Comment analyser les offres reçues par mes fournisseurs ?
L’optimisation de la performance de votre entreprise passe par la maîtrise de ses achats. En effet votre résultat se construit dès l’achat. Encore faut-il parvenir à lire entre les lignes de vos offres pour être en mesure d’acheter le bon produit ou service au bon prix auprès du bon fournisseur.
On l’a vu, le processus d’achats d’une entreprise exige une rigueur avec des étapes bien précises. Ainsi, après avoir émis votre appel d’offres, vous devez établir une présélection des meilleures offres reçues. Cette étape est d’autant plus importante que, si vous faites un mauvais choix, l’ensemble de votre activité peut être impactée.
Comment analyser les offres reçues par vos fournisseurs pour vous prémunir de ces risques ? Nous allons pour cela commencer par vous présenter une méthode d’analyse basée sur des critères de sélection pertinents pour trier les offres les plus compétitives. Après quoi nous montrerons la bonne utilisation d’un tableau comparatif des offres pour vous accompagner dans le processus de prise de décision jusqu’à la création d’une short-list fournisseur.
Sommaire
Définissez des critères de sélection
La pertinence d’une bonne analyse multicritères exige une cohérence entre la formulation du besoin et le produit ou service acheté. Par conséquent, les critères à prioriser sur vos offres fournisseurs sont connus dès la rédaction du cahier des charges.
Suite à la consultation fournisseur, l’acheteur est alors en mesure de réaliser une présélection des offres à partir de critères à caractère éliminatoire : compétence technique spécifique, zone de chalandise prédéfinie… Autant d’éléments qui facilitent la prise de décision immédiate.
Les fournisseurs qui ont passé cette première sélection sont ceux qui offrent a priori des solutions adaptées au besoin exprimé. Vous pouvez alors procéder à une analyse des réponses précise et formelle. Sa formalisation permet une transparence de l’information avec vos collaborateurs mais, également vos fournisseurs pour qu’ils développent à l’avenir leur compétitivité.
Voici une liste des principaux critères de sélection à utiliser pour votre analyse multicritères :
Le critère de qualité
La qualité du produit ou du service a un impact sur votre achat. Par exemple les retours de produits ralentissent votre chaine de production. à l’inverse, un achat de qualité garantit une pérennité de son utilisation. Des certifications comme la norme ISO sont souvent recherchées, voire à prioriser, car elles démontrent les capacités de vos fournisseurs à répondre de manière optimale à vos demandes.
Le coût total d’acquisition
Le prix et les conditions commerciales demeurent être un critère de taille dans la sélection d’une offre. Dans un contexte de maîtrise des coûts permanent, vous devez être attentif à ce critère. En effet le moins cher ne signifie pas toujours le plus avantageux. Veillez donc aux offres trop alléchantes, l’adage « c’est trop beau pour être vrai » se révèle être trop souvent une réalité. Les conditions générales et de règlement doivent aussi être bien étudiées pour éviter les mauvaises surprises.
Exemple de définition du prix cible sur le logiciel Weproc
Le critère du délai
Le délai est un indicateur primordial dans la décision d’un achat. Définir des dates limites permet de coordonner son processus de production avec son processus d’achats. Dans une conjoncture où les prestataires ont de plus en plus de demandes, les délais de livraison, de mise en service et de mise à disposition sont des critères de choix pour votre analyse des offres fournisseurs.
Exemple de fixation d’une date limite de besoin sur le logiciel Weproc
Les autres critères
Il existe autant de critères que de spécificités propres à chaque entreprise. En effet un acheteur public n’achètera pas avec les mêmes conditions qu’un acheteur privé. Ces critères doivent être en adéquation avec votre marché, prendre en compte le positionnement de vos concurrents et apporter une garantie sur la santé et la stabilité de votre entreprise.
Il s’agit donc d’une liste non exhaustive de tous les critères qui peuvent impacter votre prise de décision. Le premier travail de RFI (Request For Information) vous permet d’aboutir à une première sélection de fournisseurs. Elle garantit la cohérence du produit/service proposé avec votre besoin et facilite les négociations à venir.
Ainsi, pour parfaire votre stratégie achats et consolider votre analyse, construisez un tableau comparatif des offres reçues.
