence de l’information, recherche de fournisseurs, partage des responsabilités et de la décision, tableaux de bord interactifs, suivi des engagements… Weproc est un logiciel achats en SaaS vous offrant de la hauteur sur votre processus d’achats afin de mieux anticiper les risques et accroître votre performance achats.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.