Comment faire un bon panel fournisseur ?

Les fournisseurs jouent un rôle essentiel dans la commercialisation des nouveaux produits, depuis la phase de planification jusqu’au lancement de votre produit. Il existe des centaines de milliers de fournisseurs sur le marché, mais choisir les bons fait toute la différence. De nombreuses organisations ont de plus en plus de mal à constituer un panel fournisseur avec des fournisseurs stratégiques et à gérer et superviser la qualité, le coût et la livraison des matières premières.

Alors, comment identifier les bons fournisseurs et constituer un panel fournisseur avec les meilleurs fournisseurs pour votre prochain programme ?

Qu’est-ce qu’un panel fournisseur ?

Un panel fournisseur est une liste de fournisseurs qui ont été pré-approuvés. Ces fournisseurs ont accepté les conditions d’approvisionnement, généralement ratifiées par la signature du fournisseur d’un contrat-cadre standardisé. Les panels sont appropriés lorsqu’il existe un besoin permanent de biens ou de services et que le volume est suffisant pour justifier plusieurs fournisseurs.

Il s’agit d’un répertoire restreint de fournisseurs clés auxquels vous pouvez faire appel en cas de besoin selon vos termes de qualité. Un logiciel de gestion d’achats comme Weproc vous permet d’établir ce type de panel fournisseur pour la réalisation d’achats responsables, dans l’optique d’accroître les performances de votre entreprise et de bénéficier d’une meilleure gestion du processus achats.

Pourquoi s’en préoccuper ?

Avec un panel fournisseur, vous pouvez obtenir une liste de partenaires vérifiés dont vous savez qu’ils peuvent vous fournir ce dont vous avez besoin. Les conditions sont fixées, y compris les prix.

Le principal avantage pour les fournisseurs est qu’ils deviennent un partenaire privilégié et qu’ils seront les premiers à obtenir du travail de votre organisation.

Sont-ils toujours pertinents ?

Les panels fournisseurs étaient créés pour améliorer l’efficacité de la recherche de fournisseurs. Le principe est simple : il s’agit de convenir de la majorité des conditions dès le départ et de demander ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin par le biais d’une forme de contrat plus légère, comme un cahier des charges ou un bon de commande.

Il existe cependant plusieurs pièges à éviter lors de la mise en place d’un panel fournisseur par le service achats. Le processus initial peut être très compliqué et onéreux. Certains panels fournisseurs ont pris plus d’un an avant d’être opérationnel. Une fois le panel établi, il peut y avoir un manque de travail en raison d’un grand nombre de fournisseurs sélectionnés ou parce que l’entreprise n’utilise pas le panel suffisamment. L’énergie et l’enthousiasme de la phase d’établissement peuvent disparaître, les champs d’application rigoureux des accords généraux peuvent restreindre les possibilités d’utilisation du panel, ce qui étouffe l’innovation. Les processus secondaires peuvent souvent subir les préjugés et à la familiarité de l’entreprise avec ces fournisseurs principaux et ne pas être jugés objectivement.

Comment constituer un panel fournisseur ?

L’intégration d’une plus grande diversité dans votre panel fournisseur peut apporter des avantages considérables à votre entreprise, notamment une plus grande innovation et une meilleure qualité d’approvisionnement. Mais si les avantages sont évidents, il n’est pas toujours aisé pour les entreprises de s’approvisionner auprès de fournisseurs diversifiés, surtout si leur panel fournisseur actuel manque de diversité.

La constitution d’un panel fournisseur plus diversifié ne doit pas forcément être excessivement complexe. Les entreprises de toutes tailles et de tous les secteurs d’activité peuvent commencer à accroître la diversité de leurs achats grâce aux méthodes suivantes :

Exemple de création d’un panel Fournisseurs sur le logiciel Weproc

Déterminer les critères de sélection

La sélection des fournisseurs est une étape cruciale qui, si elle n’est pas exécutée correctement, peut avoir un impact considérable sur votre entreprise. La sélection d’un fournisseur doit être la priorité absolue de toute activité de gestion de la qualité des fournisseurs. Les organisations doivent être en mesure de classer leurs bases d’approvisionnement en fonction de leurs capacités et de leurs besoins. Les critères de sélection des fournisseurs doivent également répondre aux besoins des normes de qualité, aux objectifs des programmes et aux politiques de votre client. Vérifiez toujours si les fournisseurs possèdent des certifications liées au produit, au processus ou au service qu’ils sont censés fournir.

Suivre et évaluer les fournisseurs

Chaque entreprise a ses propres panels fournisseurs, qui se développent généralement au fur et à mesure que de nouveaux projets sont lancés. Il est dans l’intérêt de votre organisation de noter les performances de chaque fournisseur en ce qui concerne le coût et la qualité de son produit final. Cela permet à votre équipe de suivre et de noter les fournisseurs dans le but de les utiliser pour de futurs projets.

