Factures vs Factur-X : Quelles sont les différences ?

À partir de Septembre 2026, et ce jusqu’en 2027, le gouvernement français prévoit de généraliser la facturation et la déclaration électroniques. De ce fait, il a établi le cadre juridique de la facturation électronique obligatoire à grande échelle entre entreprises privées (B2B), ainsi que de la déclaration électronique (principalement destinée à déclarer la valeur de la TVA à l’État). L’objectif principal est de moderniser le système fiscal actuel et de réduire l’écart de TVA (13 milliards d’euros).

Mais quelles vont être les différences avec notre système actuel de factures ? Les réponses à toutes vos questions se trouvent dans notre article.

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique, ou e-facturation, est définie comme « l’échange et le stockage de factures légalement valides sous format électronique uniquement entre partenaires commerciaux« . L’obligation de transmission de la facturation électronique ne concerne que les entreprises assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) établies en France. Elle s’appliquera à toutes les factures relatives aux ventes de biens et de services domestiques entre contribuables (également appelées transactions interentreprises).

Plus précisément, la facturation sous format Factur-X sera obligatoire lorsque :

• Le fournisseur est une entreprise assujettie et établie en France.
• L’acheteur est une entreprise assujettie et établie en France.
• L’opération est soumise aux règles de facturation françaises.

Cette mise en œuvre combinera la facturation électronique avec la déclaration électronique ou la « transmission électronique des données de facturation » obligatoire.

Qu’est-ce que la déclaration électronique ?

L’e-reporting est un système de déclaration similaire à celui de la facturation électronique pour les opérations B2B.

Pour les transactions B2B :

• L’opération doit être réalisée entre deux entreprises assujetties dont l’un n’est pas établi en France

OU

• L’opération doit être soumise à la TVA en France entre deux entreprises assujetties non établis en France.

Qu’est-ce qu’une facture fournisseur ?

Une facture fournisseur est un document de vente émis par le fournisseur et reçue par le client acheteur.

La facture fournisseur détaille une transaction entre l’acheteur et le vendeur. Si le vendeur a accordé un crédit à l’acheteur pour la vente, la facture précise généralement les conditions de paiement et offre des options pour les méthodes de paiement.

Les fournisseurs peuvent également choisir d’envoyer plutôt un relevé de fin de mois sous forme de facture pour toutes les transactions en cours. Dans ce cas, l’entreprise doit indiquer clairement qu’aucune facture ultérieure ne sera envoyée.

Dans le passé, les factures étaient le plus souvent éditées sous format papier en plusieurs exemplaires, afin que l’acheteur et le vendeur disposent chacun d’un enregistrement de la transaction pour leurs propres dossiers. Aujourd’hui, les factures générées par des logiciels de facturation électronique sont courantes et permettent de rechercher et de trier plus facilement des transactions ou des dates spécifiques.

Qu’est-ce que la Factur-X ?

Factur X est le nom français d’une norme populaire de facturation électronique franco-allemande. Sa version actuelle et complète (Factur-X 1.1) est équivalente à la version ZUGFeRD 2.1 (version Allemande), ce qui les rend compatibles. Les deux normes combinent les formats de facture les plus couramment utilisés : PDF et XML.

Comme les factures ZUGFeRD, les factures Factur X sont créées dans un format PDF contenant deux fichiers – un PDF de facture et un fichier de données.

La norme est conforme à la norme européenne EN 16931, qui définit les normes et les règles techniques pour la facturation électronique en Europe, afin de garantir l’interopérabilité et le respect des dispositions légales. Les spécifications techniques de la norme commune sont basées sur la norme internationale UN/CEFACT « Cross Industry Invoice (CII) » et sur la norme ISO PDF/A-3.

Factur-X vise à créer une valeur ajoutée pour les fournisseurs et les émetteurs de factures en fournissant un maximum d’informations sous une forme structurée. La norme est continuellement développée et maintenue sous l’égide du Forum national français de la facturation électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE).

