Comment choisir le logiciel de gestion des achats qui vous correspond

Choisir le bon logiciel de gestion des achats peut ressembler à une véritable guerre des tranchées. Beaucoup d’offres, peu d’informations concrètes, on peut vite se perdre parmi le flot d’informations accessible en ligne. Il est important d’effectuer une analyse approfondie et détaillée des différentes options disponibles afin de trouver celle qui répondra au mieux à vos besoins. Vous devrez considérer plusieurs facteurs, notamment les fonctionnalités du logiciel et son prix, pour trouver le meilleur produit possible.

Pour commencer, il est important que vous définissiez clairement ce dont vous avez besoin en matière de gestion des achats. Une fois que vous connaissez précisément les objectifs à atteindre, il sera plus facile d’identifier un logiciel qui y correspondra parfaitement. Ensuite, comparez les caractéristiques proposées par chaque solution et déterminez celles qui sont essentielles pour votre entreprise ou votre activité professionnelle. Dernière étape : prenez en compte le coût et choisissez celui qui offrira la meilleure offre selon votre budget !

Dans cet article, nous verrons ensemble les étapes à suivre pour définir votre besoin, ainsi que les caractéristiques principales à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de gestion des achats.

Comment définir le Processus Achats de mon entreprise ?

Rassemblez les parties prenantes

Les organisations adoptent un logiciel achat pour favoriser les économies, l’efficacité des processus, la conformité et la bonne utilisation des contrats. Le processus d’achats en interne impacte plusieurs types d’utilisateurs finaux dans différents secteurs d’activité et localisations, et concerne plusieurs types de dépenses (achats directs & achats indirects). Chaque service d’une même entreprise peut avoir son propre fonctionnement, ce qui peut compliquer la tâche. C’est pour cela qu’il est impératif que chacun des services impactés soient inclus dans le processus pour vous assurer de sélectionner la solution adaptée à vos besoins.

Afin de cerner aux mieux les besoins, vous devez déterminer :

• Les services impactés (informatique, approvisionnement, comptabilité…)
• Les utilisateurs finaux (clients internes, approbateurs, service financier, service juridique)
• Le validateur final : sans son approbation, le projet ne sera jamais mis en place.

Chaque partie doit être définie et conviée afin restituer leurs cas d’usages et leurs besoins. La gestion des achats est avant tout un travail d’équipe qui nécessite une collaboration en temps réel.

Cadrez votre processus Achats en interne

Chacun des services doit détailler la procédure interne à suivre, afin d’être sûr de ne rien laisser passer.

Dans la grande majorité des cas, votre processus d’achats interne peut ressembler au scénario suivant :

1) Un prescripteur interne créé une demande d’achat et l’envoi à son responsable pour validation.

2) Le responsable récupère le besoin et vérifie s’il est nécessaire, et si le budget est disponible. Il se peut que ce ne soit pas ce même responsable qui suit la gestion des budgets du service, mais une personne dédiée au service financier.

3) Si le besoin est validé par le service, la demande d’achat est transmise au service Achats concerné.

4) Le responsable achat réceptionne la demande et la transmet à un acheteur en fonction de sa charge de travail.

5) L’acheteur a 2 choix :

– Il existe un fournisseur référencé dans le panel fournisseurs qui répond au besoin. Un contrat est peut être existant et permet d’obtenir un tarif négocié en amont. Une commande peut être passée en direct.

– Si ce n’est pas le cas, l’acheteur créé un appel d’offres en collaboration avec le prescripteur interne, afin de définir un cahier des charges clair et concis, qui sera par la suite transmis aux fournisseurs consultés. Ces fournisseurs peuvent être recherchés directement sur internet, ou via des outils de sourcing disponibles sur le marché.

Créer des appels d’offres reste le moyen le plus efficace de trouver le meilleur fournisseur (au niveau de la qualité, du coût et des délais).

6) Après cette phase de consultation, l’offre la plus adaptée est sélectionnée et peut être transformée en commande après validation du service prescripteur.

7) Il se peut que le service en charge de la gestion des réceptions & la gestion de stocks soit impliqué dans la procédure, afin de vérifier si la commande reçue correspond bien à la commande passée.

