Le Lean Purchasing pour optimiser le processus d’achat
Vous souhaitez optimiser votre rentabilité ? Dans ce cas, vous avez tout intérêt à améliorer la gestion des achats de votre entreprise.
Il est en effet nécessaire de peaufiner votre protocole d’acquisition. Ainsi, le risque de gaspillage et de sorties d’argent inutiles est évité.
C’est à ce moment que le lean purchasing se révèle essentiel. Il n’a rien d’un concept nouveau, car il s’inspire du concept Lean créé par le célèbre Taiichi Ono dans les années 50. Alors, que devriez-vous savoir sur cette méthodologie ?
Sommaire
Le lean purchasing, c’est quoi ?
Dans les années 1950, l’entreprise Toyota se trouvait dans une situation économique difficile. Taiichi Ono a alors inventé la méthode lean, une approche d’optimisation du mécanisme de production. Son but était de répondre aux besoins des acheteurs en utilisant peu d’actifs.
L’ingénieur japonais a donc voulu améliorer la gestion de production pour éviter les gaspillages. Aujourd’hui encore, les principes du Lean sont exploités dans différents secteurs d’activités. Ils sont d’ailleurs à l’origine de différents concepts de management de la qualité incluant le lean purchasing.
De quoi s’agit-il ? Il faut d’abord comprendre la signification du terme « purchasing ». C’est le participe présent du verbe « to purchase » qui veut dire « acheter ». Ce terme est donc lié au management des achats. Cette dernière consiste à gérer l’approvisionnement en matières premières ou produits finis à commercialiser.
Appliquer le lean purchasing, c’est tout simplement appliquer la méthode lean dans le processus d’achats. Tout responsable de la chaîne d’approvisionnement au sein des entreprises doit maîtriser cette approche.
Principe de fonctionnement du lean purchasing
En réalité, cette approche utilise les méthodes du lean management. L’objectif reste le même : éliminer les gaspillages. Notez que le département des achats est un poste de dépenses très important. Pour accroître la rentabilité de la société, il doit gagner en efficacité opérationnelle.
Mais qui dit achat dit aussi stockage. Il faut donc penser aux logistiques, notamment à la gestion des stocks. Le stockage excessif des marchandises ou des produits à vendre pourrait générer des coûts supplémentaires. Pour toutes ces raisons, le lean purchasing s’appuie sur deux principes de base à savoir :
- Acheter moins en contrôlant les consommations et en les adaptant aux besoins réels de la société et de la clientèle afin de limiter les pertes.
- Acheter mieux en rendant le processus plus simple et plus rapide et en optimisant la productivité et la qualité des services.
En d’autres termes, cette méthodologie lean vous incite à revisiter la chaîne de valeur de votre entreprise. Le but n’est pas de tout modifier, mais de mettre sur pied un système de management permettant d’assurer l’optimisation continue du cycle d’achats.
Vous allez vous concentrer sur les actions ou les tâches à forte valeur ajoutée et délaisser les autres. C’est le principe du « faire plus avec moins ». Evidemment, l’application du lean purchasing nécessite l’implication de toute l’équipe du département supply-chain.
Les sources de gaspillage selon le concept du lean purchasing
Pour atteindre les objectifs de cette méthodologie lean, vous devez déjà identifier les problèmes et les solutions.
Le surstockage
C’est l’une des principales sources de dépenses superflues. En général, le surstockage est causé par :
- une prévision erronée des achats ou des ventes,
- une surproduction.
La suppression des stocks excessifs permet d’éviter les coûts superflus. Dans ce cadre, l’optimisation des processus d’approvisionnement est une solution à privilégier. Il convient ainsi d’appliquer une stratégie efficace comme le lean logistics. Parallèlement, il est tout aussi indispensable d’améliorer le processus de production, par exemple via l’application de la méthode Kanban.
La perte de temps
Si vous voulez améliorer l’efficacité du processus d’achats, repérez tous les facteurs à l’origine de pertes de temps :
- une méthode de travail peu efficace,
- une mauvaise répartition des tâches,
- des incidents,
- un manque de compétences des travailleurs.
Il faut mettre en place des méthodes qui permettent de corriger ces problèmes. Vous pouvez par exemple :
- investir dans l’utilisation d’outils modernes,
- améliorer les compétences des opérateurs grâce à des formations,
- bien répartir les tâches.
Les erreurs de commande et les déplacements inutiles
Il n’y a rien de plus coûteux que les erreurs de commande. Un tel incident vous obligera à gérer les retours clients. De plus, il va générer une perte de temps et d’argent liée à la nouvelle préparation du colis.