Les différences entre la facture et la Factur-X

Tout d’abord, la Factur-X est une facture sous un nouveau format électronique. Elle se dinstingue principalement par le fait qu’en plus du format PDF, le document couple un format XML qui permet d’être automatiquement lu par une machine. Ces données seront récupérées, analysées et transmises à la direction générale des finances publiques via un portail public de facturation.

Ce portail public de facturation appelé communément PPF n’acceptera seulement que 3 formats :

• XML UBL,
• l’XML CII
• La Factur-x

Le format de la Factur-X

La factur-X est un fichier PDF/A-3, c’est-à-dire un format « mixte » ou « hybride » qui va combiner à la fois un PDF et un fichier structuré. C’est-à-dire que ce format est composé de :

• Une facture au format PDF lisible par l’homme
• Un fichier de données structurées (fichier XML) contenant les détails de la facture.

La partie structurée permettra d’intégrer automatiquement la facture dans votre système de gestion, tel qu’un ERP ou un logiciel de comptabilité.

Les données de la Factur-X

Afin que la Factur-X puisse être reçue et traitée par toutes les entreprises qui souhaitent pouvoir l’intégrer directement dans leurs logiciels, son format standard permet de structurer plusieurs profils de données en fonction des exigences réglementaires et métier :

• MINIMUM : Le profil MINIMUM ne contient que les données essentielles de l’acheteur et du vendeur, le montant total de la facture et la taxe sur le chiffre d’affaires. Seule la référence de l’acheteur peut être saisie ici et la ventilation de la taxe sur le chiffre d’affaires n’est pas prise en charge.

• BASIC : Le profil BASIC peut être utilisé pour les factures simples conformes à la TVA.
• BASIC WL : Le profil BASIC WL, quant à lui, ne contient aucun élément de facture et ne peut pas afficher de factures conformes à la TVA. Au niveau du document, cependant, il contient toutes les informations nécessaires à l’enregistrement d’une facture, ce qui signifie qu’il constitue également une aide à l’enregistrement.
• EN16931/ CONFORT : Le profil EN 16931 (COMFORT) contient tous les éléments pertinents qu’une facture électronique doit contenir et reproduit intégralement la norme EN 16931-1.
• EXTENDED : Ce profil est une extension de la norme EN 16931-1 pour prendre en charge des processus commerciaux complexes. Cela concerne, par exemple, les factures qui sont réglées sur plusieurs livraisons/lieux de livraison, les conditions de paiement structurées…

L’envoi automatique vers le Portail Public de Facturation (PPF)

La facturation électronique sera accompagnée d’une transmission des données de facturation à l’administration via le Portail Public de Facturation (ou PPF, qui est en cours de construction en utilisant l’architecture de CHORUS PRO).

Le PPF est chargé de transmettre à l’administration fiscale les informations sur les transactions économiques des entreprises, soit via la facturation électronique (e-invoicing), soit pour toute autre transaction économique (e-reporting).

Les entreprises peuvent choisir de recevoir la facture directement ou de passer par une ou plusieurs PDP qui effectueront des contrôles de cohérence et transmettront les données à l’administration.

L’utilisation d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

À partir de 2026, les entreprises auront deux options pour envoyer des factures électroniques et remplir leurs obligations de déclaration dans le secteur B2B. De manière identique aux exigences B2G, elles pourront utiliser les services d’un prestataire tiers (PDP) pour la facturation électronique et le reporting. Dans ce cas, le prestataire tiers a deux tâches distinctes – il est chargé à la fois de transmettre la facture électronique au client et de transmettre les informations prescrites aux autorités fiscales françaises.

Dans ce cas, le partenaire utilise sa propre solution cloud pour alimenter Chorus Pro, la plateforme nationale de gestion des factures électroniques. Une deuxième option serait d’utiliser le portail officiel de facturation (Portail Public de Facturation, PPF en abrégé) pour transmettre directement les factures et les rapports, puis d’établir eux-mêmes la connexion avec Chorus Pro si nécessaire.

