Le guide ultime de Digitalisation des achats et approvisionnement

Avec la pandémie de la Covid-19, l’année 2020 a été une épreuve pour une grande majorité des entreprises. En effet, pour bon nombre d’entre elles, la digitalisation des processus a été accélérée. Pour se pérenniser, certaines entreprises ont dû faire preuve de flexibilité et de créativité. Tous les départements et services sont concernés par cette transformation numérique. Pour continuer ses activités, le secteur des achats a lui aussi été obligé de recourir à des solutions de type e-achat ou e-procurement. Au delà du maintien des activités malgré la distance des collaborateurs, la transformation des achats via la digitalisation apparaît de plus en plus comme une nécessite. Quels sont les enjeux de la digitalisation des achats et des approvisionnements ? Découvrez-les au sein de ce guide.

Pourquoi la digitalisation est incontournable ?

La digitalisation : un outil pour optimiser l’efficacité des achats ?

Chez la plupart des entreprises, Excel est toujours utilisé comme le principal outil pour organiser les achats. Le principal inconvénient d’un fichier de ce type est qu’il faut l’envoyer à tous les membres de l’équipe à chaque modification. Ce qui limite la collaboration efficace. En effet, cette méthode est sujette à de nombreuses failles (perte de données, conversions mal effectuées, accumulation de doublons …) et l’explosion du télétravail a accentué les limites de ce procédé. Pour remédier à cela, certains départements d’achats ont été amenés à recourir à des solutions digitales plus efficaces, comme Weproc.

Pourquoi la digitalisation peut-elle optimiser la performance des achats ? La digitalisation permet d’organiser le département des achats. Comme les processus sont uniformisés, les tâches sont automatisées et les données sont centralisées. Pour le département des achats, cela facilite la gestion de paramètres comme la sécurisation de l’approvisionnement, les relations fournisseurs, la maîtrise des risques ou le traitement des données.

La digitalisation : un moyen d’assurer la pérennité des achats

Lors de la crise sanitaire de 2020, les services achats qui n’avaient pas encore commencé leur digitalisation ont été pénalisés à de nombreux niveaux. En effet, ils ont perdu du temps à établir des solutions e-achats au dernier moment. Au lieu de gérer les achats de manière optimale et réactive face à la situation, les équipes ont été dépendantes de la mise en place complète d’un logiciel.

Le retard dans la mise en route de la digitalisation des achats peut également affecter la performance des équipes. Effectivement, les solutions e-procurement n’ont pas toujours été bien comprises à cause de la distance. La prise en main efficace du logiciel par les équipes peut également nécessiter du temps si la solution choisie n’est pas ergonomique ou user-friendly. Cela peut affecter négativement l’efficacité et la performance de la solution digitale.

La digitalisation : un moyen de piloter les achats  

Afin de faciliter le pilotage des achats, une entreprise doit disposer d’informations importantes et bien structurées. Ces données servent directement au service achats à analyser et à étudier les catégories d’achat et les dépenses de l’entreprise. Pour avoir une meilleure maîtrise des dépenses et des risques, deux méthodes existent.

La première est le « spend analysis ». À ce stade, les services d’achats pilotent les dépenses et s’intéressent aux performances. La deuxième est le « procure-to-pay ». Il s’agit de la dématérialisation des achats, ce qui implique un paiement. Ces deux démarches sont englobées dans le digital purchasing ou achat digital.

La digitalisation pour automatiser les process

Avant l’arrivée des NTIC (Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication), les services d’achats consacraient davantage de leur temps sur les tâches opérationnelles que sur les tâches stratégiques. Ce qui peut constituer une perte de temps et d’argent pour l’entreprise. De ce fait, les performances étaient limitées dans ce service avec des résultats modestes.

Grâce à la digitalisation, une grande partie des tâches ont pu être automatisées, d’autant plus que les outils mobilisés évoluent sans cesse. Cela facilite considérablement toute analyse prédictive et offre la possibilité de prévoir les risques, d’anticiper toutes les opportunités relatives au prix, à la consommation, à l’approvisionnement, etc. De plus, le traitement du flux des demandes d’achats des clients internes est optimisé car en partie automatisé.

La numérisation et l’automatisation permettent en effet de programmer des actions à l’avance. Et d’alerter sur celles à réaliser. Elles rendent également plus simple les communications entre les personnes. Ainsi, les salariés peuvent interagir en direct via les logiciels de digitalisation.
 

