La short list fournisseurs : un allié de choix !
Face à la multitude d’offres disponibles sur le marché, phénomène accentué par la mondialisation de l’internet, il n’est pas toujours facile de s’y retrouver. Or acheter le bon service ou produit, au bon prix, doit être la priorité d’une société. Afin de tirer son épingle du jeu dans cette dernière ligne droite de qualification et d’analyse des offres fournisseurs, adopter une méthodologie s’inscrit dans une démarche qualité.
La short list est un accessoire prisé de la boite à outils d’un acheteur. Cette technique, qui aboutit à une liste réduite constituée de fournisseurs, présente l’avantage de structurer une analyse et de préparer une base solide pour la négociation.
Après avoir apporté une définition de la shortlist et revu son utilité, nous vous donnerons les éléments pour sa mise en œuvre et verrons de quelle manière l’utiliser pour optimiser les achats de votre entreprise.
Sommaire
Qu’est-ce qu’une short list ?
La short list, terme emprunt à la langue anglaise, signifie la construction d’une liste réduite d’une catégorie souhaitée, dans le but de faciliter une prise de décision. Ainsi, la short list de fournisseurs est un outil utilisé dans le cadre d’un processus d’achats qui permet de constituer une liste des fournisseurs qualifiée en fonction du produit ou service recherché.
L’objectif est de réduire au maximum cette liste afin de préparer votre consultation fournisseur et de ne pas perdre de temps sur la sélection finale de votre futur partenaire. Enfin, le travail de qualification de ce listing permet de préparer la phase de négociation car, à partir de l’évaluation des fournisseurs, vous posséderez une meilleure connaissance du marché.
La short list est courte mais son intérêt est grand ! Elle vous permet de capitaliser votre énergie et votre temps !
Exemple de Panel Fournisseurs sur le logiciel Weproc
Comment faire une short list ?
Sa construction peut aussi bien intervenir en amont qu’en aval de votre process. Elle peut ainsi être établie dès la rédaction du cahier des charges afin de faire un premier tri parmi votre panel fournisseurs à partir des critères de votre dossier de consultation ou, si vous en sortez, guider votre sourcing fournisseurs. Elle peut aussi être constituée à la suite d’une analyse multicritère des réponses des fournisseurs de votre appel d’offres.
Cette liste, définitive, recense donc les meilleurs prestataires qui correspondent aux critères de votre besoin. Pour vous aider dans sa constitution, des outils comme le tableau de comparaison vous permettent de motiver vos choix. Basé sur vos critères de sélection, il vous aide à obtenir un classement des offres à partir d’une pondération de vos conditions selon leur priorité. Cette évaluation des fournisseurs personnalisée permet de mettre en avant ceux qui vous correspondent le mieux.
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Comment utiliser une short list de manière efficace ?
Prenez contact
Commencez par prendre un premier contact. Cette prise de contact est essentielle car elle permet d’exprimer et de clarifier votre besoin. Soit votre cahier des charges est déjà constitué, et vous souhaitez des précisions, soit il n’est pas encore défini, auquel cas leur consultation permettra de clarifier votre besoin. Cette approche est propice à l’échange. Vous instaurez de plus un climat de confiance.
Si vous avez réalisé un appel d’offre, cette prise de contact permet d’approfondir votre besoin et d’établir un lien avec vos prestataires. Attention à l’équité de traitement entre ces-derniers.
Préparez votre négociation
Ne pas négocier, c’est se priver d’une opportunité ! La réussite d’une négociation demande une préparation rigoureuse et précise. La shortlist s’avère être très utile dans cette étape. Elle permet de capitaliser votre temps et votre énergie avec des interlocuteurs en phase avec votre projet d’achat.
Nul besoin de négocier avec une dizaine de fournisseurs qui ne répondent finalement pas à vos attentes !
Contrairement aux préjugés, la négociation n’est pas un don inné. Elle s’apprend mais surtout se prépare. Une liste restreinte d’acteurs avec qui négocier vous permet d’appréhender votre marché et de cerner les éléments à négocier pour maximiser vos chances de réussite à l’issue de la négociation.
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Anticipez les pièges
Le risque fournisseur est un des principaux risques de votre processus achats. Pour minimiser ce risque, apprenez à connaître vos prestataires potentiels. Vous obtiendrez des informations sur le fonctionnement de leur chaîne de production ou vérifierez s’ils sous-traitent la production de certains services ou composants. N’hésitez pas à demander des documents qui permettent de certifier la qualité et l’origine des produits ou services proposés par votre fournisseur.
Pour conclure, l’utilisation d’une shortlist s’avère être indispensable pour maîtriser votre processus achats. Gain de temps et d’énergie, réduction des risques … Prendre le temps d’analyser chaque prestataire est un important levier pour garantir la productivité de votre entreprise.
La digitalisation du processus achats permet aujourd’hui de comparer plus simplement et plus rapidement différents profils fournisseurs. Créer une shortlist devient alors un jeu d’enfant ! Weproc, logiciel d’achats en Saas permet la mise en concurrence de vos fournisseurs. Vous pouvez centraliser et traiter vos offres depuis la plateforme. Cette fonctionnalité s’inscrit dans une démarche de performance de vos achats.
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Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.