Comment améliorer le suivi fournisseur ?
Mis à jour le 8 décembre 2023
La gestion des processus d’ approvisionnement des entreprises qui ont un grand volume d’achats est assez difficile. Avec un nombre considérable de partenaires et des chiffres élevés sous leur responsabilité, toute erreur peut causer des dommages considérables sur la relation fournisseur par exemple. C’est pourquoi votre entreprise doit avoir un bon suivi de ses fournisseurs grâce à un panel fournisseur.
Ce suivi n’est pas toujours effectué, principalement parce que les responsables ne savent pas comment s’y prendre. La qualité des produits dans les livraisons, les délais de livraison, les retards et la pro-activité du fournisseur sont des points qui peuvent être mesurés et évalués.
Sommaire
Qu’est-ce que le suivi fournisseur ?
Il s’agit d’une routine d’évaluations constantes de tous les fournisseurs impliqués dans votre chaîne d’ approvisionnement. Contrairement à la gestion des stocks, ce travail de suivi affecte encore plus les performances de votre entreprise, car il est également lié à d’autres variables.
Un logiciel de gestion des achats comme Weproc permet d’avoir une visibilité sur l’ensemble des informations et ce, en temps réel grâce à l’existence d’un panel fournisseur personnalisé.
Le suivi des fournisseurs peut varier un peu d’une entreprise à l’autre.
- Il est souvent axé sur la fourniture d’informations opportune et pertinente sur la relation avec chaque fournisseur et sur ses performances.
- Il permet de réaliser une évaluation des fournisseurs. Cette évaluation concerne généralement davantage la qualité des produits et services fournis, le respect des délais, le coût et la politique de prix. Avec l’utilisation de ces types de mesures, un indice est créé.
- Il vous permet donc de comparer directement les fournisseurs et d’étudier leurs performances pour améliorer votre activité
Exemple de création d’un panel Fournisseurs sur le logiciel Weproc
L’importance du suivi fournisseur
Le suivi de ses fournisseurs affecte directement vos résultats, mais il y a d’autres raisons à prendre en compte.
Un impact direct sur les performances de l’entreprise
Les fournisseurs impactent une bonne partie de la livraison des produits ou des services que votre entreprise fournit à ses clients. Si ce processus subit l’interférence directe de ses matières premières et de ses services contractuels, ses performances de livraison peuvent être affectées.
La capacité à évaluer les économies générées dans vos processus d’ achat aura un impact direct sur la rentabilité de votre entreprise. Le suivi fournisseur influe également sur le niveau d’ approvisionnement. Ce dernier ne doit pas souffrir d’un manque de matériaux à des moments cruciaux ou d’une surcharge, sinon cela pourrait jouer en défaveur lors de l’évaluation des fournisseurs.
Cet examen passe par l’analyse du cycle achat fournisseur, afin de mesurer l’importance de chaque fournisseur.
Un gain de temps et d’argent considérable
Éviter les non-conformités est une question très importante qui découle du suivi fournisseur. Il s’agit également de réduire les défaillances causées par ces produits défectueux qui peuvent rester inutilisés dans votre entreprise.
Grâce à un meilleur suivi, vous serez en mesure d’assurer une bonne fluidité de la chaîne d’approvisionnement. Vous pouvez gagner du temps et avoir des processus moins bureaucratiques grâce aux factures fournisseurs automatisées par exemple. Cela évitera les reprises et les dépenses des employés et les efforts inutiles.
Grâce à ces routines optimisées, vous constaterez une plus grande facilité de gestion et une plus grande agilité en votre faveur. Cela vous donnera plus de temps pour traiter d’autres questions importantes qui seraient normalement en arrière-plan. Concentrez vous sur les tâches essentielles comme une bonne gestion de la relation fournisseur ou la négociation avant une reconduction tacite de contrat par exemple.
Une analyse simple des performances
L’optimisation des routines et l’amélioration de la qualité des processus sont tout aussi importantes. Atteindre ce niveau plus élevé de maturité relationnelle avec leurs fournisseurs implique que les deux parties percevront une plus grande facilité de communication. Cela rendra la relation plus facile. Les questions plus stratégiques seront évoquées à la place de questions moins opérationnelles.
De bonnes relations permettront à votre entreprise de disposer d’une métrique beaucoup plus cohérente et solide pour la comparaison de tous les types de fournisseurs. Cela signifie nécessairement un pouvoir de négociation beaucoup plus important pour votre entreprise.
