Fonction d’achats : le déroulement du processus

Avant d’acheter, une organisation achat passe d’abord par une succession de tâches opérationnelles. Chaque phase doit être mise en œuvre rigoureusement et de façon méthodologique. Les équipes doivent être à l’écoute des parties prenantes et de tous les protagonistes pour synchroniser son travail avec les différents services. Dans la majorité des petites et moyennes entreprises (PME), la fonction achats est lissée sur la polyvalence des collaborateurs. Certaines en revanche, à l’image des grandes entreprises, sont constituées d’un service achats et on comprit la rigueur nécessaire pour mettre en œuvre un bon processus achats. Par où commencer ? Comment se déroule une procédure achats type ? Voici un exemple de processus achats qui rappelle les bases à appliquer pour votre entreprise.

Définition du besoin

La première chose à faire dans un processus d’achat est de déterminer les besoins de l’entreprise et des clients internes. La direction achats de l’entreprise, le plus souvent assumée par la direction générale dans les PME, doit connaître les produits ou services à acheter. C’est pourquoi la rédaction d’un cahier des charges est importante. Il permet d’aligner les achats sur les besoins de l’entreprise. Le cahier des charges doit être détaillé, cependant, il ne doit pas rester un document d’archives. Il doit être communiqué aux fournisseurs afin qu’ils puissent répondre à la demande de l’entreprise et trouver une alternative en cas de problème.

Le cahier des charges contient une multitude de rubriques. Il peut faire plusieurs pages comme il peut très concis. L’essentiel est de formaliser le besoin de la façon la plus exhaustive possible. Il permet aux fournisseurs d’avoir une vision de la demande, des caractéristiques du produit ou du service. Il renferme également toutes les conditions telles que le coût, l’objectif, le mode de règlement, le délai de livraison souhaité, le délai de paiement, etc. Il doit également mentionner les critères attendus du fournisseur notamment si vous avez une politique achats responsables. Plus le cahier de charge est précis, plus la gestion des achats est facilitée.

Recherche de fournisseur

Lors de la recherche des fournisseurs, la direction des achats peut se tourner en priorité vers son panel de fournisseurs. La direction les connait déjà. Elle les a déjà évalués et les risques qu’ils représentent sont déjà connus. Cependant, il est tout à fait possible et même conseillé d’entamer une recherche de nouveaux fournisseurs. Dans ce cas, elle doit utiliser des méthodes de sourcing.

Cette méthode se base sur une analyse multicritère, conforme aux objectifs opérationnels de votre entreprise. Elle consiste à identifier la zone géographique, les références clients, les normes et accréditations obtenues, la qualité de produit ou du service recherchée en se basant sur les objectifs de production. Ensuite, il faut collecter ces informations. Elle doit alors les contacter et demander clairement les informations qui lui manquent. Cela peut paraître lourd, mais votre objectif principal est de trouver les meilleurs fournisseurs pour votre activité. Qu’il s’agisse d’achats de prestations, d’achats hors production ou d’achats de production, l’attention portée doit être équivalente.

Une fois que les potentiels fournisseurs sont définis, la direction de l’entreprise doit mener des audits des fournisseurs. Ce travail est important, car il participe à une meilleure gestion des risques financiers, techniques, mais également pour déterminer leurs capacités logistiques. Cette tâche est d’autant plus stratégique qu’elle permet de mener la relation fournisseur futur dans le bon sens.

Lancement et analyse des offres

Une fois que l’étude des potentiels fournisseurs est effectuée, il est temps de lancer l’appel d’offres. L’idéal est de désigner un collaborateur en charge de ce projet. Si vous n’avez pas une équipe achats dans votre entreprise, la direction générale peut s’en occuper, mais la tâche peut également être déléguée à une personne responsable et de confiance. Dans ce cas, la direction prépare les différents documents adaptés à un appel d’offres. Pour faciliter la gestion des contrats, il est judicieux de communiquer l’appel d’offres ou la mise en concurrence par voie électronique. C’est un gain de temps considérable surtout au moment de leur analyse. De plus, cette digitalisation des achats favorise la traçabilité des éléments.

Une fois que les réponses des fournisseurs sont réceptionnées, la direction procède à l’analyse de ces offres en se basant sur des critères précis. Elle effectue d’abord une présélection sur des bases de critères éliminatoires. Cela peut être une compétence technique, les équipements utilisés, la localisation ou la réputation. La seconde étape consiste à analyser les différentes caractéristiques des offres restantes. L’analyse de multicritère de ces offres est plus précise et entre plus dans les détails.

• Elle prend en compte la qualité du produit et du service. Cette analyse se base surtout sur le cahier des charges qui recense les spécifications techniques (d’où son importance !).
• La direction achats prend en compte le coût global d’acquisition.
• Les délais, un point important pour synchroniser les besoins de l’entreprise avec le service du fournisseur.
• Mais il y a également d’autres critères comme la fiabilité technique du fournisseur, sa stabilité financière et sa pérennité, son utilisation de nouvelles technologies, etc.

Négociation du contrat

Avant d’engager la dépense, il peut être nécessaire de procéder à une négociation. Cette étape fait partie de la fonction achats et, à défaut de compétences particulières, elle réclame une certaine préparation. Avant de négocier, la direction achats collecte des informations sur les fournisseurs choisis. Elle doit connaître la qualité de leur relation clientèle, ses accréditations, ses historiques, sa position vis-à-vis de la concurrence, ses conditions commerciales… Mais le travail ne s’arrête pas là, elle doit prendre également connaissance de ses atouts. Des indicateurs basés sur l’historique des achats de l’entreprise sont essentiels ! Par exemple votre coût moyen par commande par produit ou par famille d’achats. Les spécifications techniques imposées par vos clients internes. En effet, les décisions stratégiques doivent être fidèlement prises au regard des enjeux de votre entreprise et des besoins de vos prescripteurs internes.

Une fois toutes ces informations passées au peigne fin, la direction procède au montage du dossier. C’est le moment où elle définit les clauses à négocier, les objectifs à atteindre, les conditions de paiement. Chaque argument doit être illustré par des faits réels et des données.

Une fois que les dossiers sont en place, elle crée une stratégie pour pousser les fournisseurs à céder. Il peut aborder la négociation d’une façon générale ou de séquence en séquence. Il est cependant bon de préciser qu’aborder la négociation d’une façon séquentielle permet d’avoir une approche plus facile.

Si vous n’êtes pas certain de la maturité de votre fonction achats et de la performance de votre processus d’achat, il est sûrement temps d’opter pour une transformation digitale. Weproc est un logiciel de gestion des achats conçu pour répondre aux enjeux des PME. À l’image de nombreuses entreprises qui souhaitent se digitaliser, cette solution instaure une automatisation des processus afin de sécuriser la gestion des achats. Elle fournit en contrepartie plus de temps pour vos collaborateurs afin qu’ils puissent se concentrer sur leurs missions et in fine la stratégie achats.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre logiciel de gestion des Achats ? Contactez-nous ou demandez votre démonstration de 15 minutes ci-dessous ! 

Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.