Comment éviter les retards de paiements auprès de nos fournisseurs ?

Les retards de paiement auprès des fournisseurs sont des aléas auxquels toute entreprise devra faire face à un certain moment de son existence. Toutefois, il existe des moyens efficaces qui permettent de les éviter avec conséquences négatives qu’ils engendrent : pénalités de retard, mauvaise image, dégradation des relations commerciales. Il est en effet plus facile de contourner ce type de situation à l’aide d’outils spécialement développés pour cela. D’autant plus que la Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DGCCRF) améliore son arsenal judiciaire avec le temps pour faire respecter les délais légaux de paiement entre professionnels. Comment donc les éviter afin de ne pas risquer ce scénario ?

Gestion optimale des factures fournisseurs

En premier lieu, puisqu’il s’agit de gérer les retards de paiement, il convient d’abord d’avoir une bonne gestion de toutes les factures qui ont été transmises. Plusieurs méthodes peuvent être appliquées pour réaliser cette gestion et elles varient en fonction de la situation de chaque entreprise. Bien entendu, avant de pouvoir agir avec précision sur ces factures, il faut vérifier le processus des commandes d’achats envoyées aux fournisseurs. En effet, la gestion des commandes conditionne la réception des factures.

Toutes ces questions de gestion sont beaucoup plus faciles à réaliser avec la méthode MRP (Management des Ressources de Production). C’est un outil de calcul qui détermine à la fois les besoins nets, les charges et la production. Cela implique que, grâce à ces outils, il est beaucoup plus facile d’éviter les retards de paiement parce que la gestion financière de l’entreprise est bien explicite.

Accélération du traitement des factures 

Beaucoup de techniques permettent de traiter les factures plus rapidement, ce qui s’exprime d’abord par la dématérialisation des factures fournisseurs. Toutes les entreprises qui prennent la peine d’utiliser un outil de gestion des factures ont un meilleur contrôle sur le délai de paiement. Avec la technique MRP, le concept JAT (Juste À Temps) aide lui aussi considérablement les entreprises à éviter les retards de paiement de leurs fournisseurs. L’audit fournisseur peut également se faire avec beaucoup plus de facilité si les factures sont centralisées dans un seul outil.

L’automatisation des règlements des factures est l’un des moyens les plus efficaces pour assurer le respect des délais de paiement des fournisseurs. Ainsi, cela présente plusieurs avantages, notamment la réduction à néant des coûts d’envoi et de réception des factures du fait de leur dématérialisation. Il est également possible de bénéficier d’un prolongement de délai du paiement des factures.

Mais pour que les factures puissent être payées à temps, encore faut-il que l’entreprise soit en bonne position et dispose du fonds de roulement suffisant pour le paiement. Voilà pourquoi l’interopérabilité entre tous ces outils de gestion est vitale.
 

Meilleure anticipation des impayés à travers les logiciels 

Il existe des logiciels gratuits qui permettent d’anticiper les retards de paiement fournisseur et des impayés. Grâce à ces outils, beaucoup d’avantages peuvent être concédés à l’entreprise, comme :

• L’économie de temps et d’énergie fournis pour la gestion des fournisseurs.
• Les éventuelles réductions sur la facturation : les fournisseurs apprécient toujours le respect des délais de paiement et octroient un avantage aux clients assidus.
• La facilité de traitement des factures qui ne sont plus en papier. C’est un avantage tant pour le fournisseur que pour l’entreprise.
• L’économie d’argent sur le traitement manuel des factures.
• La visibilité sur les décalages de trésorerie.
• La régularité de la situation de l’entreprise, plus performante grâce à la présence d’outils qui offrent une meilleure visibilité sur les flux de trésorerie et sur le budget de la société.

Dans le cas où l’entreprise serait en situation de crise, les retards de paiement fournisseur peuvent parfaitement être anticipés grâce aux outils de gestion. De cette manière, il sera également plus facile de prévenir et négocier avec les fournisseurs et d’expliquer la situation tout en continuant l’approvisionnement.

Utilisation d’outils de surveillance des opérations 

Encore une fois, ces outils de gestion vous permettront de surveiller vos opérations de façon optimale. Toujours de manière à anticiper les retards, ces logiciels fournissent un aperçu bien spécifique de la situation de l’entreprise. Ainsi, vous aurez accès à toutes les données qui indiquent une baisse ou une hausse dans la trésorerie. Avec ces outils de surveillance, il est possible de recevoir une alerte ou une notification à l’approche d’un délai de paiement. Le but est surtout de préserver la relation que vous avez avec vos fournisseurs en de ne pas provoquer un retard de paiement.

Par ailleurs, un outil de contrôle reste plus pratique, même si vous avez un personnel compétent qui s’occupe de tous ces traitements. Tous les évènements en lien avec le budget de l’entreprise seront enregistrés et transmis en temps réel pour que les imprévus puissent être mieux gérés.

Il n’est pas toujours facile de gérer les paiements fournisseurs quand on travaille avec plusieurs d’entre eux à la fois. Surtout pour les petites et moyennes entreprises (PME) qui subissent plus de difficultés de trésorerie que la moyenne. C’est la raison pour laquelle il est plus avantageux de recourir aux outils de gestion des fournisseurs et des budgets de l’entreprise. Grâce à un logiciel de gestion des achats en SaaS comme Weproc, disposez des bons indicateurs pour éviter les retards de paiement et diriger une gestion d’entreprise efficace.

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Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.