8) Entre en jeu la comptabilité afin de passer à la partie financière. La facture transmise par le fournisseur doit être vérifiée et rapprochée du bon de commande émis. Les services financiers sont les garde-fous d’une gestion des engagements efficace. Les factures fournisseurs doivent toutes passer par une vérification du service financier avant de partir au paiement. Cela permet de tenir à jour la comptabilité fournisseurs.

Dans cet exemple de processus d’achats, on peut voir que 5 personnes sont impliquées. Plus il y a de personnes dans la procédure, plus la gestion des risques se doit d’être efficace. Cela dépend de chaque entreprise, mais chacune des procédures se doivent d’être définies en amont de la recherche du logiciel adapté. Les délais de sélection d’une solution peut être fortement rallongés si cela n’est pas fait.

 

Comment choisir le bon logiciel de gestion des achats ?

Récoltez les besoins de chacun afin de définir les modules nécessaires

Lorsque les procédures sont cadrées, il faut maintenant définir les modules qui seront utiles à chacun. Chaque entreprise est différente, mais les modules généralement demandés sont les suivants :

– Gestion des demandes d’achat : permet de transmettre un besoin à un approbateur ou au service achats afin de démarrer la procédure.

– Gestion des consultations : Une fois la demande d’achat validée et transmise au service achats, il vous sera possible de mettre en concurrence plusieurs fournisseurs afin de trouver celui qui vous correspond.

– Gestion des commandes : Classique, ce module vous permet de passer une commande directement à votre fournisseur. Cette commande peut être une demande d’achat validée, ou l’offre d’un fournisseur transmise lors d’une consultation.

– Gestion des factures : La suite logique de la passation d’une commande. Le mieux étant un logiciel qui permet de rapprocher automatiquement la facture reçue avec le bon de commande émis.

– Gestion des budgets : Certains logiciels mettent à disposition la possibilité de suivre vos budgets automatiquement, et en temps réel. Cela évite un retraitement sur différents documents Excel.

– Gestion des fournisseurs : Ce module est également un classique. Il vous permet de centraliser tous vos fournisseurs à un seul et même endroit, afin que chaque partie prenante puisse en avoir connaissance. Il est également très efficace dans le suivi et la gestion des risques.

– Gestion des catalogues de produits : Ce module permet de suivre les consommations de votre entreprise, mais également de mettre à disposition les différents produits et services disponibles chez vos fournisseurs.

– Gestion des contrats : Ce module n’est pas forcément disponible chez tous les fournisseurs de logiciels de gestion des achats. Cependant, il est très efficace pour suivre les consommations, mais surtout connaître les produits et services durement négociés par votre service achats.

Une fois les modules définis, il ne vous reste plus qu’à partir à la recherche de votre solution de gestion des achats !

 

Quels sont les critères pour choisir son logiciel de gestion des achats ?

Recherchez les différentes solutions qui peuvent vous correspondre

Aujourd’hui, Internet reste la solution principale lors de la recherche d’un logiciel. Cependant, plusieurs critères sont à prendre en compte avant de se lancer dans cette jungle de données.

Il existe un grand nombre de solutions Achats sur le marché, qui semblent similaires. Chacune proposent plus ou moins les mêmes modules. Néanmoins, les éléments différenciants sont les suivants :

– Interface ergonomique et intuitive : Il est primordial en 2023 de privilégier un outil simple à utiliser, et simple à comprendre. Si ce n’est pas le cas, les utilisateurs internes risquent de délaisser l’outil car trop complexe.

– Service client : Le nerf de la guerre reste la bonne utilisation de l’outil. Le service client se doit d’être proche de vous. Rien n’est plus énervant qu’une entreprise qui n’est pas là pour vous assister dans des moments où vous avez besoin d’aide.

– Tarifs : Critère important pour beaucoup d’entreprises, mais attention de ne pas dégrader la qualité du logiciel en faveur d’un prix plus bas. Mieux vaut dépenser plus pour un logiciel efficace et utilisé, plutôt que dépenser moins pour un logiciel qui ne fait pas l’affaire, et qui vous restera entre les mains.

