Améliorez votre gestion de projet avec la méthode Kanban

Connaissez-vous Scrum ? Un outil de gestion de projet basé sur la visualisation des tâches ? Si la réponse est oui, alors vous n’aurez aucun mal à comprendre le principe de fonctionnement de la méthode Kanban. Celle-ci a connu un énorme succès au Japon. Elle est présentée comme une approche plus souple pour mener un projet de bout en bout tout en réduisant les risques. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Réponse dans cet article ! 

L’origine de la méthode Kanban  

Kanban est une expression qui puise ses racines au Japon. Il se traduit littéralement par « panneau », « tableau d’affichage » ou « étiquette visuelle ». C’est chez Toyota, dans les années 50, que le terme Kanban a vu le jour. 

À cette époque, le constructeur cherchait à instaurer un système de gestion de production plus rentable. Il voulait réduire les stocks excessifs et les gaspillages associés aux pièces et de matériaux. Il a donc abandonné le processus de production standard. Elle a opté pour la stratégie du « juste-à-temps » ou « just-in-time ». Celle-ci repose sur l’élaboration d’une offre en accord avec une demande effective et les exigences du client final. L’origine de cette idée émanait d’un ingénieur japonais nommé Taiichi Ono. 

Initialement donc, la méthode Kanban constituait un système de planification de tâches et de projets basé sur la philosophie Lean appliqué au sein de l’entreprise Toyota. Mais au fil des années, elle est devenue une méthode de gestion de projets utilisée dans plusieurs secteurs d’activité. Comme la méthode Scrum, elle peut intégrer les démarches lean à l’instar du : 

• Lean logistics
• Lean manufacturing
• Lean purchasing

Comprendre la logique de la méthode Kanban 

Ce système de gestion des tâches se présente sous forme d’un tableau. Celui-ci est constitué de colonnes représentant une étape de production ou de travail. 

Dans son format de base, le tableau Kanban comporte des colonnes regroupant les tâches à faire, celles en cours et terminées. On utilise une carte Kanban pour symboliser chaque tâche du projet. Celle-ci est à déplacer d’une colonne à l’autre au fur et à mesure de l’avancement du projet. 

Il convient de souligner qu’il est possible d’adapter le contenu de chaque colonne et même la forme du tableau Kanban, selon la nature du projet sur lequel votre équipe ou votre entreprise travaille.  

Les différents composants d’un tableau Kanban 

Chaque fois que votre entreprise met en place un projet, vous pouvez recourir à la méthode Kanban. Voyons ici les éléments clés que doit contenir votre tableau Kanban. 

Les cartes Kanban

Ce sont les outils incontournables de la méthode Kanban. Ils se présentent sous forme de fiches, d’étiquettes, d’autocollants ou de posts-it. Les cartes servent à organiser le déroulement du travail partagé par les équipes et à guider les intervenants au projet ou au processus de développement d’un produit. Elles comportent des informations précieuses comme :

• Un titre qui représente la tâche de manière concise
• Description de chaque tâche
• Les équipes ou la personne responsable de la tâche
• Date d’échéance

Notons qu’il existe deux types de cartes Kanban. Leur usage dépend de l’objectif à atteindre. Il y a :

• Les cartes Kanban utilisées pour gérer la production d’articles.
• Les cartes Kanban de mouvement ou de transport utilisées pour gérer le mouvement des matériaux ou des produits finis. 
• L’e-kanban utilisé dans la gestion de projets.

Les tableaux Kanban

Les cartes sont insérées dans les différentes colonnes des tableaux Kanban. Ce support visuel donne une meilleure visualisation du flux de travail.  Les tableaux permettent donc aux équipes de développement de :

• suivre l’avancement du projet et de chaque tâche d’une manière plus simple,
• mieux comprendre la méthode et son application,
• optimiser la prévisibilité,
• booster leur réactivité et leur productivité, 
• d’aligner les objectifs à atteindre avec les valeurs de l’entreprise.

Les limites de WIP (Work in Progress)

A chaque étape du processus, il est nécessaire d’établir des limites de travail en cours ou limites de WIP afin d’assurer l’efficacité du flux de travail. Elles vous permettent d’alléger la tâche de vos collaborateurs et vous aident aussi à prévenir des retards ou un manque de performance. Le WIP doit être ainsi déterminé selon la capacité des équipes.

Les principes de mise en place de la méthode Kanban

 La méthode de tableau d’affichage Kanban est une approche qui repose sur des principes de fonctionnement précis. 

Tenir compte de la situation actuelle 

Pour mettre au point une méthode Kanban, vous devez d’abord identifier la situation actuelle. Autrement dit, il faut :

1. tenir compte des processus déjà en place et des pratiques existantes,
2. identifier les nouvelles méthodes de gestion qui peuvent s’adapter à votre projet,
3. trouver le moyen d’adapter la méthodologie choisie au processus actuel. 