Des exemples de catégories à suivre pourraient être :

• Le coût : élevé, moyen ou faible ;
• La qualité : élevée, moyenne ou faible ;
• Le respect des délais de livraison : Oui ou Non…

Sur la base des catégories ci-dessus, vous pouvez ensuite filtrer ces informations de différentes manières pour voir quels sont les fournisseurs que vous suivez, par exemple :

• Top-5 des dépenses les plus élevées ;
• 10 premiers fournisseurs critiques ;
• 5 premiers fournisseurs de faible qualité ;
• 10 premiers fournisseurs les plus performants…

Pour réduire et gérer les risques fournisseurs, il est donc important d’évaluer les fournisseurs avec lesquels l’entreprise travaille. Un outil de gestion est la solution pour ne plus perdre de temps dans le traitement des données et prendre des décisions plus efficaces.

Exemple d’évaluation de vos fournisseurs depuis le logiciel Weproc

Utiliser une plateforme d’approvisionnement en ligne

L’un des moyens les plus rapides d’accéder à un panel fournisseur diversifié est d’utiliser une plateforme d’approvisionnement en ligne qui stocke la base de données. Celle-ci devrait vous fournir un espace où vous pourrez accéder à de nombreux produits et services provenant de divers fournisseurs.

Plutôt que de devoir rechercher des fournisseurs par vous-même et de suivre manuellement vos dépenses auprès de chacun d’entre eux, les plateformes d’e-procurement permettent aux organisations de centraliser l’approvisionnement. Les entreprises peuvent acheter des produits et des services auprès d’une variété de fournisseurs directement sur la plateforme. Elles peuvent également suivre automatiquement leurs dépenses auprès de ces fournisseurs.

Suivre la performance des fournisseurs

Les performances des fournisseurs sont faciles à mesurer si votre entreprise dispose d’un système qui permet de rendre les données facilement accessibles. Un outil de gestion des achats est donc capable d’améliorer ce suivi fournisseur. Les indicateurs clés de performance se révèlent être des outils très utiles s’ils sont utilisés correctement. Les indicateurs  suivants permettent de mesurer la performance globale des fournisseurs :

• Bon du premier coup ;
• Livraison dans les délais ;
• Temps de réponse, devis et demandes de renseignements…

Vous pourrez ainsi identifier les différents types de fournisseurs. Un fournisseur à risque peut engendrer des dysfonctionnements au sein de votre organisation. Le suivi des performances vous permet d’effectuer un contrôle sur vos collaborateurs et prendre les bonnes décisions.

Gérer les fournisseurs

Une fois que vous avez identifié les fournisseurs et constitué votre panel de fournisseurs, l’engagement et la gestion de vos fournisseurs devraient être beaucoup plus efficaces. Vous pouvez même amener certains fournisseurs à revoir leurs processus et stratégies internes. Par exemple, vous pouvez leur dire que vous pourriez obtenir davantage de contrats s’ils améliorent la fonction X ou obtiennent la certification Y.

En apprenant à connaître le mieux possible vos fournisseurs et en restant en contact permanent avec eux, vous améliorerez considérablement vos relations. Cela renforcera la constitution de votre panel fournisseur et la gestion de la qualité des fournisseurs. Pour cela, il faut savoir analyser le cycle achat fournisseur correctement.

Exemple de gestion des fournisseurs sur le logiciel Weproc

Établir des partenariats

En plus de trouver des fournisseurs diversifiés grâce aux plateformes d’e-procurement, d’autres organisations spécialisées dans la diversité des fournisseurs peuvent vous aider à ajouter de nouveaux fournisseurs qui élargiront votre réseau.

Les entreprises peuvent s’adresser ou s’inscrire auprès d’organisations à but non lucratif et d’organisations commerciales pour entrer en contact avec des fournisseurs. Travailler avec ces organisations peut également être utile, en particulier pour les entreprises de taille moyenne. Dans tous les cas, il est important de prendre en compte les relations fournisseurs afin qu’elles soient les plus réussies possibles. En effet, établir une relation partenariale est source d’avantages concurrentiels non négligeables, comme une réduction des coûts par exemple.

Un logiciel de gestion des achats permet de favoriser les relations fournisseurs grâce à la visibilité et l’accès à toutes les données de chaque fournisseur. Il est également possible d‘améliorer sa relation fournisseur pour obtenir des avantages concurrentiels comme une réduction des coûts.

Faire connaître vos efforts

Une autre façon d’élargir votre réseau pour inclure davantage de fournisseurs est de faire connaître vos efforts en matière de diversification. Des organisations liées à la diversité peuvent prendre connaissance de vos efforts et vous contacter pour établir un partenariat.

Une fois que vos efforts prennent de l’ampleur, le fait de les faire connaître peut également améliorer la réputation de votre marque auprès des parties prenantes. Cela peut contribuer à attirer davantage de talents et de partenaires divers.

En résumé, adopter un logiciel de gestion des fournisseurs vous permet d’établir clairement vos relations avec les fournisseurs et de les connaître davantage. La gestion des fournisseurs est facilitée grâce à une centralisation des données et un accès simplifié. Finie la perte de temps dans le traitement des informations et dans la recherche des meilleurs fournisseurs par exemple, et place à des missions plus stratégiques pour un meilleur rendement de l’entreprise.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.