Pourquoi adopter un logiciel de gestion des fournisseurs ?
Au cours des deux décennies passées, les équipes de vente et de marketing ont récolté les nombreux bénéfices des solutions de gestion de la relation client (CRM). Mais pendant ce temps, les équipes d’approvisionnement et de sourcing ont été livrées à elles-mêmes. Elles ont alors dû suivre leur propre voie avec des méthodes qu’elles ont développées elles-mêmes. Ces solutions, créées de toute pièce, peuvent certes aider, mais l’avenir d’une excellente gestion des achats dépend clairement d’une excellente gestion des fournisseurs.
Les logiciels de gestion des relations avec les fournisseurs (SRM) offrent la possibilité d’une mise en relation entre fournisseur et client plus intelligente, plus rapide et plus sûre. Ces logiciels impacteront donc positivement l’ensemble de votre organisation d’approvisionnement. Dans cet article, découvrez en quoi l’utilisation d’un logiciel de gestion des fournisseurs peut être un changement important pour votre entreprise et être favorable à une bonne gestion de panel fournisseur.
Sommaire
La préservation de l’image de marque
Un logiciel de gestion des fournisseurs peut vous aider à préserver la valeur de votre marque. En effet, de nombreuses solutions logicielles de gestion des fournisseurs offrent une gestion des risques. Cela vous permet de limiter tout dégât qui pourrait potentiellement être lié à votre marque. Pour ce faire, des fournisseurs tiers sont utilisés comme source pour compléter judicieusement les informations de marché. Ces informations permettent de répondre aux exigences en matière de conformité et de transparence des chaînes d’approvisionnement. Cela est particulièrement utile, car la non-conformité des fournisseurs peut entraîner une perte de la valeur de la marque. Cette perte de valeur peut à son tour entraîner une perte importante de la valeur pour les actionnaires et les fonds propres. L’utilisation de logiciels de gestion des fournisseurs vous épargne alors ces situations et préserve la valeur et l’image de votre marque. En effet, avec la mise en place d’un panel fournisseur, un tri est effectué au sein de vos fournisseurs. Ne resteront que ceux qui correspondent à vos valeurs et qui répondent à l’entièreté de vos besoins. Il est important de travailler avec des fournisseurs qui partagent la même vision que l’entreprise.
Le renforcement du pouvoir de négociation
Les fournisseurs doivent être vos amis, pas des employés. Votre rôle, en tant que professionnel de l’approvisionnement, impliquera toujours une forte capacité à négocier avec vos fournisseurs pour effectuer des économies de coûts et réduire aussi les risques fournisseurs. L’introduction d’un logiciel de gestion des relations avec les fournisseurs peut vous permettre de voir plus clair dans le contrôle de vos relations avec ces derniers et de ce fait d’entretenir de bonnes relations. Vous pourrez avoir un aperçu complet de la manière dont le fournisseur travaille, y compris en ce qui concerne les prestations convenues dans le contrat. Il vous permettra ainsi de renforcer votre capacité à négocier de manière aussi responsable que confiante. Ces négociations seront donc plus efficaces, car guidées par des données fournies par un SRM. En général, les équipes qui utilisent un logiciel de gestion des fournisseurs peuvent réaliser 35 % de réduction sur leurs dépenses totales.
Exemple de mise en concurrence des offres grâce à un tableau comparatif sur le logiciel Weproc.
L’amélioration de la qualité du processus
En absence de SRM, plusieurs problèmes peuvent survenir. En effet, les données relatives aux fournisseurs, y compris la communication, ne sont pas disponibles de manière centralisée par fournisseur. En raison de processus non structurés, il n’y a en outre pas de sélection stratégique des fournisseurs. Les cycles de planification sont alors à court terme et un contrôle des fournisseurs fait souvent complètement défaut. Tous ces facteurs entraînent parfois des frais administratifs élevés pour la documentation relative aux produits et aux fournisseurs et un ralentissement du processus d’ achats. De même, puisque les évaluations systématiques font défaut, il n’est guère possible d’évaluer les données et les performances des fournisseurs. En fin de compte, il en résulte une qualité de produit médiocre, des pertes de temps et des coûts de processus élevés. Les outils de gestion permettent de remédier à tout cela.
Ils permettent d’avoir une vue à 360 degrés des fournisseurs et assurent ainsi l’optimisation à long terme des relations. Cela s’accompagne d’une baisse des prix de revient et d’une réduction des coûts de processus. Parallèlement, il est possible de documenter toutes les opérations, les évaluations et les mesures d’amélioration, ce qui améliore la qualité des processus.
