Pourquoi les ERP ne conviennent pas à la gestion des Achats
La plupart des entreprises d’aujourd’hui ont un système ERP (Progiciel de Gestion Intégrée ou PGI, en français s’il vous plaît) en place. Ces plateformes populaires ont émergé dans les années 90 dans le but de permettre aux entreprises d’optimiser leurs opérations, d’augmenter leur efficacité et d’avoir un avantage concurrentiel. Les systèmes ERP sont devenus des piliers de l’industrie des logiciels d’entreprise, mais bon nombre de professionnels ont constaté que ces systèmes ne sont pas adaptés à tous les aspects de l’entreprise, notamment la gestion des Achats.
Les ERP offrent la capacité de traiter une large gamme de fonctions commerciales. En réalité, ils sont tout à fait suffisants pour un nombre limité d’opérations. Les achats (autre que la passation de commandes), comme beaucoup l’ont constaté, n’en fait pas partie. En un mot : les ERP n’ont pas été conçus pour la gestion des Achats.
C’est pourquoi il est important pour les entreprises de comprendre les limites des systèmes ERP en matière de gestion des achats et de trouver des solutions alternatives pour compléter leurs opérations du quotidien.
Sommaire
Les ERP offrent une UX… moins que satisfaisante
L’expérience utilisateur offerte par les ERP est encore ancrée dans les décennies passées. Ces systèmes encombrants et complexes offrent des interfaces qui peuvent être décrites de la même manière. Cela pose un obstacle majeur aux nouveaux entrants sur le marché du travail, qui comprend désormais des millennials habitués aux technologies si intuitives qu’elles n’ont même pas de courbe d’apprentissage.
Ces technologies ont changé les attentes des employés, laissant peu de place aux solutions qui ne sont pas faciles à maîtriser.
La mauvaise expérience utilisateur qui affecte toujours la plupart des ERP entraîne un abandon rapide du système et limite considérablement l’adoption par les utilisateurs, car ils passent plus de temps à naviguer dans le système plutôt qu’à effectuer des tâches productives. En fin de compte, cela se traduit par une baisse de la satisfaction des employés et une frustration accrue qui affecte leur moral et leur motivation.
Il est important de souligner que bien que les ERP soient des outils essentiels pour diverses fonctions commerciales, ils ne répondent pas aux besoins de la gestion des achats. Les modules d’approvisionnement pour ERP tentent de combler ce vide, mais ils prennent beaucoup de temps à configurer et ne sont pas suffisamment flexibles ou fonctionnels pour optimiser efficacement la gestion des achats.
Les ERP ne sont pas suffisamment flexibles pour la gestion des Achats
Les ERP ont été conçus pour être des systèmes de gestion d’entreprise complets, capables de prendre en charge de nombreux processus commerciaux, y compris la gestion des approvisionnements. Toutefois, ces systèmes ne sont pas suffisamment flexibles pour répondre aux besoins spécifiques des équipes Achats.
Bien que les ERP puissent être étendus avec des modules supplémentaires, ces modules doivent s’adapter à l’ensemble du système, ce qui peut être contraignant pour les acheteurs qui cherchent à personnaliser leurs processus et leurs flux de travail. Par exemple, les équipes d’approvisionnement peuvent avoir besoin de personnaliser facilement les flux d’approbation pour gérer efficacement les opérations qui impliquent une variété d’intervenants, de processus et de documents.
Malheureusement, ces fonctionnalités ne sont pas toujours disponibles dans les modules d’ERP dédiés à la gestion des approvisionnements. C’est pourquoi il est important de rechercher des solutions qui sont spécifiquement conçues pour répondre aux besoins des équipes internes.
Les ERP ne favorisent pas la collaboration
La collaboration entre les différents acteurs impliqués dans les processus d’achats est cruciale pour leur bon déroulement. Elle permet de gérer efficacement les différents formulaires, contrats, bons de commande, factures, etc. qui sont indispensables à chaque étape du processus. Toutefois, les ERP, qui sont souvent réservés à un nombre limité d’utilisateurs – principalement ceux de l’équipe financière – ne permettent pas une collaboration optimale entre les différents départements de l’entreprise.
De plus, ces systèmes sont souvent rigides et ne permettent pas une personnalisation facile des flux de travail pour s’adapter aux besoins de chaque service. En conséquence, la collaboration entre les différents acteurs n’est pas optimale, ce qui peut ralentir les processus et engendrer des erreurs.
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Heureusement, il existe aujourd’hui des logiciels achats basés sur le cloud qui peuvent se synchroniser avec les ERP déjà en place, permettant aux entreprises de continuer à exploiter leurs systèmes existants tout en étendant la valeur stratégique de leur investissement. Chez Weproc, nous proposons une solution de gestion des achats en SaaS, interconnectable avec tous les ERP du marché. Notre logiciel achats vous permet de gérer facilement les achats, de synchroniser les données relatives aux fournisseurs, aux approbations et aux factures, tout en offrant des informations précieuses basées sur l’historique achats de l’entreprise, pour optimiser les coûts et améliorer l’efficacité de l’entreprise.
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Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.