7 erreurs communes à éviter dans la gestion des achats
Les problématiques liées aux achats et approvisionnements peuvent coûter cher, et encore plus en ces temps de crise. La part des achats non maîtrisés peut impacter jusqu’à 30% du montant des objectifs à atteindre en terme de gain achats.
Ces pertes sont inévitables si rien n’est fait par les entreprises qui sont confrontées à des problématiques de gestion des achats.
Une commande passée en double, une livraison endommagée ou des délais de livraisons non respectés sont des exemples d’erreurs qui sont bien trop présentes.
Pas de panique ! Il est possible de maîtriser ces risques. Le meilleur moyen reste d’identifier les problèmes internes et donc de savoir comment les résoudre, avant qu’ils se produisent.
Dans ce guide, nous allons vous présenter sept principales erreurs à éviter, et la façon dont vous pouvez les résoudre.
Sommaire
- 1 Ne pas avoir une politique achats claire et visible
- 2 Ne pas suivre la performance de vos fournisseurs
- 3 Ne pas définir des budgets clairs
- 4 Ne pas mettre en concurrence plusieurs fournisseurs
- 5 Ne pas avoir plusieurs fournisseurs sur vos achats stratégiques
- 6 Ne pas négocier et ne pas créer de contrats avec vos fournisseurs
- 7 Passer des achats précipités
- 8 Évitez les erreurs de gestion des achats avec Weproc
Ne pas avoir une politique achats claire et visible
Commençons par la base. Chaque entreprise peut avoir une manière différente de passer des commandes, mais toute entreprise passe par la case achat un jour ou l’autre.
Cela veut dire qu’il y a toujours une procédure achats plus ou moins définie. Cependant, si personne ne la connait réellement, les achats non maîtrisés sont inévitables.
Ces achats non maîtrisés peuvent avoir plusieurs conséquences négatives sur l’entreprise : doublons de commandes, dépenses inutiles, commandes de produits déjà en stock, mais surtout : aucun suivi et aucun historique concret de ce qu’il s’est passé.
Il est donc nécessaire d’établir une politique d’achats cadrée, et accessible par tout le monde.
Comment définir une politique achats pour mon entreprise ?
La politique d’achat en entreprise définit la ligne de conduite de toutes les dépenses de l’entreprise. Cette dernière permet de comprendre la manière d’acheter dans l’entreprise, en indiquant la procédure à suivre et les critères à respecter.
En somme, plusieurs éléments de bases sont à définir :
- Les types d’achats autorisés
- Les flux de validation de chaque service de l’entreprise
- Les montants d’achats autorisés
- Les personnes impliquées dans le processus d’achat
D’autres éléments peuvent être inclus tels que les critères à respecter lors de la sélection d’un fournisseur, la définition de la stratégie globale de l’entreprise sur les aspects environnementaux et innovants et responsables.
Ce document est la feuille de route à suivre par l’entreprise pour atteindre ses objectifs stratégiques tout en respectant un cadre défini.
Ne pas suivre la performance de vos fournisseurs
Les achats travaillent au quotidien avec des fournisseurs. Ces fournisseurs sont stratégiques pour l’entreprise : la vente et donc le chiffre d’affaires est guidé par la qualité des produits et les délais imposés.
Bien sûr, ce ne sont pas ces 2 éléments qui font toute la force d’un produit vendu, néanmoins une entreprise peut se démarquer face à la concurrence grâce à cela.
C’est pour ça qu’il est important de suivre chaque fournisseur afin de connaître leurs situations. Le but final étant de ne collaborer qu’avec des partenaires de qualité. Sans suivi de performance fournisseurs, il n’y a pas de réel levier pour l’entreprise.
Comment évaluer la performance de mes fournisseurs ?
Vous pouvez établir différents critères de suivi par rapport à vos fournisseurs. Chaque entreprise peut avoir des critères différents en fonction de leurs activités. Cependant, il existe quelques statistiques à suivre qui sont communes pour tous :
- Le suivi des non-conformités : Est-ce que mon fournisseur me livre des produits conformes aux commandes passées, ou existe-t-il des problématiques ? Est-ce récurrent ?
- Le suivi des délais de livraison : Est-ce que mon fournisseur me livre en temps et en heure, ou est-t-il en retard ?
- Établir des critères Achats Responsables : Est-ce que mon fournisseur prend en considération des critères environnementaux et sociaux dans sa manière de travailler ?
