Comment faciliter sa gestion d’entreprise avec un logiciel d’achat ?

Une politique d’achats bien structurée est gage de la croissance d’une entreprise. De plus en plus d’entreprises, conscientes de cette réalité, ont pris des décisions structurelles pour adopter une stratégie de gestion des achats efficace. En effet, les achats représentent en moyenne 60% du chiffre d’affaires des entreprises européennes. La gestion des dépenses, et plus largement des engagements de dépenses peut devenir un véritable levier de performance. C’est pourquoi le logiciel d’achat est devenu ces dernières années un outil indispensable pour optimiser la gestion d’une entreprise. Automatisation du processus d’ achats, gestion de la relation fournisseurs, contrôle des coûts, analyse financière facilitée, suivi des indicateurs de performance … Le logiciel d’achats contribue réellement à la productivité de l’entreprise grâce notamment à des gains de temps considérables. Comment tout cela se concrétise-t-il ?

Logiciel d’achats : un outil de gestion indispensable pour la gestion de votre entreprise

Qu’est-ce qu’un logiciel d’achat ? À quoi sert-il exactement ? Autant de questions légitimes autour d’un système aussi utile qu’efficace. Un logiciel d’achats est un outil de gestion qui administre une base de données relative à tous les achats en entreprise au travers de fonctionnalités conformes aux enjeux et spécificités des activités achats.

Le logiciel d’achats permet à un utilisateur de suivre le cycle de vie des dossiers achats : les demandes d’achats, les commandes, le budget, la facturation, la livraison… Il facilite également la gestion administrative de vos fournisseurs. L’utilisation des fonctionnalités du logiciel dépend de la dimension de votre entreprise mais aussi de sa maturité achats. Grâce aux logiciels d’achats, la plupart des tâches sont automatisées et vous gagnez en maturité car vous êtes naturellement guidés vers les bonnes pratiques.

Pour réellement optimiser votre processus d’achats et pour que vos marges ainsi que votre productivité puissent vraiment s’accroître, vous devez utiliser le logiciel d’achats adapté à vos besoins. Véritable guide ultime de digitalisation achats, un excellent logiciel d’achats est celui qui correspond parfaitement à vos activités afin de devenir un levier de croissance de votre entreprise.

S’équiper d’un logiciel d’achats pour faciliter les démarches commerciales  

Le métier d’acheteur est plus que jamais complexifié par la mondialisation des échanges, les crises financières et sociales, les enjeux géopolitiques et environnementaux… Les rudes négociations de prix sont de plus en plus délaissées car remplacées par la digitalisation des démarches commerciales. C’est pourquoi, afin de rester dans la course au succès, les entreprises doivent s’équiper d’outils pour améliorer leurs processus et générer des externalités positives. La transformation digitale est la clé de la réussite.

Une étude démontre cependant qu’une proportion non négligeable de directeurs et responsables des achats (environ 33%) ne sont pas convaincus de l’efficacité totale de la digitalisation du domaine. Si le doute plane sur un objectif de rentabilité non atteint, il ne doit pas être le seul motif de décision. En effet, un logiciel de gestion des achats favorise l’efficience d’une stratégie achat et participe au déploiement de nouvelles technologies. Avec, à la clé, des avantages compétitifs pour l’entreprise.

Les missions d’un acheteur sont séparées en deux charges différentes. Les charges fastidieuses qui incluent les démarches opérationnelles (49%) et les démarches stratégiques (51%). Une bonne partie de ces tâches peut être automatisée via un logiciel d’achats, ce qui permettrait à vos acheteurs de se concentrer sur leur cœur de métier. Il est ainsi estimé que 70% des charges opérationnelles peuvent être automatisées et gérées par un bon logiciel d’achat.

Choisir la meilleure solution digitale pour la bonne gestion des achats 

La sélection de votre logiciel achats doit être effectuée en fonction de l’envergure des activités de votre entreprise. L’ensemble des besoins doit être posé à plat, idéalement rédigé et détaillé dans un cahier des charges afin de rechercher un logiciel en adéquation avec vos attentes. Ce travail est d’autant plus utile que si vous ne trouvez pas de solution adéquate, alors vous pourrez présenter ce document à un prestataire pour développer directement le logiciel en fonction de vos besoins.

Pour choisir le meilleur logiciel d’achats pour PME, veillez à ce que les fonctionnalités correspondent parfaitement à vos outils de gestion actuels et qu’ils puissent s’intégrer. Cela permet de faciliter les missions de vos collaborateurs et le transfert des données est automatique. Assurez-vous que le logiciel soit suffisamment dynamique pour vous permettre une gestion optimale de vos achats. Vérifiez que vous pouvez exploiter directement les tableaux de bord mis en place et que les informations transmises soient les plus explicites et accessibles possibles. Moins il y a de retraitements, plus vos collaborateurs seront satisfaits !

