Comment réussir son onboarding fournisseur ?

La gestion de l’onboarding fournisseur ou intégration des fournisseurs est un élément clé pour assurer le positionnement des entreprises sur le marché. Elle contribue à maintenir des liens commerciaux solides, mais aussi préserver la réputation de l’entreprise.

Toutefois, en cas de déficience dans la gestion de ce processus, la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise est endommagée. La conséquence la plus grave est l’instabilité financière de la structure.

On encourage ainsi les entreprises à utiliser un portail fournisseur SRM, une solution logicielle qui permet de gérer sa base de données fournisseurs de façon globale et individuellement.

Découvrez dans cet article les conseils de Weproc pour un embarquement fournisseurs réussi.

Comprendre l’onboarding fournisseur

On désigne par onboarding fournisseur le processus par lequel une entreprise intègre un nouveau fournisseur dans son portail fournisseur SRM (Supplier Relationship Management). La mise en place d’une collaboration mutuellement bénéfique étant l’objectif principal.

Ce processus permet entre autres d’établir des canaux de communication transparents. Il permet aussi de définir des modes opératoires spécifiques à la collaboration. De nombreux types de logiciel fournisseur sont disponibles. Ils peuvent répondre aux besoins de chaque relation entreprise-fournisseur, et dans tous les secteurs d’activités.

L’utilisation d’un logiciel de gestion des fournisseurs s’inscrit dans le cadre de la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Les entreprises peuvent tirer parti de cette plateforme pour bénéficier d’un suivi efficace de toutes les données relatives à leurs fournisseurs. Elle leur permet d’identifier les collaborateurs excellant dans leur travail, démontrant sérieux et capacité à résoudre rapidement les problèmes rencontrés.

Comment intégrer ses fournisseurs ?

Pour améliorer la qualité de leurs chaines d’approvisionnement, les entreprises ont besoin de bien intégrer leurs fournisseurs dans leur écosystème opérationnel. Voici les éléments à retenir pour réussir son onboarding fournisseurs :

• Identification du fournisseur: il est important d’avoir une base d’informations fiables sur chaque fournisseur intégré à votre portail fournisseur. Il faut son nom exact, sa forme juridique, son adresse et coordonnées. Des informations sur ses dirigeants, ses actionnaires, ses bénéficiaires et toute sa structure organisationnelle sont aussi indispensables. Vérifiez aussi s’ils sont assurés.
• Antécédents du fournisseur : il faut que vous puissiez faire confiance à vos collaborateurs. Pour cela, vous devez évaluer les risques potentiels associés à la future collaboration. Vérifiez les passés de chaque fournisseur. Ainsi, vous aurez une idée de sa fiabilité, de sa stabilité, de ses capacités opérationnelles et sa réputation.
• Qualité des produits et services fournis : cet aspect est important si vous voulez maintenir des normes élevées au niveau de votre chaîne d’approvisionnement. Assurez aussi vous de connaitre la nature précise de chaque article ou service.
• Implications économiques de la collaboration : évaluer les bénéfices attendus par rapport aux coûts d’achats des biens ou services fournis par le fournisseur.
• Conditions de paiement : les fournisseurs ont chacun leurs propres modalités de paiement. Assurez-vous de bien communiquer sur la fréquence et les délais de règlement, les conditions de facturation et la gestion des retards de paiement. On peut aussi aborder l’utilisation des technologies de paiement.

Les risques associés à un onboarding mal géré

Un onboarding mal administré peut nuire au fonctionnement de son entreprise, à sa stabilité financière et aussi à sa réputation :

D’abord, des erreurs dans la collecte d’informations ou dans l’évaluation des antécédents des fournisseurs peuvent engendrer des risques de fraude dans la chaîne de paiement. Pensez à toujours vérifier les informations fournies par les nouveaux collaborateurs avant de décider leur intégration.

Il est toujours important de se renseigner sur la santé financière des fournisseurs à ajouter dans son logiciel fournisseur. Des entreprises en difficulté ne sont pas en mesure de respecter leurs engagements contractuels. Elles peuvent causer des retards d’approvisionnement. La qualité des produits qu’ils fournissent n’est pas non plus assuré. Tout comme la continuité de l’approvisionnement.

La réputation de votre entreprise est aussi compromise si jamais le fournisseur que vous avez choisi vous fournit des produits qui ne sont pas conformes aux normes de qualité. Il est donc essentiel de bien les définir dans les contrats. Il en est de même pour les responsabilités de chaque partie. Il faut qu’elles soient bien spécifiées dans les termes et conditions.

L’utilisation d’un logiciel de gestion d’entreprise

L’usage d’un logiciel de gestion d’entreprise rend plusieurs tâches opérationnelles moins fastidieuses. C’est justement le cas du SRM. Ses avantages sont multiples :

• Cette solution logicielle permet de favoriser une collaboration efficace et transparente entre les fournisseurs et les entreprises. Ils peuvent s’échanger des informations en temps réel et discuter rapidement des solutions en cas de problème.
• Ce logiciel de gestion aide l’entreprise à évaluer la performance de chacun de ses fournisseurs. Elle peut facilement identifier les produits ou les services qui leluiur permet de tirer le plus de bénéfices. Cela garantit des avantages financiers notables.
• Les entreprises peuvent aussi communiquer clairement à leurs fournisseurs leurs attentes et leurs objectifs. Elles peuvent d’ailleurs organiser des feedbacks réguliers. Il est ainsi possible d’établir des conditions d’approvisionnement avantageuses grâce à l’usage de ce logiciel.
• L’entreprise et son fournisseur peut mieux se connaitre mutuellement. Ce dernier peut alors fournir des services personnalisés qui correspondent par exemple aux cycles de production saisonniers de son entreprise.

Exemple de Panel Fournisseurs sur le logiciel Weproc

Les fonctionnalités d’un SRM

Les SRM ne sont pas tous les mêmes. Toutefois, les outils de gestion des fournisseurs partagent la même mission, celle de favoriser la communication entre les fournisseurs et les entreprises. Ces logiciels peuvent alors avoir diverses fonctionnalités qui varient selon leur type et leurs développeurs.

• Portail d’échanges: grâce à une interface conviviale, les entreprises et les fournisseurs peuvent partager rapidement des informations, transmettre des devis, factures et commandes en quelques clics.
• Outil de comparaison: les entreprises peuvent mettre en concurrence leurs fournisseurs en les invitant à déposer leurs offres. Ainsi, elles peuvent faire une comparaison rapide en fonction de leurs propres critères.
• Gestion des relations fournisseurs: vous pouvez affecter des produits ou des services à vos fournisseurs, accéder à des historiques d’achats et des approvisionnements en cours…Vous avez aussi droit à des statistiques qui vous permettent d’évaluer les performances de vos fournisseurs.
• Digitalisation des contrats: le logiciel peut vous aider à assurer une meilleure gestion de tous vos contrats et accords avec chacun de vos fournisseurs. Il facilite le suivi, la mise à jour, et la gestion des échéances.

L’onboarding des fournisseurs est une étape clé de la gestion de la relation fournisseur. Son objectif est d’établir une collaboration efficace, pour réduire les risques et les coûts, renforcer les relations de confiance avec les collaborateurs et créer un environnement propice à la croissance de son entreprise.

Chez Weproc, nous vous accompagnons à chaque étape afin d’intégrer vos partenaires dans notre solution. Vous pouvez prendre contact avec notre équipe pour obtenir une assistance personnalisée.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.