Le digital achat : un business model innovant 

La Covid-19 a ébranlé un grand nombre de secteurs d’activité au niveau mondial. Les défis imposés par cette crise augmentent les risques de faillite pour n’importe quelle entreprise. Pour faire face à ce type d’enjeux, la digitalisation s’impose comme une solution incontournable. C’est un moyen de répondre aux attentes de la direction générale en ce qui concerne la fonction achat.

Déployer un projet digital achat offre à votre société l’opportunité de développer un niveau business model performant. La digitalisation facilite la collecte et la gestion des données ainsi que l’optimisation des achats. Le digital purchasing quant à lui permet de mieux répondre aux attentes des clients, ce qui à terme augmente le chiffre d’affaires de la société.

La digitalisation des achats : une procédure qui séduit de plus en plus 

Les départements achats sont en pleine transition technologique, notamment grâce à des outils comme l’Intelligence Artificielle, l’automatisation, l’analyse des données provenant du Big Data, la robotisation, etc.

D’après une étude dirigée par le cabinet de conseil PwC France [1] et Afrique francophone, il s’avère que 60 % des entreprises interrogées ont entrepris la digitalisation en 2018-2019. Ces organisations ont commencé à digitaliser progressivement leurs processus stratégiques d’achats. En comparaison, ce pourcentage n’était que de 21 % en 2017.

En Europe, environ 3 processus d’achats sur 8 sont digitalisés dans les entreprises. Les grands groupes tertiaires sont les plus nombreux à s’y engager. Les PME, quant à elles, n’en font pas une priorité stratégique mais elles envisagent tout de même d’investir afin de réduire l’écart.

Quelle est l’utilité de la digitalisation pour les responsables achats ? 

Quelles sont les missions du responsable des achats en entreprise ?

Le responsable des achats fait référence au directeur ou à la direction achats. Ce rôle doit être assumé par une personne particulièrement douée pour la négociation. Il met en place la stratégie des achats de l’entreprise. Il doit à cet égard acquérir des matières premières, des produits finis ou des services nécessaires au bon fonctionnement de la société et de ses activités.

Ce responsable est épaulé par une équipe d’acheteurs. Leurs missions consistent à :

• procéder à l’analyse des marchés et des besoins internes ;
• effectuer le sourcing des fournisseurs avec qui négocier les meilleures conditions de vente et un bon approvisionnement ;
• s’assurer que les livraisons sont bien effectuées, dans les délais convenus et selon le cahier des charges.

En tant que responsable, il communique avec les directions Supply Chain et générale. Comme il assure un rôle stratégique, il doit bien définir la politique qu’il applique au sein de l’entreprise. La politique d’achats appliquée doit protéger l’entreprise afin de garantir son bon fonctionnement, sa pérennité et sa productivité.

Sa mission consiste aussi à éviter les ruptures de stocks et les litiges vis-à-vis des fournisseurs et trouver un moyen de réduire les coûts, dans le but d’obtenir les meilleurs résultats financiers possibles pour l’entreprise. Le responsable des achats est vecteur de l’innovation dans l’entreprise, il doit être tourné vers l’amélioration de l’organisation de la structure pour laquelle il travaille.

La fonction achats : un domaine en pleine révolution

Fut un temps, la fonction de responsable achats était sous-estimée. Elle était perçue comme un « cost killer ». Cette vision a changé aujourd’hui. Ce poste ne se limite plus à un simple soutien logistique, il occupe une place stratégique plus large car il fait en sorte de protéger les marges.

Considéré comme un « risk manager », le responsable achats peut mettre en place des mesures innovantes. Pour participer à la préservation de l’environnement, il doit s’assurer de faire des achats responsables et durables.

Comme le responsable achats est amené à entrer en contact avec les fournisseurs, il doit savoir négocier. Si c’est nécessaire, il peut mettre en place des solutions innovantes afin d’accroître les marges et de sécuriser les achats. Au sein de l’équipe, il se positionne en tant qu’éclaireur.

Pourquoi se ruer vers la digitalisation ? 

Dans le cadre de la digitalisation, les entreprises recourent à des solutions de numérisation et d’automatisation, etc. Tout doit être mis en place en vue de rationaliser les tâches fastidieuses et chronophages. Grâce à la digitalisation, les données recueillies sont plus précises et plus fiables.

Pour les services achats, la data constitue une source d’informations déterminante. Si les données obtenues sont de bonne qualité, les failles sont mieux détectées. Cela assure aussi une réduction des coûts et une bonne maîtrise des risques. Comme les données recueillies sont précieuses, les responsables achats doivent investir dans les nouvelles technologies de recueil, d’exploitation et d’analyse. La digitalisation des achats permet d’appréhender un spectre large de la fonction achat, et il est certain qu’un pan de celle-ci convienne à vos enjeux.