Ainsi, dès lors que vous aurez sélectionné le logiciel achats de votre choix, vous serez en mesure de constater les avantages liés :

• Réduction du temps consacré à la gestion des fournisseurs, aux démarches administratives, au suivi des commandes et factures fournisseurs …
• Hausse de la productivité, car les tâches opérationnelles les plus chronophages sont automatisées au profit des missions à valeur ajoutée,
• Mise à disposition d’informations de meilleure qualité,
• Meilleure traçabilité et gestion des risques,
• Maîtrise des stocks et des scénarios de ruptures,
• Amélioration de la communication et de l’interconnexion des services au sein de l’entreprise,
• Accélération du traitement des dossiers achats,
• Politique d’achats stratégique et compatible avec les exigences des fournisseurs,

Les logiciels d’achats : pour une meilleure gestion de votre entreprise

La fonction première d’un logiciel d’achats est de faciliter la processus de gestion d’une entreprise. Plus concrètement, grâce à l’automatisation des processus achats de l’entreprise, le logiciel favorise la constitution des marges sans avoir à augmenter les prix pratiqués. Soit une amélioration de la compétitivité. Afin de remédier à la complexité de vos démarches commerciales et booster les performances des acheteurs, détachez-vous des processus et des politiques d’achat inadaptés ou obsolètes qui entravent la conduite des activités de votre entreprise.

D’autres études managériales ont démontré que les CEO et CFO attachent une réelle importance à l’évolution des procédés achats. La croissance d’une entreprise est en effet fondée sur les plans stratégiques, la bonne gestion, l’élaboration d’un processus efficace, le choix des outils à mettre en œuvre …

Un logiciel favorise le pilotage des achats et plus largement des processus opérationnels d’une entreprise. En seulement quelques clics, vous pouvez suivre en temps réel l’état de tous les dossiers achats et des collaborateurs concernés, l’état actuel des stocks et de l’approvisionnement de produits, les missions principales de vos acheteurs… Votre logiciel d’achats  vous permet également de cibler tous les éléments sujets à des améliorations dans la politique achats de votre structure : taux de service, politique qualité, objectifs RSE …

Il existe des solutions qui peuvent aller au-delà de la gestion des achats. Des programmes plus développés peuvent vous fournir des informations sur vos fournisseurs. Certains vous permettront même de lancer des appels d’offres en ligne. En parallèle, vos clients internes auront désormais la possibilité d’effectuer leur commande en ligne, car les logiciels achats sont le plus souvent munis d’un catalogue riche et bien fourni avec tous les détails de chaque article. C’est ce qu’on appelle le e-procurement.

Logiciel de gestion d’achats : un véritable moteur de recherche

Grâce à un logiciel d’achats, gagnez un temps considérable et retrouvez en un temps record vos factures fournisseurs et leur dossier achat. Obtenez ainsi la liste générale de vos factures et celles triées selon des critères précis. Vous pouvez les télécharger directement depuis le logiciel ou en votre en format CSV, XLS ou PDF.

Spécifiez également vos recherches de factures et affinez-les selon les critères pré-paramétrés que vous avez décidé d’intégrer dans votre logiciel. Veillez à la bonne tenue de vos comptes fournisseurs et gardez la visibilité sur les factures d’achat en attente de paiement, facture unique sur un ensemble de factures, factures avec un montant supérieur à l’accord initial … Affinez enfin vos recherches sur des critères plus élaborés : les achats réalisés le dernier trimestre ou le dernier semestre, les provisions à réaliser sur le prochain exercice …

Vous l’aurez noté, un logiciel d’achats vous permet de créer autant de critères et de paramètres que vous le souhaitez : dates ou périodes, type ou montant d’achat, TTC ou HT, montant exact ou fourchette, mode de paiement (espèces, chèques, carte bancaire, virement, traite…), code et nom du fournisseur, état de l’achat (en attente ou payé), désignation …

Gérez vos achats en ligne et contrôlez le budget de votre société 

La fonction achats est stratégique car elle recoupe plusieurs processus et concerne la majorité des services de l’entreprise. Ainsi, avec un logiciel d’achats en ligne, pilotez au mieux les budgets de votre entreprise grâce à une interface centralisée. Afin de simplifier la gestion de vos achats, classez vos dépenses en paramétrant les types d’achats par famille : achats de marchandises, fournitures de bureau, charges locatives, petites fournitures, campagnes publicitaires… Cela vous aidera à analyser toutes vos dépenses à l’aide d’informations fiables et chiffrées.

Constituez une base de données fournisseurs facilement accessible et transparente pour vos collaborateurs. Avant chaque intégration création, veillez à enregistrer un code au sein des informations fournisseurs. Cela facilitera votre comptabilité fournisseur en cas d’extraction fichier CSV ou d’intégration avec votre ERP comptable. Une fois votre code fournisseur bien enregistré, l’ajout d’un achat complétera automatiquement les champs concernés.

