Transition digitales : comment ajuster votre processus d'achats

Le télétravail pose le défi d’un manque d’accès aux documents papiers comme les demandes de devis, les contrats fournisseurs, les bons de commande… d’où l’importance de mettre en place un processus d’achats à distance. Ce défi offre de nouvelles opportunités pour vos collaborateurs ainsi que vos fournisseurs.

La digitalisation est essentielle, et elle doit se faire pas à pas. C’est pourquoi il vous faut commencer par ajuster votre processus d’achats. Pour ce faire, retrouvez étape par étape les enjeux et bénéfices apportés par une transition digitale.

1. La définition du juste besoin

Commencez par identifier les informations essentielles dont votre entreprise a besoin pour maintenir ses achats à distance. Encore faut-il pour cela parvenir ensuite à les matérialiser en interne malgré l’éloignement de vos équipes..!

✅ La majorité de votre main-d’œuvre travaille à domicile, vos besoins en matière d’approvisionnement peuvent être altérés. C’est donc l’occasion de les repenser.

✅ La disposition des collaborateurs qui composent le processus d’achats est à redéfinir, afin de construire une stratégie optimale, et parvenir à modéliser le besoin de façon efficace.

✅ La transition digitale doit être corrélée avec une communication fluide. Utilisez pour cela des outils ludiques et ergonomiques pour accompagner vos collaborateurs dans ce changement et n’en oublier aucun lors de la définition du besoin.

2. La veille fournisseur

Tout l’enjeu d’un processus achat à distance réside dans le maintien des relations fournisseurs, et la recherche de nouveaux pour vous accompagner dans vos activités. En effet, le sourcing fournisseur est essentiel pour diversifier votre panel et conserver la qualité de vos produits ou services. Et il ne doit pas être négligé, qu’importe la période, bien au contraire. Vous devez ainsi identifier les partenaires qui seront le plus appropriés pour votre activité, via la publication d’un appel d’offres par exemple.

✅ Après avoir comparé les différentes offres et sélectionné celles qui répondent à votre besoin, vos collaborateurs ou vous-même allez pouvoir négocier avec vos fournisseurs afin d’optimiser vos marges.

✅ L’écoute, reste appréciable quelle que soit la période, et doit être régulièrement effectuée. Vous pouvez contacter vos fournisseurs pour connaître leur situation et mettre en place des solutions pour optimiser votre collaboration et cerner les contraintes.

La centralisation de votre processus achat via sa digitalisation facilitera l’analyse de ces informations. Celle-ci doit vous permettre de retranscrire votre besoin en appel d’offres et de le partager instantanément avec les utilisateurs de votre outil. Elle veillera également à anticiper les évolutions de vos fournisseurs et de rester au plus proche d’eux.

3. L’Analyse et la sélection des offres

L’analyse des offres est une étape cruciale : elle consiste à comparer les offres réceptionnées afin de sélectionner la plus pertinente pour le besoin de l’entreprise. Ainsi, pour digitaliser cette étape vous devez :

✅ Centraliser les offres fournisseurs. Vous diminuez ainsi le risque d’égarer le moindre élément grâce à la digitalisation du dossier achat. Facilitez également la relance d’un fournisseur qui ne vous a encore rien transmis. Enfin, vos collaborateurs peuvent, en temps réel, suivre l’analyse et la sélection à distance.

✅ Assurer une analyse multi-critères à partir de ceux définis en amont du processus achats : qualité, coûts et délais, contraintes environnementales… Cette matrice de décision doit être visible et rappelée afin d’accompagner et motiver la prise de décision.

Cette étape permet ainsi, à la suite de la sélection, de conserver les données les plus intéressantes. Elle sécurise votre choix final et met toutes les chances de votre côté pour réaliser l’achat le plus stratégique possible.

4. La négociation

Un négociateur expérimenté sait que la combinaison du langage corporel, des mots et de la tonalité sont primordiaux. Les réunions en ligne abrogent bon nombre de ces signaux. Votre défi est d’être conscient de ce changement, puis d’utiliser, à travers les écrans, toutes techniques de négociation de manière optimale.

Les professionnels des achats doivent garder trois choses à l’esprit lorsqu’ils négocient avec les fournisseurs à distance :

✅ Négocier à distance, c’est un état d’esprit. Vous devez être en forme, tenir compte de la réalité de la situation selon la période, et préparer davantage votre négociation pour être confiant lors de l’exercice.

✅ Les négociations digitalisées en face à face s’apparentent à des réunions en ligne. Ne comptez pas sur vos techniques de négociation axées sur les détails, ils ne seront pas perçus. Optimisez les détails de la vidéo numérique tels que la luminosité ou le cadrage. N’hésitez pas à exagérer votre langage corporel.

✅ Les e-mails et autres outils de communication digitalisée vont augmenter. Aiguisez donc vos compétences rédactionnelles, munissez-vous d’un outil type extension pour corriger vos fautes, et soyez réactifs. Il y a des avantages à tirer de cette distanciation, n’ayez pas peur d’écrire 😉.

5. La décision dématérialisée

La prise de décision, étape essentielle de votre organisation, est souvent impactée quand elle est dématérialisée. Et elle conditionne l’engagement de l’entreprise avant contractualisation. Cette étape peut être longue et fastidieuse, d’autant plus si elle dépend de plusieurs décideurs. Pour vous aider à ajuster votre processus de décision à distance, nous vous conseillons de :

✅ Faciliter la communication avec vos équipes,

✅ Authentifier le collaborateur à l’origine de l’approbation,

✅ Tracer et rendre compte des décisions prises pour engager ou non la décision au nom de l’entreprise.

Grâce à l’approbation digitalisée, vous diminuez considérablement le temps de validation, et rassurez vos collaborateurs qui ont accès instantanément à l’information de manière transparente, meilleur atout pour les conforter.

6. Du contrat fournisseur au paiement

Cette transformation passe également par la digitalisation de vos accords électroniques. Déplacez l’ensemble de votre processus d’accord en ligne pour finaliser les contrats des fournisseurs. Des plateformes numériques, ainsi que des logiciels permettent de générer des signatures manuelles.

La digitalisation de votre processus, de l’expression de son besoin jusqu’à la réception de la facture, offre à vos services financiers plusieurs avantages :

✅ Visibilité sur les dépenses à venir et donc la constitution de provisions,

✅ Engager le paiement car l’ensemble du dossier est vérifié, authentifié et tracé. Il n’y a donc, en théorie, plus aucun doute sur la possibilité de régler la facture.

✅ Faciliter la saisie comptable et notamment la répartition analytique.

➡️ In fine, cette transition digitale, s’avère salvatrice pour votre entreprise. Avec le ralentissement de l’activité, prenez le temps d’identifier les défaillances de vos stratégies. C’est le moment opportun pour partir sur des bases plus saines pour votre activité. Si un dysfonctionnement organisationnel du flux de travail se fait ressentir, la transition digitale est également opportune. Elle vous permettra en effet d’adapter votre structure en fonction de la conjoncture ou de votre environnement.

Enfin, pensez à noter ce qui a fonctionné ou non dans cet ajustement de votre processus achat. La documentation est importante car ceux qui gèrent les dépenses et ceux qui les effectuent doivent comprendre explicitement les nouvelles règles et les nouveaux paramètres d’achats et de trésorerie.

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