Recourir à la digitalisation en vue d’automatiser les transactions 

La digitalisation ne concerne pas uniquement la data. À travers le sourcing des fournisseurs ou le Purchase to Pay (achat de paiement ou Procure to Pay), l’automatisation des transactions est de plus en plus fréquente. Ce processus permet de réduire le cycle d’appel d’offres, ce qui fluidifie les relations avec les fournisseurs et limite les risques de non-respect des contrats d’achats. C’est donc un moyen d’améliorer le contrôle des dépenses.

Procéder à la digitalisation pour automatiser les tâches redondantes

Au sein de l’entreprise, il existe beaucoup de tâches routinières à faible valeur ajoutée, comme la gestion des notes de frais. Ces missions fastidieuses ne sont pas valorisées par les services d’achats, de l’administration ou des finances. Avec l’aide des nouvelles technologies, il existe désormais différentes solutions pour alléger ces tâches. 

Avec la robotisation, les services achats peuvent automatiser les tâches courantes longues et pénibles de diverses manières. La gestion des frais en fait partie.

Les bénéfices de la digitalisation des achats 

La digitalisation de la fonction Achats offre différents avantages intéressants. Elle optimise certaines tâches à travers l’utilisation de solutions agiles et surtout garantissent l’accessibilité des données et des performances du logiciel (cloud ou SaaS). Ces solutions automatisent certains processus. La collaboration au sein d’une équipe, des services ou des partenaires est ainsi nettement améliorée.

La digitalisation des achats rend possible l’interconnexion des services et des prestataires car elle améliore les méthodes d’échange et crée des passerelles. De ce fait, les informations circulent plus librement, de manière sécurisée et centralisée. La digitalisation offre aux services d’achats les outils nécessaires pour étendre leur champ de recherche de fournisseurs. Ils accèdent notamment aux services d’experts grâce à l’e-sourcing.

La transformation digitale des achats fait gagner du temps aux différents services. Ils obtiennent également des résultats plus fluides et plus fiables. En automatisant son système, votre entreprise saura répondre aux enjeux actuels, notamment parce qu’une grande partie des tâches s’exécute plus facilement, comme la mise en place de la stratégie d’achats, de l’identification des contrats, de la gestion des fournisseurs, du développement du contrat, du circuit de validation, etc.

Les entreprises qui ont procédé à la digitalisation de tout ou partie de leur processus d’achats ont mieux affronté la crise liée à la covid-19. Elles ont minimisé son impact sur leur fonctionnement et leur revenu. La digitalisation du département achats et approvisionnement libère le potentiel du service de l’entreprise qui en a la charge. Cela contribue à créer de la valeur et à innover, mais aussi à s’étendre à de nouveaux marchés. Ainsi, dans cette situation de crise sanitaire et économique, la digitalisation est devenue incontournable pour tous types de société. C’est un moyen de rester compétitif.

Grâce à la digitalisation, le service des achats franchira un cap en matière de légitimité économique. Elle gagnera en reconnaissance au sein de l’entreprise. Si votre organisation souhaite adopter un nouveau business model, la digitalisation fait partie des clés essentielles. C’est un excellent moyen de mettre les collaborateurs au contact des enjeux du monde actuel.

Quelles sont les étapes essentielles de la transformation digitale des achats ?

La digitalisation impose de penser une réorganisation des services et des process. Afin de favoriser l’innovation, les services achats doivent à tout prix s’adapter. Les équipes devront suivre une formation en interne pour leur faire acquérir de nouvelles compétences. Dans cette optique, il est possible de recruter des équipes spécialement dédiées à la transition digitale des achats. Ce sera très bénéfique aux services achats.  

Une fois les changements amorcés, il est impératif de se servir d’outils innovants de gestion des achats qui répondront aux différents enjeux du marché. Ces outils doivent pouvoir être installés rapidement et facilement. Il existe de nombreuses solutions e-achat disponibles et ces outils évoluent constamment. Grâce aux différentes solutions présentes sur le marché, le service achats bénéficie de plusieurs moyens innovants pour se développer. 

La transformation digitale est très avantageuse pour les services achats et approvisionnement. Pour faciliter sa mise en place, l’entreprise doit avant tout collaborer avec des partenaires intéressants qui lui proposeront des solutions innovantes, comme Weproc. Ce logiciel achats permet de répondre à des besoins spécifiques en matière d’achats et d’approvisionnement. C’est un outil capital sur le long terme.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre logiciel de gestion des Achats ? Contactez-nous ou demandez votre démonstration de 15 minutes ci-dessous ! 

Team Weproc

Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.