– Localisation et hébergement des données : La gestion des données devient un réel challenge. Privilégiez une entreprise française, avec un hébergement de données également localisé en France.

Ces 4 critères sont les critères qui reviennent le plus souvent. Il en existe d’autres, qui peuvent être différents en fonction de l’entreprise et du besoin concret.

Il est également conseillé de vérifier si un système d’intégration existe ou non entre les applications déjà utilisée au sein de l’entreprise et le nouveau logiciel choisi afin d’optimiser son utilisation et sa mise en œuvre. Les nouveautés et mises à jour régulières doivent également être prises en compte pour garantir qu’il restera toujours à jour et performant sur une longue période. Une fois ces critères analysés, on peut alors choisir le logiciel adapté aux besoins spécifiques de l’entreprise.

 

Les avantages d’un logiciel de gestion des achats

Un logiciel de gestion des achats permet aux entreprises d’améliorer leurs processus Achats. Il offre une variété de fonctionnalités pour faciliter la gestion des achats et améliorer leur efficacité. Les avantages qu’un tel logiciel peut apporter à une entreprise sont nombreux, notamment :

– Une meilleure visibilité et contrôle sur les dépenses car tout est centralisé pour surveiller les budgets, suivre les factures et effectuer des analyses approfondies en temps réel;

– Une plus grande précision lors de la saisie des données grâce à l’utilisation d’une base de données unique;

– La possibilité d’automatiser certains processus pour améliorer l’efficacité;

– Une meilleure collaboration entre les différents intervenants (acheteurs, approbateurs, fournisseurs…) grâce à une communication transparente.

– Un processus d’achats fluide grâce aux workflow et systèmes d’alertes

 

Comment un logiciel achats peut améliorer la performance de mon entreprise ?

L’utilisation d’un logiciel de gestion des achats est essentiel pour améliorer les performances et le fonctionnement de votre entreprise. Vous pouvez obtenir des informations sur les fournisseurs et leurs offres, comparer les prix et trouver la meilleure offre en termes de qualité et de prix. De plus, vous pouvez suivre l’historique des achats et enregistrer toutes les données importantes liées aux achats.

Cela permet également à votre entreprise d’optimiser ses processus d’achat en mettant en place des règles automatisées pour faciliter la prise de décision. Vous pouvez définir facilement des limites budgétaires par catégorie ou produit afin que tout le monde puisse respecter cette limite sans avoir à effectuer une analyse manuelle complexe. En outre, ce logiciel peut être utilisé pour planifier efficacement vos achats afin que votre entreprise puisse bénéficier du meilleur rapport qualité/prix possible.

Enfin, vous serez également capable de surveiller l’approvisionnement et la consommation des produits achetés par votre entreprise afin de garantir une livraison rapide aux clients finaux sans compromettre la qualité du produit ou service vendu. De plus, il est possible de créer des rapports qui peuvent être utilisés pour analyser les tendances actuelles du marché ou déterminer quels produits sont particulièrement demandés par vos clients finaux ceci permettant une meilleure gestion globale des stocks disponibles.

 

Quel est le meilleur logiciel de gestion des achats pour mon entreprise ?

Le meilleur logiciel de gestion des achats pour votre entreprise dépendra de la taille et des besoins spécifiques de votre organisation. Si vous êtes une petite entreprise, vous aurez peut-être intérêt à utiliser un système simple et bon marché qui répond à vos besoins les plus immédiats. Les entreprises plus grandes auront peut-être besoin d’un système plus robuste, capable d’intégrer différents types de données et d’automatiser certaines tâches. De nombreux logiciels sont disponibles sur le marché, en fonction du type d’entité que vous dirigez : PME, ETI ou grande entreprise.

Pour trouver le logiciel de gestion des achats le mieux adaptés à votre activité, il est important que vous preniez le temps nécessaire pour comparer les différents produits afin de choisir celui qui répondra au mieux à votre demande. Votre choix devra tenir compte non seulement du prix proposé par chaque fournisseur mais également des fonctionnalités qu’il propose et de sa capacité à adapter son offres aux exigences particulières liée à votre secteur d’activité.

 

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