10 meilleurs outils télétravail travail à distance blog

L’obsolescence des méthodes de travail, et l’avènement du télétravail ont accéléré la digitalisation des processus devenue nécessaire. Cette transition peut créer des perturbations au sein de votre organisation et provoquer une appréhension de la part de vos collaborateurs. Cependant elle représente un vecteur de productivité inédit.

Pour faciliter cette mutation, de nombreux outils télétravail sont à votre disposition. Il est tout à fait normal que vous vous sentiez perdu face à cette multitude d’offres. C’est pourquoi, après nos conseils pour réussir à mettre en place un processus achats à distance, vous trouverez dans cet article, une sélection des meilleurs outils de collaboration pour amorcer sereinement la digitalisation de vos processus métiers.

1. Slack (outil de communication)

Utilisé par un grand nombre d’entreprises, Slack est un des meilleurs outils pour communiquer facilement avec vos collaborateurs. Il est notamment utile pour partager des documents. Souvent fastidieux et chronophage, l’utilisation des emails peut être remplacé par cet outil. Vous diminuez ainsi le volume de vos courriels et augmentez votre efficacité.

Il est compatible avec tous les systèmes d’exploitation. Et son véritable plus réside dans l’intégration à des outils existants (Google Drive, Jira, Outlook,..). Vous pouvez même suivre les stats au babyfoot de vos équipes! Son utilisation est gratuite, vous pouvez choisir de payer pour archiver vos messages ou connecter plus de 5 applications.

2. Zoom (outil de communication)

Zoom propose un logiciel de communication qui a pour fonction l’organisation de réunions en ligne, de visioconférence… Cette solution offre des fonctionnalités plus poussées comme la messagerie instantanée et le partage d’écran durant une réunion.

L’utilisation est simple et intuitive. Aucune inscription n’est requise, il suffit de télécharger l’application sur PC et saisir le ID de la réunion. Tout ce que vos équipes ont à faire, c’est de saisir le ID de réunion sur le site.

3. Skype (outil de communication)

Véritable référence, Skype s’adapte parfaitement aux enjeux du travail à distance. Il vous permet d’organiser des visioconférences pouvant aller jusqu’à 50 personnes. C’est un outil salutaire pour animer vos réunions, communiquer et coordonner le travail de vos équipes. Il vous propose également un service de messagerie instantanée.

4. Trello (Gestion de projet)

Connu et reconnu dans le monde professionnel, Trello est un outil de gestion de tâches. Avec son interface intuitive, il permet d’organiser vos projets via la décomposition et la priorisation les tâches. Vous conservez ainsi une visibilité sur l’état d’avancement de vos projets.

Pour accéder à Trello, une inscription est nécessaire. Il existe une version gratuite pour une utilisation personnelle et une version payante pour tout usage professionnel. Trello est également disponible sur l’ensemble des plateformes.

5. TeamViewer (contrôle à distance)

La digitalisation de votre processus, peut vous confronter à de nouveaux défis. TeamViewer est un logiciel qui permet le contrôle d’un appareil à distance.

Si vous rencontrez un problème technique sur votre ordinateur portable, TeamViewer permet à votre technicien de réparer le PC à distance. Il dispose également d’autres fonctions qui facilitent la collaboration comme la télé administration, la conférence en ligne et le transfert de fichiers. Disponible sur toutes les plateformes d’appareils, il possède une version gratuite.

6. Google Drive & Google Docs (partage de documents)

La dématérialisation des documents pose inévitablement la question du stockage. Pour conserver l’intégralité de vos documents en ligne, Google Drive vous offre la possibilité de stocker 15 Go gratuitement.

Il permet de partager avec vos collaborateurs les fichiers de vos choix. Ces derniers peuvent ainsi, les modifier et les enregistrer instantanément grâce à Google Docs.

Cette application permet aux utilisateurs de créer et de modifier des documents en ligne simultanément et en temps réel. Google Docs est compatible avec les formats de fichiers de la Suite Office.

7. Wetransfer

Certains fichiers volumineux ne peuvent pas être envoyés via les applications standards. En effet les boites mails brident rapidement l’envoi de mails volumineux et proposent en moyenne un maximum de quelques MO. WeTransfer vous permet d’envoyer par email des fichiers qui vont jusqu’à 2 Go gratuitement. Un vrai plus donc quand il s’agit de partager des fichiers lourds et qui remplace donc l’échange de clé USB.

8. Evernote

La transmission de l’information est un des enjeux de la digitalisation. Evernote est un outil qui permet de vous simplifier la prise de notes. Texte, photos ou PDF, il permet la gestion de vos notes tout en les sauvegardant. Evernote, est une application totalement gratuite.

9. Toggl

Quand on travaille depuis la maison, ce n’est pas évident de savoir combien de temps on travaille… Pour savoir combien d’heures vous et vos collaborateurs avez passé devant vos écrans, Toggl propose un trackeur de temps qui vous permet d’enregistrer votre temps de travail. L’utilisation de cette application est totalement gratuite.

Idéal pour mesurer votre productivité donc, et maîtriser votre temps de travail sur les tâches qui vous sont affectées à distance. Et parfait pour mesurer la performance et donc la répartition des missions de vos employés.

10. Momentum

Le plus grand défi du travail à distance reste sans conteste, la discipline. Grand nombre de distractions peuvent nuire à votre productivité. Momentum est une extension de navigateur chrome et Firefox qui permet dès lors que vous ouvrez un nouvel onglet dans votre navigateur, l’envoi d’une photo vous rappelant votre tâche du jour. Vous pouvez également personnaliser cette extension grâce à la version payante.

Pour conclure, il s’agit ici d’une liste indicative et non exhaustive des outils pouvant vous accompagner pendant votre transition digitale. La dématérialisation des outils de travail, offre une nouvelle approche de votre activité. Plusieurs critères sont à prendre en compte pour motiver votre choix. Il est important que vous cerniez au préalable les défis qui vous sont propres. L’essai gratuit, vous permettra de tester, d’adapter, personnaliser, valider ou non les logiciels. C’est pourquoi nous proposons un essai gratuit sans engagement chez Weproc en cette période. L’objectif est de vous offrir tous les éléments de décision en votre faveur pour engager la transition digitale de votre processus achats.

Gardez à l’esprit que certains outils peuvent vous satisfaire mais qu’ils ne conviendront pas obligatoirement à vos équipes. Faites les tester à vos collaborateurs, échangez avec eux et analysez chaque retour avant de faire votre choix. C’est en vous dotant des meilleurs instruments et en alliant écoute et communication que vous simplifierez votre transition !

Vous souhaitez en savoir plus sur notre logiciel de gestion des Achats ? Contactez-nous ou demandez votre démonstration de 15 minutes ci-dessous ! 

    Ajouter un commentaire

    Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.

    Instagram