La gestion des achats en ligne favorise également la gestion des dépenses et notamment les engagements de dépenses. En effet, à partir de l’état du règlement (paiement en cours ou effectué), ainsi que la date du règlement, le contrôle des coûts sera plus efficace. La situation des règlements sera connue de tous, même si l’état de l’achat a été modifié depuis qu’il a été débité de vos comptes. Connaissez exactement vos prévisions avec les règlements à effectuer et identifiez facilement les paiements que vos fournisseurs n’ont pas encore encaissés.

La désignation d’une facture vous permet à la fois de l’identifier, de la retrouver et de la traiter plus facilement. Le logiciel d’achats met à votre disposition un champ dédié pour améliorer son traitement.

Enfin, grâce au paramétrage en amont du catalogue de produits et des services de l’entreprise, mais également depuis les catégories d’achat, le champ « compte charge » est déjà renseigné. Ainsi, le retraitement comptable n’en sera que plus optimisé car déjà pré saisi avec les bons comptes charges.

Prenez l’habitude de télécharger vos factures d’achats en version PDF. Vous gagnerez du temps quand vous aurez à l’envoyer par e-mail ou lorsqu’elle vous sera réclamée en urgence.

Exportez vos achats à l’aide de la fonction « export » de votre logiciel de gestion d’achats. C’est un tableau qui s’apparente au journal d’achats. Vous allez faire gagner du temps à votre comptable et lui faciliter les tâches. Ou alors optez pour l’intégration du logiciel avec votre ERP !

Créez et mettez en place une politique d’achat efficace

Même si le logiciel d’achats est un outil très performant pour faciliter la gestion d’une entreprise, si celle-ci ne dispose pas d’une stratégie d’achats bien fondée, la démarche commerciale de votre entreprise restera friable. La politique d’achats est d’autant plus importante si votre entreprise, pour fonctionner, a besoin de s’approvisionner sur des quantité de produits précises ou des services bien définis. Afin que votre société atteigne ses objectifs, il est nécessaire de disposer d’une excellente stratégie d’approvisionnement et de savoir la maîtriser.

La politique d’achats, souvent construite par les directeurs achats ou les responsables achats (la direction générale dans les PME), est en accord avec les objectifs de l’entreprise. Elle consiste à prévoir les dispositions et modalités générales à adopter dans la conduite des achats.

Elle doit ainsi respecter quelques impératifs au niveau des opérations et de l’organisation. La stratégie doit par exemple correspondre aux moyens financiers de l’entreprise. La politique d’achats doit également définir la meilleure solution à l’entreprise par rapport à sa chaîne d’approvisionnement. Elle détermine ainsi les besoins et définit le procédé d’achat approprié.

L’une des meilleures manières de tisser de bonnes relations avec les fournisseurs, c’est d’établir une bonne politique d’achats. Pour intégrer une démarche durable, n’hésitez pas à opter pour une politique d’achats responsable et innovante. C’est grâce à cette stratégie d’approvisionnement efficace que le service achat de votre entreprise pourra distinguer les leviers adéquats pour répondre aux exigences des fournisseurs selon les fluctuations du marché.

Afin que votre stratégie d’achats puisse tenir la route et fonctionner en adéquation avec le logiciel d’achat, il faut que vous puissiez effectuer des analyses sur les indicateurs de performance de votre fonction achats. Il s’agit, en d’autres termes, d’analyser les données à votre disposition afin de tirer des ficelles stratégiques tout en surveillant l’évolution du marché.

Déterminez également des objectifs mesurables et quantifiables. En parallèle, mettez en place des indicateurs qui vont vous aider à évaluer les éventuels impacts des décisions qui peuvent subvenir pendant l’exercice.

À l’heure actuelle, il existe plusieurs solutions digitales telles que Weproc qui permettent de contrôler les dépenses en entreprise. Ce logiciel de gestion des achats vous permet de suivre en temps réel les projets d’achats au sein de votre société et ainsi d’anticiper les dépenses à venir et donc constituer les bonnes provisions. Grâce aux nombreuses fonctionnalités pensées fonction achats, vous pouvez catégoriser automatiquement vos dépenses en fonction de leur nature, par produit ou par fournisseur. Pour que ce processus de gestion soit le plus efficace, il faut effectuer quelques paramètres au préalable afin que votre entreprise tire tous les bénéfices de son utilisation. Les critères attribués doivent être bien définis, examinés et simplifiés. Grâce à Weproc, vous pouvez parfaire votre politique d’achats et permettre à vos collaborateurs de réaliser des missions à valeur ajoutée.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre logiciel de gestion des Achats ? Contactez-nous ou demandez votre démonstration de 15 minutes ci-dessous ! 

Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.