Si vous comprenez bien la description de la méthodologie, le but n’est pas de tout réinventer ou de développer une méthode très différente. L’approche Kanban repose sur la mise en place de changements. Ils devraient permettre une amélioration nette de la gestion d’un projet ou de la démarche de développement d’un produit. 

Appliquer les changements de manière progressive

Le principe des pratiques agiles, c’est aussi d’éviter le changement brutal. En effet, vous devez donner à votre équipe de développement le temps de se préparer. Il faut donc lancer les transformations de manière progressive. En somme, la méthode Kanban favorise une transition plus douce. 

Respecter le processus et les organisations en place 

L’approche Kanban vise le respect du personnel. Si vous envisagez d’appliquer cette approche, vous devez respecter les rôles et les responsabilités des membres de votre équipe. Il est hors de question d’appliquer des changements qui risqueraient de perturber le système déjà en place. 

En réalité, le Kanban est une méthodologie adaptée au processus de gestion ou de production classique. Son application devrait générer des avantages et non pas des problèmes. Voilà pourquoi, il est essentiel de comprendre la démarche en vigueur afin de pouvoir appliquer des changements. 

Promouvoir les actes de leadership

Mettre au point une méthode Kanban, c’est d’abord accepter que chaque membre de l’équipe puisse être un leader. En effet, vous devez encourager vos travailleurs, peu importe leur niveau hiérarchique, à :

• Travailler de manière responsable
• Favoriser le travail d’équipe
• Savoir prendre des initiatives qui pourraient garantir l’avancement du projet et son succès

Créer un tableau de gestion des tâches

Cette méthode agile repose aussi sur la création d’un tableau de gestion des tâches. Voici les étapes à prendre en compte :

• Définir les tâches en les divisant en sous-tâches si nécessaire. 
• Créer un tableau où vous allez faire figurer les activités précédemment définies.
• Attribuer des taches aux membres de l’équipe en fixant des dates limites pour leur réalisation. 
• Suivre la progression du flux de travail 
• Créer et ajouter de nouvelles tâches au tableau une fois qu’il y en a de terminées. 

Les avantages du Kanban pour les entreprises de production selon la philosophie Lean

La méthodologie Kanban, intégrée dans la philosophie Lean Management, permet d’optimiser les processus de production en permettant : 

Réduction du gaspillage

Besoin d’une méthode de production qui permet de diminuer les gaspillages au sein de votre organisation ? Le système Kanban est une méthode lean à privilégier pour les raisons suivantes :

• vos collaborateurs peuvent se concentrer sur l’essentiel des projets à concrétiser,
• vous évitez la surproduction qui va générer un stock excessif,
• vous évitez l’augmentation des coûts de production. 

Optimisation le flux de travail et le rendement 

Cette méthodologie adaptée de la philosophie lean permet aux entreprises de production de mieux contrôler et d’optimiser leur flux de travail. De cette façon, elles évitent :

• les retards,
• les temps d’attente,
• les interruptions. 

Facilitation de l’adaptation aux changements

L’autre avantage de la méthode agile Kanban, c’est qu’elle rend le processus de production plus flexible. Cette approche ne vous permet pas seulement d’agir selon les besoins du client. Elle permet aussi d’ajuster toute la démarche aux changements du marché. 

Visibilité en temps réel de l’état de production

Via les tableaux représentatifs des taches, le système Kanban permet suivre le déroulement de chaque projet en temps réel. En effet, vous pouvez identifier :

• l’évolution des étapes de production, 
• les progrès réalisés,
• les blocages enregistrés durant chaque processus. 

La prise des décisions se fera donc en fonction de la situation réelle. Autrement dit, c’est un excellent outil de réactivité. 

Amélioration de la qualité et de la collaboration

Une bonne gestion de projets inclut une amélioration du produit fini. La méthode de gestion de tâches Kanban, vous permet d’atteindre cet objectif. Cette approche garantit :

• une agilité opérationnelle,
• une amélioration continue de la démarche de développement et de production,
• un développement du travail d’équipe,
• l’établissement d’une relation de confiance avec le client. 

Méthode polyvalente

Aussi polyvalente que la méthode Kaizen, la méthode de visualisation des tâches Kanban peut s’appliquer à tous les aspects d’une entreprise de tous les secteurs, y compris la gestion des achats.

Vous pouvez l’appliquer dans votre entreprise en vous appuyant d’un logiciel comme Weproc. Notre solution SaaS de gestion des achats facilite la collecte et l’analyse des données pour aider les entreprises à mieux contrôler leurs dépenses et à optimiser leur efficacité opérationnelle. 

Vous souhaitez en savoir plus sur notre logiciel de gestion des Achats ? Contactez-nous ou demandez votre démonstration de 15 minutes ci-dessous ! 

Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.