Lors de la sélection d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), il est également crucial que les entreprises gardent à l’esprit leurs engagements en matière d’archivage obligatoire et qu’elles se demandent si elles dépendent de l’envoi et de la réception de factures de fournisseurs internationaux.

Les enjeux de la Factur-X

L’enjeu principal : la réduction des délais de paiement, qui nécessite d’accélérer la transmission et le traitement des factures.

Le nombre de factures B2B est estimé à environ 2 milliards en France et 20 milliards en Europe. Les créances interentreprises portées par ces factures, sont de 600 Milliards d’euros en France. Ceci correspond à 45 à 50 jours de chiffre d’affaires sur les créances clients (factures clients émises). En contrepartie, les délais de paiement des factures fournisseurs conduisent à une balance commerciale se situant entre 11 et 14 jours de chiffre d’affaires ces dernières années, avec une assez forte disparité par secteur d’activité et par taille d’entreprise.

Le délai de paiement contractuel (qui ne peut être supérieur aux délais légaux maximum), c’est-à-dire le délai entre la date d’émission de la facture et sa date d’échéance, permet aux entreprises acheteuses de disposer du temps nécessaire au traitement des factures d’achat (transmission, distribution / routage, comptabilisation, validation, paiement). Ce processus est souvent peu optimisé et d’une complexité généralement proportionnelle à la taille de l’entreprise acheteuse. C’est la raison pour laquelle le délai de paiement effectif peut dépasser le délai contractuel, entraînant ainsi des retards de paiement.

Tout ceci nécessite une mobilisation des ressources financières des entreprises, à la fois pour faire face à la balance commerciale, mais aussi au risque de retard de paiement, souvent mal anticipé et subi par les fournisseurs, qui peut conduire à des situations de cessations de paiement, même pour des activités saines.

C’est pourquoi la réduction des délais de paiement, à commencer par le respect des délais contractuels, est un enjeu national, notamment pour une meilleure santé du tissu économique des PME et pour une meilleure adéquation des ressources des entreprises. A titre d’illustration, le retard moyen de paiement des factures client correspond environ à 3,5 % du chiffre d’affaires que le fournisseur doit mobiliser en plus en trésorerie pour faire face à cet excédent de Besoin en Fonds de Roulement (BFR), au lieu par exemple de les investir dans la Recherche et le Développement (R&D).

L’enjeu principal est donc la réduction des délais de paiement, qui commence par le respect des délais contractuels mais peut aussi se réaliser par des outils de refinancement tiers ou d’escompte. Pour ce faire, la première nécessité est d’accélérer les délais de transmission (par un envoi électronique) et surtout les délais de traitement des factures, c’est à dire de réception, routage, comptabilisation, rapprochement, et validation pour aller au paiement. Ainsi, dès lors qu’une facture fournisseur est validée rapidement (avant sa date d’échéance), c’est à dire que l’acheteur a reconnu qu’elle correspond bien à un achat et surtout à une livraison de biens ou de services, elle devient une créance « certaine » payable à l’échéance voire re- finançable dans de meilleures conditions.

Weproc et la Factur-X

À partir de 2026, toute entreprise devra avoir la possibilité de récupérer et ainsi stocker les factures reçues sous format Factur-X. Weproc est un logiciel de gestion des Achats qui vous permet de suivre et de gérer vos commandes, mais également de rapprocher et stocker les factures dans chacun des dossiers.

Le portail Fournisseurs de Weproc vous permet de laisser la possibilité à tous vos fournisseurs de venir déposer leurs factures directement sous format Factur-X. Votre gestion des factures est assuré par l’automatisation des rapprochements avec les bons de commandes, tout en respectant le processus de facturation.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre logiciel de gestion des Achats Weproc ? Contactez-nous ou demandez votre démonstration de 15 minutes ci-dessous !

Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.