L’instauration de la confiance
Comme mentionné plus haut, les logiciels de gestion de la relation avec les fournisseurs vous donnent davantage de contrôle sur les activités de vos fournisseurs. Ces logiciels doivent reposer sur un équilibre subtil entre le contrôle et la confiance des acheteurs et des fournisseurs. Aussi, les SRM offrent de meilleures possibilités en termes de communication, de collaboration et d’échange d’informations. Elles augmentent le degré de transparence entre les acheteurs et les fournisseurs et garantissent une relation plus ouverte, plus confiante et honnête dans les relations commerciales. Or, le contrôle et la confiance sont les conséquences d’une meilleure gestion des données. Plus vous pouvez voir et gérer de choses, plus vous et votre équipe vous sentirez à l’aise. Faites alors sauter les limites imposées par vos anciennes solutions maintenant obsolètes. Grâce à l’amélioration du suivi fournisseur, simplifiez tous vos échanges et obtenez un meilleur rendement.
Les SRM vous offrent pour la plupart des outils qui vous permettront de :
- collecter facilement des données sur les fournisseurs ;
- rendre l’information et la documentation facilement accessibles ;
- collaborer facilement ;
- intégrer facilement les solutions commerciales existantes.
La transparence est nécessaire pour contrôler le risque fournisseurs, la conformité, les performances, la gestion des contrats et les dépenses. En utilisant un logiciel SRM, vous pouvez voir les évaluations des fournisseurs, les données, les notes, la communication et la documentation en un seul endroit. Grâce à une visibilité optimale à l’aide de tableaux de bord, il vous offre exactement la clairvoyance dont vous avez besoin pour vous sentir comme sur le terrain avec vos fournisseurs.
L’automatisation des tâches
Adopter un logiciel de gestion des fournisseurs vous permet d’automatiser les processus d’achat et de gestion de la qualité, grâce à toutes les données recensées. Une représentation électronique de l’échange de documents et de données avec les fournisseurs permet souvent de réaliser d’importantes économies sur les frais administratifs. En fonction de la conception du système, les fournisseurs sont en outre en mesure de mettre activement leurs propres données à disposition.
En moyenne, les entreprises peuvent réaliser des économies de temps estimées entre 12 à 20% d’ETP. Que ce soit dans le cas d’un acheteur stratégique, d’un responsable ou d’un fournisseur responsable, de tels résultats sont envisageables lorsque la technologie SRM est appliquée. En effet, la gestion des relations avec les fournisseurs peut impliquer une part équitable de travail. L’assistance aux processus (comme l’automatisation des tâches, des rappels et des modèles prédéfinis) permet d’économiser du temps et des ressources lorsque le volume de travail est important. Elle permet de réduire les tâches chronophages et potentiellement ennuyeuses du personnel chargé de l’approvisionnement. De plus, cela permet également de gérer les risques fournisseurs, ce qui n’est pas négligeable. Dès lors, l’accent peut être mis sur la résolution des problèmes, l’analyse, la prévention et les mesures axées sur le développement. Parmi ces mesures, on peut citer la recherche d’économies mutuelles, l’amélioration de l’efficacité de la production et/ou la consolidation de la chaîne d’ approvisionnement.
L’amélioration de l’expérience des fournisseurs
Les fournisseurs n’aiment pas recevoir des questionnaires Excel fastidieux et des annexes pendant l’onboarding. Si votre stratégie SRM prévoit d’examiner à la loupe vos relations client-fournisseur, il est important de prendre en compte l’expérience des deux parties prenantes. Le logiciel de gestion des fournisseurs offre la possibilité d’améliorer l’expérience utilisateur du fournisseur, qui est tout aussi importante que l’expérience utilisateur de l’acheteur. Si un fournisseur considère un client comme une personne avec laquelle il est facile de collaborer, les chances qu’il s’implique davantage dans la collaboration augmenteront considérablement. Or, en tant qu’organisation d’approvisionnement, votre succès dépend souvent de la volonté d’un fournisseur de collaborer, de faire des rapports et de participer activement à l’activité de votre entreprise. Les SRM offrent alors aux fournisseurs une facilité d’utilisation qui est en lien direct avec votre entreprise. Ils aident alors votre entreprise à éliminer les obstacles qui empêchent vos fournisseurs de s’impliquer.
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Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.