- Le suivi des tarifs pratiqués : Est-ce que mon fournisseur augmente souvent ses prix ? Fait-il en sorte de garder des tarifs convenables dans le temps ?
En ce qui concerne la fréquence de suivi, cela dépend encore une fois de chaque entreprise. Un suivi mensuel est déjà un premier pas.
Ne pas définir des budgets clairs
Beaucoup d’entreprises définissent des budgets en début d’année, mais ces budgets ne sont pas toujours connus de tous, ni même vraiment respectés. Souvent, ils ne sont pas en adéquation avec le réel besoin du service, par manque d’investigation au niveau des besoins sur l’année.
Si une entreprise ne définit pas de budgets clairs pour les achats, il peut y avoir des dépenses excessives et des incohérences sur l’aspect financier.
Comment définir les budgets de mon entreprise ?
Afin de définir des budgets clairs et cohérents pour votre entreprise, vous devez :
- Réunir vos équipes en début d’année
- Définir la stratégie du service et les objectifs à atteindre
- Récolter les besoins de chacun dans le but d’atteindre ces objectifs
Bien évidemment, ces objectifs doivent être atteignables, et les budgets doivent rester cohérents et dans le prolongement du budget de l’année précédente.
Ne pas mettre en concurrence plusieurs fournisseurs
Une des erreurs les plus communes au niveau des achats d’une entreprise : Sélectionner le premier fournisseur trouvé. Ce cas de figure est très présent dans les entreprises qui n’ont pas vraiment fixé de stratégie achats, et ont souvent des achats urgents. Cela montre un manque d’anticipation ainsi qu’une planification manquante.
Cette pratique impacte énormément la performance de l’entreprise, et entraîne des dépenses excessives. Il y a un risque de payer trop cher pour un produit ou un service de moins bonne qualité.
Comment mettre en concurrence plusieurs fournisseurs ?
Il est important de consulter plusieurs fournisseurs pour trouver la meilleure offre, car cela permet de comparer les différents prix et les différentes qualités des produits ou services. Cela permet également d’évaluer les différentes options disponibles et de choisir celle qui convient le mieux à l’entreprise.
Tout d’abord, vous devez avoir la vision la plus précise du besoin émis. Connaître chaque détail est important, afin de sélectionner le fournisseur le plus adéquat.
À la suite de quoi vous devez procéder à ce que l’on appelle un “sourcing fournisseur” : une recherche des différents fournisseurs qui répondent au besoin de l’entreprise, et qui respectent les critères énoncés en interne.
Il n’est pas nécessaire d’interroger une dizaine de fournisseurs, cela prend plus de temps et vous prendra également plus de temps à analyser les offres reçues. Si votre sourcing est efficace, une mise en concurrence avec 3 fournisseurs est raisonnable.
Lorsque vous recevez les offres des différents fournisseurs, il est important de les comparer. Cela se fait grâce à une matrice de pondération des critères énoncés : récupérez les informations importantes concernant le besoin, créez une liste avec ces différents points et donnez leurs une note. 3 critères sont souvent pris en compte : le prix, la qualité et les délais.
Dès lors, vous aurez la possibilité de comparer chacune des offres reçues par rapport aux notes que vous leurs avez attribuées.
Il ne vous reste plus qu’a sélectionner l’offre qui correspond le mieux.
Ne pas avoir plusieurs fournisseurs sur vos achats stratégiques
Cette erreur est en corrélation avec l’erreur n°2 : ne pas suivre la performance de vos fournisseurs. Le suivi des fournisseurs est une étape cruciale au niveau de la gestion des achats. Tout d’abord, vous devez connaître les catégories d’achats de votre entreprise. Parmi tous les achats effectués, certains sont plus stratégiques que d’autres. Il est possible de le définir avec la loi de Pareto : 80 % du budget achats total concerne 20 % des achats de l’entreprise. Ces achats que l’on appelle de ‘Type A’ sont les achats qui sont primordiaux pour le bon fonctionnement de la société. Cela signifie que s’il y a un problème lors d’une commande concernant cette typologie d’achat, cela peut mettre en péril toute la chaîne d’approvisionnement et donc l’entreprise. Une livraison non-conforme, un retard de livraison ou bien une augmentation significative du prix est un réel danger. Il est donc très important d’avoir plusieurs fournisseurs qui peuvent vous approvisionner sur ces produits ou services stratégiques.Comment trouver plusieurs fournisseurs pour un même produit ?