Comparez et sélectionnez vos offres dans un tableau comparatif
Le tableau de comparaison est un élément majeur de votre processus achat. Établi par les collaborateurs en charge du dossier, il représente une bonne pratique de la fonction achat. Ses lignes listent les critères précédemment définis, et ses colonnes les offres reçues de vos fournisseurs.
Renseignez ensuite vos évaluations sur les critères retenus pour chaque offre reçue. Vous aurez alors des évaluations pondérées qui faciliteront l’étude des offres reçues. En effet, le résultat de ce tableau est un classement des meilleurs fournisseurs potentiels pour votre achat.
Vous souhaitez savoir comment faire un tableau comparatif des devis ?
Exemple de tableau comparatif des offres sur le logiciel Weproc
Découvrez ci-dessous les étapes à suivre pour une utilisation optimale :
- Établissez en amont la liste des critères et priorités essentiels pour votre besoin d’achat.
- Définissez les coefficients de pondération ainsi que l’échelle d’évaluation à appliquer pour l’analyse de chaque offre. Les valeurs de 0 à 5 ou de 0 à 10 sont le plus souvent utilisées.
- Créez un fichier de consultation dans lequel vous pouvez intégrer la partie « Critères qualités » qui reprendra vos critères de sélection. Ce document peut être communiqué à vos fournisseurs pour qu’ils y répondent directement et ainsi favoriser la transparence d’information.
- Remplissez les « critères fournisseurs » sans attendre la réception des premières offres. Certains critères en effet ne dépendent pas de la réception de l’offre pour être évalués.
- Comparez chacune des offres reçues.
- Additionnez les évaluations pondérées et classez vos fournisseurs en fonction.
Notre conseil : Remplissez les critères coûts en dernier, pour qu’ils ne viennent pas influencer l’évaluation des autres critères.
Les besoins sont différents selon le secteur d’activité, le budget ou encore la politique achats… Il n’existe donc pas un tableau de comparaison type. Recensez les critères qui vous sont propres et prenez-les en compte dès la rédaction de vos cahiers des charges.
Si vous ne trouvez pas les réponses seul, vous pouvez chercher la solution auprès de vos collaborateurs. Une communication transparente est essentielle dans un processus d’achats.
Établissez votre short-list
Une fois la comparaison des offres terminée, établissez une short-list des fournisseurs les mieux notés.
Mais qu’est-ce qu’une short-list ? Il s’agit d’un outil d’aide à la décision formalisé par une liste courte où figure les fournisseurs qui se rapprochent le plus de votre besoin. Elle comporte généralement deux ou trois prestataires.
Dans le cadre d’une méthode cadrée, vous avez l’assurance de faire un choix qui repose sur des critères incontestables et tangibles. Choisissez les deux ou trois fournisseurs les mieux placés dans votre tableau de comparaison.
Cette short-list vous permet de préparer le terrain de vos futures négociations. Véritable clé pour maîtriser vos coûts, cette prochaine étape nécessite une connaissance parfaite du marché fournisseurs. Et une bonne analyse des offres reçues aboutit à ce résultat. Tirez profit de ce premier travail et affinez votre shortlist pour procéder à une négociation ciblée. Ainsi, vous gagnez en productivité et efficacité.
Pour conclure, une bonne analyse des offres fournisseurs se travaille et se prépare. C’est une des étapes clés d’une stratégie achats optimale qui trouve son équilibre entre qualité, coûts et délai. Face à un nombre croissant de prestataires, il est important de concentrer votre recherche autour de la formalisation d’un cahier des charges précis. Des outils comme une RFI, un tableau de comparaison ou encore l’élaboration d’une short-list vous permettent d’extraire une sélection adaptée à votre besoin. Ce travail renforce enfin vos connaissances du marché fournisseurs et permet une négociation plus efficace.
L’analyse des offres est aujourd’hui facilitée par la digitalisation du processus achats. Réalisation d’appel d’offres, consultations fournisseurs, comparaison facilitée, centralisation des offres… Weproc est un logiciel achats en SaaS qui vous permet de maîtriser votre processus d’achats ainsi que vos fournisseurs. Analyser des offres, n’a jamais été aussi simple !
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Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.