Créer sa base de données fournisseurs

Pourquoi créer une base de données fournisseurs ?

Souvent créée et suivie par le service Achats, la gestion d’une base de données de fournisseurs peut être complexe, en particulier pour les grandes organisations. Voici quelques-uns des défis courants auxquels vous pourriez être confronté : Manque de visibilité : sans un référentiel central pour les informations sur les fournisseurs, il peut être difficile de suivre tous vos fournisseurs et leurs détails pertinents, tels que les informations de contact, les offres de produits et de services, les prix et les mesures de performance. Incohérences dans les données : si les données des fournisseurs sont stockées dans plusieurs systèmes ou feuilles de calcul, des incohérences peuvent survenir, ce qui rend difficile la prise de décisions éclairées sur la base de données précises. Duplication des efforts : Lorsque les données des fournisseurs ne sont pas centralisées, plusieurs départements au sein d’une organisation peuvent finir par dupliquer les efforts, ce qui entraîne des inefficacités et un gaspillage de ressources. Mauvaises performances des fournisseurs : si les données des fournisseurs ne sont pas mises à jour régulièrement, il peut être difficile de suivre les performances des fournisseurs au fil du temps, ce qui entraîne des occasions manquées d’identifier et de résoudre les problèmes.

Comment créer une base de données fournisseurs avec Excel ?

De nombreuses entreprises commencent leur gestion des fournisseurs en utilisant Excel, ce vieux pilier du monde des affaires, pour suivre les fournisseurs et les dépenses. Au début, l’utilisation d’Excel est généralement adéquate, mais à mesure que votre base de fournisseurs s’élargit et que vous commencez à développer des objectifs et des stratégies liés à vos fournisseurs, vous avez besoin de plus que ce qu’Excel peut offrir. Examinons les avantages et les inconvénients d’Excel, ainsi que la façon de déterminer s’il est temps de passer à quelque chose de plus robuste que les feuilles de calcul.

Avantages à gérer ses fournisseurs avec Excel

Excel a beaucoup d’atouts. De sa facilité d’utilisation à son omniprésence, il n’est pas surprenant qu’Excel soit mis à contribution pour la gestion des fournisseurs. Voici quelques-uns des nombreux avantages d’Excel :

Facile à apprendre et à utiliser

Grâce à Internet, vous pouvez trouver des tutoriels gratuits pour pratiquement toutes les tâches que vous devez exécuter dans Excel.

Ultra personnalisable

Une partie de l’attrait d’Excel réside dans sa flexibilité. Vous pouvez personnaliser les feuilles de calcul pour un grand nombre d’utilisations : rapports sur les bénéfices/pertes, gestion des dettes, suivi des dépenses, gestion des stocks et, oui, gestion des fournisseurs.

Tarifs accessibles

Excel fait partie de l’offre de Microsoft Office, un logiciel que votre entreprise paie probablement déjà, vous n’avez donc pas à payer de frais supplémentaires.

(Presque)Tout le monde sait utiliser Excel

Presque tout le monde dans le monde des affaires a entendu parler d’Excel et a au moins une certaine expérience de son utilisation. La reconnaissance universelle fait que nous nous sentons à l’aise avec Excel et que nous lui faisons confiance pour faire le travail.

Accessible et facile à partager

En raison de l’omniprésence d’Excel, il est facile de partager des feuilles de calcul avec les membres d’une équipe ou les parties prenantes. Même si l’autre utilisateur n’a pas Excel lui-même, d’autres programmes comme OpenOffice et Google Docs peuvent ouvrir des fichiers .xls et permettre aux utilisateurs de travailler avec eux.

Inconvénients à gérer ses fournisseurs avec Excel

Bien sûr, malgré tous ses avantages, Excel a sa part d’inconvénients. Lorsque votre chaîne d’approvisionnement atteint un certain niveau de développement, vous avez besoin de plus de fonctionnalités que celles offertes par Excel. Ce ne sont là que quelques-uns des aspects négatifs liés au travail avec Microsoft Excel :

Les données sont statiques et doivent être vérifiées manuellement

La saisie et la vérification manuelles des données des fournisseurs ne sont pas la meilleure utilisation de votre temps.

Sécurité des données

En stockant vos données fournisseurs dans un tableur, vous risquez de perdre des heures de travail en cas de panne d’ordinateur.

Manque de capacités d’analyse

Excel a été conçu pour être un outil de calcul, pas un outil d’analyse. Une fois que votre programme atteint le stade où vous avez besoin de fourchettes, de prévisions, de scénarios de simulation, de modélisation, de planification ou de replanification, vous constaterez qu’ils dépassent les fonctionnalités du logiciel.

Connaissances détenues par un employé

La connaissance des processus critiques peut partir avec le personnel clé et une feuille de calcul ne peut pas la remplacer.

Comment savoir quand il faut utiliser un logiciel de gestion de fournisseurs

Alors comment savoir si votre système de gestion des fournisseurs a dépassé les capacités d’Excel ? Posez-vous les questions suivantes :

• Perdez-vous beaucoup de temps à saisir et vérifier les données manuellement ?
• Avez-vous besoin de pouvoir analyser les données de vos fournisseurs afin d’atteindre vos objectifs ?
• Excel n’est tout simplement plus assez robuste pour répondre aux besoins de votre entreprise ?

Gérez votre base de données fournisseurs avec Weproc

Chez Weproc, nous pensons qu’en suivant ces bonnes pratiques, vous pouvez rationaliser votre base de données de fournisseurs et améliorer vos performances d’approvisionnement. En définissant votre stratégie de gestion des fournisseurs, en consolidant vos données fournisseurs, en standardisant vos champs de données, en nettoyant vos données et en automatisant vos processus de gestion des fournisseurs, vous pouvez rendre votre processus d’approvisionnement plus efficace, tout en réduisant le temps et les ressources que vous consacrez à la gestion de vos fournisseurs. Notre logiciel permet de gérer automatiquement tout votre panel de fournisseurs en quelques clics. Vous avez la possibilité de créer et suivre vos fournisseurs automatiquement.

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