Mais un problème au niveau de l’entreposage pourrait aussi causer des retards, générant un coût opérationnel supplémentaire. Si vous voulez éliminer les excès, l’optimisation des processus de commande et d’approvisionnement est ainsi nécessaire. Pour cela, vous pouvez utiliser le module de gestion d’achats de Weproc.
Comment appliquer le Lean Purchasing ?
Pour appliquer des méthodes Lean dans le domaine des achats, vous devez prendre quelques mesures en interne :
Identifier la valeur
L’objectif de toute entreprise, c’est de créer un produit ou un service qui attire les consommateurs. Il faut aussi satisfaire les attentes des clients finaux. Pour y arriver, vous devez identifier et comprendre leurs besoins et régler la production en fonction de cela. C’est le principe du lean manufacturing : produire selon les demandes.
Mais il faut également connaître les besoins du service d’achats de votre entreprise. Toute cette démarche garantit une performance opérationnelle optimale et une réduction des coûts.
Créer de la valeur
La création de valeur est une autre mesure à prendre lors de l’application du lean purchasing. C’est une démarche d’excellence basée sur l’identification des flux de travail importants. D’une manière plus simple, vous devez définir les actions importantes à réaliser et les ressources humaines à mobiliser. L’utilisation de bons indicateurs est nécessaire pour améliorer en continu le management du service des achats.
Créer un flux de travail fluide
Répartir les tâches entre les opérateurs, c’est une autre mesure à prendre. Le lean manager doit faire en sorte que le travail au sein de son département se déroule de manière fluide. Il ne doit y avoir aucune interruption, d’où la nécessité de mettre en place une bonne organisation.
L’idéal est de segmenter le processus. Cela vous permettra d’identifier les éventuels obstacles et de les éliminer. L’utilisation d’un outil d’amélioration continue comme la méthode kaizen vous permettra d’y arriver. Il faut également simplifier et automatiser les processus.
Créer un système d’optimisation des ressources
A cette étape, il faut instaurer un bon équilibre entre le flux de travail continu et la production « juste-à-temps ». Pour y parvenir, vous devez créer un dispositif d’optimisation des ressources appelé système de traction.
Il faut faire en sorte qu’elles soient uniquement mobilisées en fonction des attentes réelles du client. Autrement dit, les processus opérationnels au sein de votre chaîne d’approvisionnement doivent être bien étudiés.
Créer un système d’avancement continu
La mise en œuvre de la technique de management lean purchasing est la dernière étape du processus. Vous devez vous rappeler qu’il est basé sur le principe d’amélioration continue. Autrement dit, vous n’aurez pas à tout remplacer. Il faut réviser l’approche existante et la dynamiser.
La contribution de vos salariés dans vos projets de progression continue est alors d’une importance capitale. Vous devez les responsabiliser en les encourageant à identifier l’origine de l’excès et à faire des suggestions pour la résolution de problèmes. Leur implication influe sur le succès de l’affinement continu de la gestion des achats.
Les différents outils du lean purchasing
Si vous voulez appliquer le lean purchasing au sein de votre entreprise, vous avez accès à différents outils. Ils rendront le processus d’optimisation du système d’approvisionnement plus simple à savoir :
- Le VSM ou Value Stream Mapping, un programme qui permet d’avoir une vision globale du processus d’achat
- La technique des 5S qui permet d’améliorer l’environnement de travail
- Le lean manager 6 sigma qui permet de piloter le travail en tenant compte des retours consommateurs
- La technique kaizen, un outil d’amélioration continue qui vous permettra d’améliorer les mécanismes opérationnels
Les avantages du lean purchasing
S’appuyer sur le lean purchasing est un moyen d’atteindre la performance opérationnelle et la satisfaction de la clientèle. Cette approche agile permet en effet d’optimiser :
- La création de valeur
- La productivité
- L’optimisation de la performance des équipes du supply-chain
- La qualité des produits et des services à fournir
- Les synergies entre les différents services de l’entreprise
- La compétitivité de la société sur le marché
- L’efficience et la notoriété du département des achats
- Le succès de l’entreprise
- La gestion du portefeuille fournisseurs
Cette méthodologie permet également de réduire les frais inutiles en éliminant les tâches répétitives et improductives.
Pour la mise en application de cette approche agile, vous pouvez aussi vous appuyer sur l’utilisation d’un logiciel Achats comme Weproc. C’est une solution complète conçue pour faciliter le bon déroulement des achats et améliorer le contrôle des dépenses, mais aussi la relation avec les fournisseurs.
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Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.