Tout savoir sur le processus d’achat

Une entreprise peut améliorer son fonctionnement uniquement si elle a une bonne vision de l’ensemble des actions qu’elle effectue. Le processus d’achat est un point clé pour toute compagnie amenée à dépenser pour le compte de ses activités. Quand bien même il peut sembler anodin, il détient des informations relatives à la performance de l’entreprise. Vous cherchez des pistes d’amélioration pour votre organisation ? Voici tout ce que vous devez savoir sur le processus d’achat.

Créer les meilleures conditions

Le processus d’achat englobe les actions à effectuer au moment d’effectuer les dépenses nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Une entreprise doit raisonner autrement que de simplement faire ses achats auprès du fournisseur le plus proche ou de celui aux tarifs les moins chers. Un processus achats optimisé peut avoir des impacts positifs sur sa rentabilité, non seulement sur l’année en cours, mais aussi sur les suivantes.

Parce que ce processus nécessite une certaine expertise, il est devenu commun pour les professionnels d’assigner cette tâche à un agent en particulier, voire à tout un service achats. Cette tâche est d’une grande importance dans la mesure où il est question de faire une bonne utilisation des ressources à disposition. La gestion des achats implique que les agents qui y sont affectés disposent d’un panel de compétences pertinentes pour cette mission.

Identifier les besoins de l’entreprise

Pour connaître les ressources à obtenir pour l’entreprise, il faut d’abord avoir une vision exacte de ses besoins. Pour cela, une bonne compréhension des rouages de l’entreprise ainsi que des buts qu’elle souhaite atteindre est fondamentale. L’agent chargé de la gestion des achats doit donc avoir pour priorité de dresser un bon schéma de l’entreprise et de la direction générale qu’elle choisit de prendre.

Avec une bonne compréhension des divers rouages logistiques d’une entreprise, il lui sera bien plus aisé de déterminer les ressources requises pour l’aider à atteindre au mieux ses objectifs. Les ressources à acquérir doivent être un bon compromis entre une bonne qualité et des tarifs pas trop excessifs. Si la gestion des achats n’est pas administrée par des acteurs dédiés, la gestion des dépenses risque de s’opérer au détriment de la qualité des produits et services achetés. L’inverse est néanmoins possible, c’est-à-dire acquérir inutilement de la qualité alors que les moyens financiers ne le permettent pas.

Trouver les fournisseurs les plus compatibles

Une fois que les informations nécessaires sont rassemblées, il faut entamer les recherches pour trouver les bons fournisseurs. Pour cela, une bonne connaissance du marché des professionnels en mesure de servir les biens et produits attendus est requise. Plusieurs détails sont ainsi à prendre en compte dont :

• Le rapport qualité-prix des marchandises proposées,
• Les délais de livraison annoncés et ceux de production,
• Les conditions commerciales définies,
• L’historique de la société…

Pour faciliter la recherche de fournisseurs, le département achat adresse généralement un cahier des charges et organise une mise en concurrence. Un appel d’offres permet d’isoler les fournisseurs potentiels qui répondent aux critères recherchés par l’entreprise. Il arrive aussi que les agents chargés de la gestion achat se rendent directement sur le marché pour évaluer les offres qui s’y trouvent. L’approche à adopter dépend essentiellement de chaque entreprise.

Exemple de tableau comparatif des offres sur le logiciel Weproc

Définir une politique achats et une vision stratégique

La gestion des achats est un processus de gestion qui doit être vu sur le long terme. Au moment de choisir un fournisseur, il faut déjà se demander si l’avenir peut être envisagé avec lui. C’est une perte directe d’argent que de devoir repasser par des mises en concurrence et des recherches successives de nouveaux fournisseurs de manière périodique. Il faut donc idéalement prioriser les fournisseurs avec qui une collaboration à long terme est envisageable.

Il est ici question de comparer les ambitions de votre fournisseur avec celles de votre entreprise et de voir si celles-ci concordent pour les années qui viennent. Considérez longuement chaque proposition qui vous est faite par un fournisseur avant d’envisager une collaboration avec lui. En cela, les mesures à prendre pour gérer les achats dans l’entreprise nécessitent une analyse approfondie de plusieurs paramètres. En revanche, quand les achats sont bien pris en main, l’entreprise en profite beaucoup.

Le processus achats inclut différentes étapes pas forcément évidentes. Elles ont chacune comme but de s’assurer que la décision d’achat finale soit prise en fonction des intérêts les plus bénéfiques pour l’entreprise. Afin de réunir l’ensemble des conditions générales d’un bon achat, il est stratégique de s’outiller de solutions informatiques. En plus d’un logiciel ERP qui assure une conformité comptable, s’équiper d’un outil de gestion des achats est une plus-value pour les petites et moyennes entreprises (PME). Des solutions de type e-procurement comme Weproc visent la performance des processus achats de ces structures grâce à des interfaces intuitives et conformes aux enjeux des PME.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.