L’importance de la fonction achat dans une entreprise
Mis à jour le 5 juillet 2023
La fonction achat en entreprise est un concept émergent dont l’ancienneté ne dépasse pas trente ans. Ainsi le savoir académique est encore relativement jeune au regard des autres services internes de l’entreprise. Pendant longtemps, et encore aujourd’hui, on ne lui a pas attribué l’importance qui lui est due. Toutefois, le contexte s’inverse de plus en plus et les achats se hissent vers le statut qui leur est légitime, à savoir une fonction stratégique. Ainsi la stratégie achats s’immisce au plus haut niveau et les directions achats par exemple font désormais partie des comités de direction des grandes entreprises. Au sein des PME, la direction générale est également plus attentive à la gestion des achats dans son entreprise. D’une part grâce aux axes de productivités proposés, et d’autre part en raison des arsenaux législatives qui se bâtissent avec le temps : facturation électronique, compliance fournisseur, normes ISO et contrôles qualité. Cet article est un plaidoyer de la fonction achat en entreprise et recense ses avantages qui prouvent à la fois son utilité et son importance pour les structures de tous les secteurs d’activité.
Sommaire
Petit retour sur la fonction achats
La fonction achats en entreprise porte sur tout ce qui est relatif à la gestion des achats. La bonne mise en œuvre du processus achats dans son ensemble représente sa mission principale. Elle peut être pilotée depuis un service achat, ou au sein de vos services généraux. Son domaine d’activité étant large, elle veille aux coûts totaux engendrés par la politique achat de l’entreprise. Une bonne gestion des achats garantit la bonne santé financière des organisations achats. Plus qu’une simple réduction des coûts sur les achats hors production ou de matières premières, la fonction achats apporte une vision stratégique.
En effet, elle veille également à la qualité des produits et services achetés, la fiabilité des relations fournisseurs, les axes d’optimisation ou encore consolider des partenariats stratégiques avantageux sur le long terme. L’importance de la fonction achat est de plus en plus une réalité au sein des PME, car elle contribue à la performance économique. L’attention accordée à cette fonction est proportionnelle à la taille de l’entreprise. C’est d’ailleurs pour cette raison que les groupes sont constitués d’un département achats.
Une gestion plus optimale des ressources
Une entreprise ne peut pas fonctionner normalement si elle ne dispose pas des ressources essentielles à la conduite de ses activités. Plus elle possède une palette étendue de produits et de services, plus les besoins seront nombreux. Il est donc nécessaire de fournir des efforts pour bien l’encadrer via une fonction approvisionnement. Même pour les petites sociétés, il y a un minimum d’actions à effectuer pour que les achats se fassent de manière optimale, parmi lesquelles :
- Un suivi des dépenses allouées aux catégories d’achats et des variations susceptibles des prix selon le contexte économique,
- Une connaissance des paramètres sur les achats effectués, comme le volume, la qualité, les délais de livraison, etc.
- L’identification des compétences techniques afin de connaître les leviers d’optimisation du processus achats.
Trouver la bonne stratégie de la fonction achat est une réelle nécessité pour une entreprise. Cela permet de maîtriser son environnement et de répondre en toute situation. Plusieurs risques sont à anticiper comme les achats sauvages, les dépenses plus élevées que ce qu’elles ne devraient ou pire une rupture d’approvisionnement comme cela a été le cas pendant la crise sanitaire. C’est également veiller au marché fournisseur et les opportunités qu’il procure pour votre activité.
Essentiel pour les performances de l’entreprise
En plus des critères pris en compte dans la gestion des achats qui ne touchent pas directement au tarif du produit ou service acheté, la fonction d’achat priorise une optimisation des coûts. En effet, elle analyse la composition du prix ainsi que le coût total de l’achat. Ce travail est crucial, car il permet de déterminer les fournisseurs et les offres les plus adéquates pour l’entreprise. Elle permet de trouver un bon rapport qualité-prix. Dans une démarche d’achats responsables, elle analyse l’impact du fournisseur selon plusieurs critères afin de répondre aux enjeux RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).
