digitaliser les transactions

Depuis la révolution industrielle 3.0 et 4.0, les entreprises, qu’elles soient petites, moyennes ou grandes, ne peuvent se passer des outils digitaux pour piloter la gestion de leur transaction commerciale et financière. La digitalisation, en 2021, fait référence au processus qui consiste à tirer parti de la technologie pour moderniser le fonctionnement d’une entreprise. La digitalisation des transactions aux moyens de logiciels de gestion est un excellent moyen de surpasser vos concurrents et d’optimiser efficacement vos opérations. Comment digitaliser vos transactions en 2021 ? Découvrez nos propositions.

L’importance des logiciels d’achat dans vos transactions commerciales

Les transactions commerciales sont généralement définies comme une sorte de paiement pour un bien ou un service. Il existe de nombreuses formes de transactions commerciales selon les typologies d’acteurs. Celles qui se produisent entre deux entreprises distinctes en « B to B » (Business to Business), entre consommateurs et les entreprises en « B to C » (Business to Consumer), les entreprises et les services publics de l’État en « B to G » (Business to Government). Les transactions commerciales peuvent avoir lieu à grande ou à petite échelle. Bref, elles sont au cœur de la conduite des affaires. L’utilisation d’un logiciel de Gestion des achats en B to B ou B to G, permet à l’entreprise de gérer efficacement ses transactions depuis la phase de prescription jusqu’à la facturation fournisseur.

Dans le cas des échanges commerciaux, les fournisseurs vendent des biens et services aux entreprises. Ensuite, les biens transformés ou les services sont vendus directement aux clients. Il s’agit alors d’un processus long qui, à grande échelle, nécessite une gestion rigoureuse pour éviter les litiges. Une erreur au niveau de la transaction peut entraîner sa nullité soit une perte sèche du chiffre d’affaires pour l’entreprise.

Qu’elles soient grandes ou petites, les entreprises s’appuient sur leur fonction d’approvisionnement pour créer des économies et de la valeur en gardant les dépenses sous contrôle et les relations avec les fournisseurs solides et positives. Mais si votre organisation s’appuie toujours sur des flux de travail manuel et des processus d’approvisionnement sur papier, vous passez à côté des avantages les plus importants du logiciel de gestion des achats et perdez à la fois de l’argent et de la valeur dans le processus.

Utiliser le logiciel de gestion des achats pour une gestion optimale et efficace des approvisionnements

Les opérations d’approvisionnement font partie des transactions délicates réalisées par les entreprises. Alors que l’économie mondiale devient de plus en plus complexe et évolue à une vitesse de plus en plus rapide, les professionnels des achats ont besoin d’outils plus puissants et réactifs afin de profiter d’économies d’échelle.

Le logiciel de gestion des achats, également appelé logiciel d’approvisionnement électronique, est une solution logicielle faite pour aider les entreprises à tirer parti des outils de transformation numérique tels que l’automatisation, l’intelligence artificielle et l’analyse avancée des données. Les meilleurs logiciels ont des applications mobiles et offrent ainsi une grande polyvalence, une accessibilité de la gestion des données basée sur le cloud, associée à une expérience utilisateur positive. Chaque solution d’approvisionnement aura ses propres caractéristiques, mais d’une manière générale, une solution logicielle de gestion des achats efficace comprendra, au minimum :

  • Optimisation du Procure-to-Pay (P2P) : De l’analyse des besoins à la création des demandes d’achat et des bons de commande jusqu’au paiement de la facture fournisseur finale, le processus Procure-to-Pay est un processus complexe dont l’automatisation est très avantageuse.
  • Gestion des fournisseurs : Votre chaîne d’approvisionnement dépend de relations solides et stratégiques avec les fournisseurs. Une solution d’approvisionnement efficace fournira des outils pour gérer facilement les données de performance et de conformité des fournisseurs. Cela favorise la réduction des coûts cachés.
  • Optimisation de la source au paiement (S2P) et de la source au contrat (S2C) : Le processus S2P étend le processus P2P pour inclure la sécurisation des sources de dépenses via des demandes de devis (RFQ). Le S2C comprend la création d’une relation contractuelle formelle avec le fournisseur choisi. Un bon logiciel d’achat rend ces deux processus beaucoup plus faciles avec des outils de gestion des contrats qui couvrent toutes les étapes du cycle de vie de la transaction.

Dématérialiser votre processus d’approvisionnement pour mieux gérer vos transactions

Les déchets et le stockage du papier entraînent des coûts importants pour les entreprises. Réduire les documents papier vous permettra également de minimiser le stockage et optimiser l’espace. L’expérience d’achat est également plus plaisante et la dématérialisation des documents administratifs physique salvatrice avec une amélioration de l’expérience client interne.

Après, les données recueillies par les logiciels permettront de recouper les prix par fournisseur, de trouver les offres les moins chères et de construire une liste de fournisseurs privilégiés. La fonction la plus importante dans le logiciel gestion d’achat reste l’analyse des dépenses afin de promouvoir la réduction les coûts.

La gestion de vos transactions devient plus facile avec le logiciel de gestion d’achat Weproc. Vous bénéficiez d’une organisation rentable de votre processus d’achat grâce à des coûts transactionnels réduits. Avec sa facilité d’utilisation, l’entreprise peut économiser du temps et des efforts considérables sur le traitement des achats, la gestion des commandes et la mise à disposition des informations utiles de la fonction achat.

 

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