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Les achats sont un processus métier dans l’entreprise avec une procédure cadrée et un protocole bien planifié. Afin qu’il soit bien réalisé et conforme aux enjeux de l’entreprise, les dossiers achats incorporent de nombreuses tâches à réaliser le plus souvent chronophages. La transformation digitale des activités d’entreprise a généré de la productivité à tous les niveaux d’une entreprise. Grâce à l’avancée des technologies, le processus achats bénéficie également de ces avancées notamment avec les logiciels de gestion des achats. Véritables outils collaboratifs, ils recèlent de nombreux bénéfices pour votre entreprise.

Faciliter la gestion des achats

Comme son nom l’indique, un logiciel achat est un outil qui vise à assurer la gestion de l’ensemble de vos achats. Il intervient dans tous les domaines du service achat de votre entreprise. Ainsi, le premier atout d’un logiciel d’achat est de pouvoir planifier au préalable les achats futurs de votre entreprise. Contrôler la dépense dès l’émission de la demande d’achat est une différence significative dans le processus d’achats, car la gestion des dépenses se fait en amont. Les engagements de dépenses sont maîtrisés et la partie administrative prise en charge par le logiciel de gestion des achats. Ainsi, tous les flux achats sont renseignés dans la base de données du logiciel avec une mise à jour en temps réel. Enfin, l’aval du processus permet de gérer toutes les factures fournisseurs, réglées ou à régler, ainsi que la visibilité sur les paiements effectués.

Le logiciel d’achat est de ce fait une solution parfaite pour faire des économies grâce à un contrôle optimal des budgets. Il vous permet de maîtriser les sorties et les entrées d’argent et de détecter les éventuels problèmes, ce qui donne la capacité d’agir immédiatement pour le bien résoudre.

Comme un logiciel achat est très facile d’usage, vous pouvez gérer vos commandes d’achats d’une manière innovante. Les opérations sont pour la plupart automatisées ce qui assure un gain de temps. Tous les stades du processus achats sont généralement incorporés, de l’expression du besoin jusqu’à la livraison / réception des pièces et l’évaluation des fournisseurs.

De nombreuses fonctionnalités

En plus des achats, ce type de solution de gestion permet d’administrer efficacement les commandes. Leur suivi se fait en temps réel. À tout moment, vous pouvez vérifier l’avancée de vos commandes. Cet outil est ainsi très bénéfique pour le développement de votre entreprise. Il vous permet de piloter entre autres les demandes d’achats, appels d’offres et gestion des fournisseurs. Avec des tableaux de bord bien détaillés, il n’y a aucune raison de rencontrer des problèmes d’utilisation.

En plus de cela, un outil e-achats assure le plus souvent la gestion de la relation fournisseur. Pris dans le flux quotidien, il y a de fortes chances que vous passiez à côté de signaux. Grâce à la gestion des fournisseurs, il est plus aisé de cibler les meilleurs fournisseurs, mais aussi ceux qui sont défaillants (retards de livraison, mauvaise qualité des pièces). Vous avez là une source d’économies et allez ainsi optimiser vos coûts d’achats afin de perfectionner le processus.

Économiser du temps

L’intérêt majeur du logiciel d’achat est de vous faire économiser du temps. Comme dit plus haut, les tâches impliquées dans le processus d’achat sont à la fois complexes d’un point de vue administratif et chronophages. Le recours à un logiciel d’achat vous fait donc gagner du temps.

Vous pouvez réduire considérablement réduire le temps consacré :

  • Au suivi des commandes,
  • À la gestion des offres fournisseurs,
  • Au traitement général du processus de passation de commande,
  • À la recherche des informations achats pertinentes.

Un logiciel de gestion d’achat vous exempte du temps passé à cibler les bons fournisseurs ou encore à réaliser des démarches administratives. Effectivement, ces dernières demandent beaucoup de temps et sont souvent un véritable casse-tête. L’outil prend non seulement en charge des pénibilités et favorise également la collaboration au sein de vos équipes.

Augmenter en productivité

L’optimisation des achats grâce à un logiciel dédié encourage la productivité de votre entreprise. En effet, les équipes achats n’ont plus à réaliser toutes les tâches à elles seules. Les équipes commerciales par exemple peuvent remonter leurs besoins. La transparence des informations permet de qualifier des demandes d’achats en bonne et due forme. De cette manière, les employés peuvent se concentrer sur d’autres tâches plus stratégiques. Ils sont en mesure de mieux gérer leur temps et assurer une plus grande productivité. Votre entreprise gagne ainsi en efficacité et en crédibilité.

Pour profiter de tous les avantages d’un logiciel de gestion des achats, il est important de bien le choisir, et de ce fait tenir en compte certains critères. Ils dépendent notamment de la taille de votre société et du volume de commandes. Les demandes d’une PME ne sont pas les mêmes que celles d’une grande entreprise qui, en plus d’être outillée, possède des services achats ainsi qu’une fonction achats le plus souvent matures. Vous devez en premier lieu définir les besoins de votre entreprise en termes d’organisation. Le mieux reste de rédiger un cahier des charges pour comprendre les besoins de votre entreprise et être à l’écoute des clients internes. Le logiciel d’achat se choisit certes en fonction de votre budget, mais surtout selon sa capacité à fluidifier vos processus internes avec pour objectif une adoption utilisateur maximale.

Vous l’aurez compris, un logiciel d’achat doit être capable de subvenir aux besoins de votre entreprise. Pourtant, trouver le bon n’est pas facile. C’est pourquoi Weproc a été conçu pour les petites et moyennes entreprises qui recherche une solution de gestion des achats simple et efficace.

 

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