La fonction achats détermine également la politique d’achats qui définit la ligne à suivre au regard des intérêts de l’entreprise. Cette direction à suivre est importante, car elle reflète les ambitions stratégiques : achats durables, responsabilité sociétale, norme ISO… Il est essentiel de garder en tête qu’une fonction achat complémentaire d’une fonction commerciale contribue à l’augmentation des résultats de l’entreprise. Une entreprise qui propose des biens et services de qualité est une valeur sûre pour ses clients. Favoriser la bonne qualité des produits est donc un des gestes de promotion les plus efficaces que celle-ci peut faire.
Créer des conditions propices à une bonne fonction d’achat
Pour qu’une entreprise puisse tirer profit de ses services achats, elle doit disposer d’agents fiables à qui confier cette tâche. Pour cela, il faut bien assurer la recherche de talents par le biais des ressources humaines. Parmi les critères auxquels ceux-ci doivent répondre, il y a une habileté à bien combiner les données disponibles pour évaluer précisément les besoins de son entreprise. Elle doit aussi être une personne qui sait administrer une bonne gestion des relations fournisseurs.
Enfin, il est essentiel que ces collaborateurs disposent des données nécessaires pour bien faire leur travail et des outils adaptés. De nos jours, ne pas tirer parti des solutions digitales pour la fonction achat est une erreur. Des outils aussi simples que les tableaux Excel de Microsoft Word sont déjà des outils suffisants pour faire les actions basiques. Ces outils trouvent ensuite leurs limites dans la collaboration des acteurs de l’entreprise. Il faut alors se tourner vers des outils informatiques dédiés et définir des indicateurs de performance pour motiver ce choix.
L’importance de la compliance fournisseur
La compliance fournisseur est un aspect incontournable de la fonction achat. Il s’agit de s’assurer que les fournisseurs respectent les normes et réglementations en vigueur, ainsi que les valeurs et principes éthiques de l’entreprise. La mise en place d’un plan d’action achat peut aider à orienter le choix vers des fournisseurs qui respectent ces critères.
L’utilisation de la technologie pour les achats
Les nouveaux outils de gestion permettent d’automatiser certaines tâches, d’améliorer la traçabilité, de faciliter la gestion des données et de gagner en efficacité. Que ce soit pour la gestion des fournisseurs, la passation des commandes, le suivi des livraisons ou l’analyse des dépenses, l’usage de solutions logicielles adaptées aux besoins de l’entreprise est un atout majeur pour la fonction achat.
Effectuer des achats stratégiques
Au fil des années, la fonction achat a évolué pour devenir un élément stratégique dans les entreprises. Autrefois perçue comme une fonction purement transactionnelle, elle est désormais reconnue pour son rôle prédominant dans la réalisation des objectifs de l’entreprise.
Ce changement est due à une prise de conscience de l’importance des achats dans la gestion des coûts, l’amélioration de la qualité, l’innovation et la gestion des risques. Aujourd’hui, les achats stratégiques sont au cœur de la stratégie d’entreprise, contribuant à la création de valeur et à la compétitivité sur le marché.
Comme toute fonction stratégique, les achats présentent des défis à surmonter. Parmi ces obstacles figurent la résistance au changement, les problèmes techniques et les difficultés à mesurer le retour sur investissement. Pour surmonter ces défis, il est essentiel pour les entreprises d’adopter une approche proactive, de mettre en place des systèmes de gestion efficaces et de développer les compétences des équipes.
Afin qu’une entreprise soit en mesure de se développer, elle ne doit pas minimiser l’importance de sa fonction achat. C’est quelque chose pour laquelle elle doit mettre en œuvre les ressources nécessaires. Aussi, des logiciels de gestion des achats comme Weproc vous proposent un service simple et efficace au regard de ces enjeux avec une interface intuitive.
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Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.