Comment réaliser un audit fournisseur ?
L’audit fournisseur est une opération qui doit être réalisée le plus régulièrement possible, 1 à 3 fois par an. Cela permet de s’assurer de la qualité de leurs services, de leur capacité à répondre à vos attentes et de leurs prix par rapport à ceux du marché. Beaucoup de moyens peuvent être utilisés dans la réalisation de l’audit fournisseur. Or, sa bonne exécution dépend avant tout de votre organisation. Si vous mettez en place un plan d’audit avec des indicateurs mesurables, alors vos audits fournisseurs ne seront que plus simple à mettre en œuvre. Découvrez dans cet article nos méthodes pédagogiques pour vous aider dans ce travail et vous fournir les bonnes pratiques pour réaliser un audit fournisseur de la meilleure des manières.
Sommaire
Évaluation de l’expérience du fournisseur
Tout d’abord, afin de mener à bien un audit fournisseur, il convient de tenir compte de trois éléments :
- La structure du fournisseur
- Les capacités
- Le savoir-faire
Dans la structure, il est question de bien connaître tous les détails de chaque fournisseur. La taille de l’entreprise est un paramètre essentiel. Cela donne des informations sur le propriétaire et sur la taille de son réseau. Il peut en effet exister un réseau de sous-traitants qui travaillent avec votre fournisseur. Les engagements ainsi que leurs preuves sont essentiels afin de procéder à un contrôle qualité intelligemment.
Par la suite, en ayant une idée précise sur les capacités de vos fournisseurs, vous pourrez mieux assurer la gestion des commandes. La capacité de vos fournisseurs à répondre à vos besoins en termes d’approvisionnement détermine la façon dont vous pouvez assurer votre processus de production de vos clients. Il en est de même pour son savoir-faire, c’est la clé de votre croissance. En effet, un fournisseur qui assure correctement les commandes et l’approvisionnement joue un rôle clé dans le développement de l’entreprise. Le respect du planning de production est un élément indispensable d’évaluation des performances des fournisseurs.
Assurance qualité vis-à-vis des fournisseurs
L’audit des fournisseurs permet d’avoir le contrôle sur la qualité des services que vous fournissez et des produits que vous concevez. C’est la raison pour laquelle il est primordial de s’assurer de la qualité du travail des fournisseurs. Chaque fournisseur doit disposer d’un certificat qui confirme sa fiabilité. Mais cela ne se résume pas au fait de posséder une certification, vous devez aussi quantifier la régularité de ses livraisons et le tarif qu’il établit pour chaque commande. Votre politique qualité doit être claire et transparente pour vos fournisseurs afin qu’ils puissent être à la hauteur de vos attentes.
Il est fréquent qu’un fournisseur ne dispose pas de certification, mais qu’il possède des références suffisantes pour assurer un travail conforme à vos besoins. Pour autant, vous devez quand même déterminer la fiabilité de ces fournisseurs et le risque sur votre capacité de production. Il est aussi possible de demander des références à des clients qui ont déjà collaboré avec ces fournisseurs non certifiés. Enfin, l’essor du numérique a créé la e-réputation. Il existe toujours des moyens efficaces de connaître vos fournisseurs grâce à internet.
Les points importants à considérer lors de l’audit fournisseur
Au moment d’effectuer un audit de fournisseur, quelques éléments nécessaires à la bonne conduite de l’entreprise doivent être étudiés. N’oubliez jamais que la gestion fournisseur, la gestion de stock et l’approvisionnement sont interdépendants. Ils garantissent le bon fonctionnement de l’entreprise parce qu’ils assurent la création de produits de haute qualité.
Il est impératif de faire des recherches avant même la réalisation des audits pour bien sélectionner les fournisseurs. Il est tout à fait possible de préparer une checklist de contrôles hiérarchisée des points à examiner avant d’enclencher le processus d’audit. Ces travaux assurent une maîtrise des risques propres à votre politique achat. Vérifiez la réputation du fournisseur sur internet pour voir s’il correspond à vos valeurs et s’il est en mesure de répondre à vos besoins. Bien connaître le statut d’un fournisseur est indispensable afin de déterminer s’il est sous-traitant ou un acteur majoritaire dans son entreprise. Enfin, au moment de l’audit, il est conseillé de bien observer les mouvements du fournisseur. En effet, la confiance n’exclut pas le contrôle ! Cela permet de vous assurer de sa fiabilité, de la pertinence de ses services au sein de l’entreprise, et de demander des actions correctives si besoin.
Utilisation d’outils pertinents pour l’audit fournisseur
Pour ceux qui ont recours à des logiciels de traitement de données des fournisseurs, vous pouvez utiliser ces outils pour vos prochains audits. À l’heure où la centralisation des données est accessible à toutes les TPE et PME, dématérialiser les factures et les informations fournisseurs sont des leviers d’amélioration des performances de votre entreprise. Ils permettent de faciliter les traitements, d’aller plus vite dans la conduite des processus et de fournir des preuves d’audit fiables exigées par les instances de contrôles.
L’audit des fournisseurs est une opération qui ne doit jamais être prise à la légère. En effet, il assure la croissance et l’évolution de l’entreprise, ce qui implique que chaque outil utilisé doit être adapté à la situation de votre entreprise. Il est de ce fait préférable de confier cette tâche à des prestataires externes qui ont développé des outils informatiques qui répondent à ces enjeux. Notamment si votre entreprise n’est pas encore habituée à de telles pratiques.
Dans le but de viser la conformité lors de ces audits qualité, il est impératif de mettre en place des bonnes pratiques. La performance de l’entreprise repose sur la capacité des fournisseurs à remplir correctement leurs tâches et assurer la conduite de votre processus achats. De ce fait, Weproc est un logiciel SaaS innovant de gestion des achats et des fournisseurs qui facilite vos rapports d’analyse pour améliorer la réalisation d’un audit fournisseur de qualité.
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