Comment optimiser votre suivi fournisseur ?
Voici quelques critères que vous devez suivre pour réaliser un audit des fournisseurs, trouver les bons fournisseurs, contrôler les performances de vos fournisseurs et établir une relation de confiance :
Qualité
Il est de la plus haute importance d’établir et de maintenir des normes de qualité alignées entre votre entreprise et chacun des fournisseurs. Pour ce faire, le suivi de la qualité des fournisseurs et des services fournis est essentiel. Si ce suivi n’a pas lieu, le fournisseur ne peut pas savoir si les normes de qualité sont alignées, si l’entreprise est satisfaite et s’il y a une possibilité de rupture des relations commerciales.
Un critère de qualité très important à suivre est la quantité d’articles rejetés par livraison. Cet indice renseigne sur le souci du fournisseur de s’assurer que les livraisons sont effectuées conformément à la demande du client. L’entreprise doit fixer une norme acceptable de problèmes de qualité pour chaque type de livraison, et utiliser cette norme pour évaluer les performances et la qualité des fournisseurs.
En plus de la surveillance, il est important de rendre ces normes claires lors de la conclusion de contrats avec les fournisseurs. Le fournisseur qui ne respecte pas les normes de qualité de l’entreprise doit être pénalisé selon l’ampleur de la situation. La qualité du service est un élément important à prendre en compte dans votre gestion fournisseur.
Performance
Une autre série de critères qui devraient être présentés sont ceux liés à la performance des livraisons. Lorsque vous concluez un contrat, celui-ci contient les dates auxquelles les produits doivent être livrés ou les services fournis, et cette date doit être strictement respectée.
Dans l’intervalle, les entreprises procèdent généralement à un « écart type » des dates de livraison, environ 1 jour avant et 1 jour après la date précédemment fixée. Cet écart existe pour prévoir les incidents de livraison, et une marge d’ erreurs est également établie pour les marchandises non livrées (environ 10 % de la commande totale). Des accidents et toutes sortes d’événements peuvent se produire. L’établissement d’un écart acceptable est un meilleur moyen de contrôler la performance de vos fournisseurs.
Gardez un contrôle strict sur le respect des dates et des résultats, tout en sauvegardant une marge d’ erreurs acceptable, et attribuez des notes à chaque fournisseur sur ces points.
Exemple d’évaluation de vos fournisseurs depuis le logiciel Weproc
Autres critères d’évaluation
Il est également possible d’évaluer la performance d’un fournisseur par sa position sur certains fronts de négociation. Évaluez si le fournisseur est ouvert à une réduction des coûts sur la base de vos offres et à un assouplissement des conditions de paiement. Cela montre la volonté du fournisseur d’entretenir une relation durable avec votre entreprise.
Une autre option possible est d’évaluer la transparence du fournisseur. Il doit fournir les coordonnées de ses clients précédents, à qui vous pouvez demander des références. Cela en dit long sur l’aptitude de l’entreprise, et votre organisation n’a qu’à gagner à faire un travail de vérification complet des fournisseurs auxquels elle s’unit.
Analyse de la performance des fournisseurs
Après avoir évalué la performance des fournisseurs, attribué des notes et fait les observations nécessaires, il est important d’analyser ces données. Pour les fournisseurs qui fournissent le même type de service, il est intéressant de faire une comparaison entre les notes et les observations. Ainsi, vous pouvez décider de la permanence des deux ou de donner la préférence à l’une d’entre elles.
Pour tous les fournisseurs, il est important d’évaluer la possibilité de les garder au sein de l’entreprise. Si les performances d’un fournisseur ne sont pas conformes aux normes de l’entreprise, il est utile de prévoir une réunion et de revoir les conditions de ce partenariat, voire d’envisager l’annulation du contrat. Fournir un feedback constant est le meilleur moyen de transmettre ces évaluations aux fournisseurs, ce qui leur permet d’apporter des améliorations à leurs processus internes et de garder un œil sur la relation avec votre entreprise.
Ainsi, il est possible d’éviter les situations extrêmes d’insatisfaction entre les parties et d’entretenir une bonne relation fournisseur. Ces évaluations sont un excellent moyen d’analyser le fonctionnement des processus de gestion des approvisionnements de votre entreprise et de gérer les risques fournisseurs. Vous pouvez conserver les meilleurs fournisseurs sous contrat. Vous pouvez tester et optimiser en permanence les processus et méthodes de gestion.
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Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.