Comment réussir la mise en place d'un processus achats à distance

Le COVID-19 ne cesse d’impacter le monde et créer de nouveaux défis pour les entreprises. La transition soudaine vers le travail à distance, le télétravail, impacte fortement vos procédures et n’épargne pas le processus achat de votre entreprise. Décentralisation de l’activité, absence de communication, manque de visibilité. Certaines restrictions de transport peuvent aussi altérer les rouages de votre chaîne d’approvisionnement. Enfin, la situation anxiogène peut affecter vos collaborateurs, il est donc primordial de veiller à leur sécurité et leur autonomie durant cette période.

La mise en place d’une stratégie achat optimale et simplifiée à distance permettra à vos collaborateurs de limiter les impacts de la crise sanitaire sur leurs activités et de maintenir le contrôle sur les étapes de votre processus achat. Il n’est pas utopiste de penser qu’un gain de rentabilité et une augmentation de vos parts de marché sont possibles dans cette situation. Et cela peut passer par la digitalisation de votre processus achats à distance. Retrouvez quatre façons d’y parvenir afin de continuer d’acheter pour votre activité et de rester maître de vos dépenses.

  1. Ajustez votre processus avec pour objectif la digitalisation de vos achats
  2. Les meilleurs outils pour vos équipes
  3. Amélioration de la communication
  4. Optez en faveur du changement

1. Ajustez votre processus avec pour objectif la digitalisation de vos achats

Commencez pour cela par identifier les exigences spécifiques dont votre entreprise a besoin pour maintenir ses achats à distance. Vous serez peut-être amené à adapter et digitaliser uniquement certaines de vos étapes du processus achats. Ou bien d’exclure certains éléments de ce-dernier.

C’est en effet l’occasion de repenser vos besoins en matière d’approvisionnement, ou sur la disposition des équipes qui gravitent autour des achats, pour construire une stratégie optimale.

La prise de décision, étape essentielle de votre organisation, est souvent altérée quand elle est dématérialisée. Vos équipes peuvent ainsi rencontrer des difficultés dans l’approbation d’une démarche, surtout lorsque les personnes évoluent séparées et travaillent de manière asynchrone.

Vos contraintes listées, vous pouvez à présent mettre en application vos solutions efficacement et rapidement. La réactivité est essentielle pour limiter l’impact de cette restructuration sur votre activité. Et elle peut passer par l’achat d’équipements informatiques pour vos collaborateurs, mais aussi de nouveaux logiciels afin de faciliter la gestion de votre entreprise.

2. Les meilleurs outils pour vos équipes

Dans un contexte de digitalisation inédit, le travail à domicile est plus que jamais nécessaire. Cette nouvelle norme peut décontenancer vos équipes. Pour vous guider tout au long de cette transition, une multitude d’outils sont à votre disposition et choisir le plus adéquat peut s’avérer cornélien.

Des plateformes de collaboration permettent de discuter, de partager des documents instantanément et ainsi assurer une bonne communication entre vos collaborateurs, essentielle pour la pérennité de votre activité.

Cette transformation passe également par la digitalisation de vos accords électroniques. Déplacez l’ensemble de votre processus d’accord en ligne pour finaliser les contrats des fournisseurs.

Du stockage de vos documents, en passant par l’organisation de vos vidéo-conférences, vos réunions ou la mise en place d’un outil de gestion de projet, les nouveaux outils digitaux vous accompagnent dans toutes les étapes de cette transition numérique.

3. Amélioration de la communication

Maintenir le contact aussi bien en interne avec vos collaborateurs qu’en externe avec vos parties prenantes tels que les fournisseurs. Une bonne communication conditionne la réussite de la mise en place d’un processus d’achats à distance.

Le nombre de collaborateurs qui compose le processus achat d’une entreprise varie selon sa taille ou son organisation. Certaines sont dotées d’un ou plusieurs services achats. D’autres ne bénéficient pas de cette fonction mais doivent quand même acheter, et lissent cette activité sur la polyvalence des salariés. Dans tous les cas, qu’importe la composition de vos équipes, la communication doit rester claire, l’état d’avancement des dossiers connu de tous, et la hiérarchie définie (qui achète et qui valide).

Pour les fournisseurs, vous devez privilégier une communication régulière et efficiente. Ces derniers sont vos meilleurs partenaires, et d’autant plus si vous réalisez des achats stratégiques avec eux. La transparence est donc de mise, et la transmission d’informations doit être facilitée pour optimiser le processus de passation de commande.

Enfin, l’information émise en amont (organisation interne qui débouche sur une demande d’achat) doit être la même que celle réceptionnée en aval (échanges externes avec les fournisseurs matérialisés par des devis ou des factures). Pour cela, utilisez des références définies, tâchez de tracer les différentes opérations effectuées sur un dossier achat, et identifiez les collaborateurs qui ont interagi sur ce-dernier.

4. Optez en faveur du changement

Évoluer en équipe, mais à distance, implique des modifications profondes de la structure et de l’organisation de votre entreprise. Et comme bien souvent, le changement effraie dans un premier temps, mais finit par se révéler être un bienfaiteur pour votre activité.

C’est pourquoi, si vous souhaitez réussir la mise en place d’un processus achat à distance, vous devez prendre le temps de faire comprendre à vos équipes l’intérêt d’une telle mise en œuvre. Ayez recours à des solutions ou des procédés simples d’utilisation de façon à ce que la transition ne soit pas difficile et lourde en termes d’implémentation.

En résumé, définissez un processus simple à suivre afin de préparer la transition au changement de vos équipes pour qu’elles adoptent l’état d’esprit voulu. C’est à partir de petits changements entrepris que de grands avancements sont réalisés, et il est de votre devoir de vous équiper des bons outils et d’être accompagnés par les bons partenaires.

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