Même cas de figure que pour l’erreur n°4 : Vous devez sourcer de nouveaux partenaires lors de mises en concurrence. Établissez des critères de notations des offres reçues afin de connaître la qualité de chacun des fournisseurs. Une fois vos fournisseurs évalués, il ne vous reste plus qu’à les trier par note. Cela vous permet d’avoir un classement de vos sources d’approvisionnements, et ainsi être en sécurité si votre fournisseur vous fait défaut. Ce classement peut changer dans le temps en fonction des notes attribuées lors de votre suivi de performance fournisseurs.Ne pas négocier et ne pas créer de contrats avec vos fournisseurs
En ces temps économiques incertains avec le ralentissement causé par la pandémie COVID-19, la crise ukrainienne, la pénurie de matériaux et la hausse des coûts des matières premières, la négociation avec les fournisseurs est plus cruciale que jamais. Si vous êtes un dirigeant d’une petite entreprise, l’approvisionnement auprès de divers fournisseurs peut présenter des défis tels qu’une trésorerie limitée, une vulnérabilité aux retards de paiement. Une bonne relation avec ses fournisseurs passe par une collaboration dans le temps. Trop souvent les entreprises ne réussissent pas à nouer des partenariats avec leurs fournisseurs, ce qui entraîne des imprévus (hausses de prix, délais de livraisons rallongés, ruptures de stocks …).Comment négocier avec mes fournisseurs ?
Tout d’abord, privilégiez les fournisseurs stratégiques avec lesquels vous souhaitez nouer des liens. Un partenariat est intéressant lorsque vous avez des volumes de commandes élevés chez certains de vos fournisseurs. La négociation d’un contrat qui dure dans le temps a plusieurs avantages :- Obtenir les meilleures conditions d’achat possible
- Obtenir des tarifs avantageux en s’engageant sur des volumes annuels de commandes
- Négocier des délais de paiement plus longs
Passer des achats précipités
Les achats précipités et de dernière minute sont un défi commun aux startups et aux entreprises à croissance rapide. C’est également une erreur commune dans toute entreprise qui ne dispose pas d’un processus de gestion d’achats clair. Lorsqu’une entreprise est lancée ou connaît une croissance rapide, les décideurs veulent généralement s’assurer que tout est commandé en temps et en heure afin de répondre à la demande. Cela signifie souvent qu’il faut outrepasser les étapes cruciales de la procédure d’achat. Prendre des décisions sous le coup de l’émotion et se précipiter pour acheter un produit ou un service peut avoir de graves conséquences à long terme. Par exemple, des problèmes de trésorerie peuvent survenir lorsque les achats deviennent incontrôlables et que les recettes de l’entreprise ne peuvent pas suivre le pic inattendu des dépenses.Comment planifier mes achats ?
Mettez en place un processus d’achat pour éviter les dépenses imprévues. Voici quelques éléments que vous devriez inclure dans votre procédure :- Les employés doivent créer une demande d’achat pour tous les besoins de l’entreprise.
- Les responsables examinent et approuvent (ou rejettent) tous les besoins émis.
- L’employé effectue l’achat et soumet la facture.
- La finance vérifie les factures à l’aide du rapprochement automatique avec le bon de commande
Évitez les erreurs de gestion des achats avec Weproc
Des problèmes d’achat peuvent survenir à tout moment, quels que soient les processus mis en place. Des situations comme l’inflation et la fraude des employés sont inévitables. Soyez prêt à faire face à l’inattendu, sachant qu’aucune planification ne peut atténuer tous les risques liés aux problèmes d’achat. Une façon de rester prêt est d’utiliser un logiciel de gestion des achats comme Weproc. Nos approbations personnalisables vous aident à éviter les achats en double, à détecter les écarts et à se protéger des dépenses imprévues. Grâce à notre fonction de gestion des fournisseurs et des catalogues, vous disposez d’une vue unique des performances des fournisseurs et les informations importantes sont centralisées. Les budgets personnalisables en temps réel vous permettent de suivre les dépenses, d’ajuster les projections si nécessaire et de prévoir l’impact d’achats spécifiques sur les budgets avant de les approuver. Vous souhaitez en savoir plus sur notre logiciel de gestion des Achats Weproc ? Contactez-nous ou demandez votre démonstration de 15 minutes ci-dessous !
Weproc est un logiciel SaaS spécialisé dans la digitalisation du processus achats des entreprises.
Weproc a été conçu par une équipe de passionnés, anciens acheteurs et responsables pour de grands groupes, qui ont bien compris l’importance des processus d’approvisionnement.